Como estruturar um cronograma

Caros colegas , fiz uma pequena pesquisa e coletânea de material e, montei um pequeno artigo sobre o tema acima, o qual considero crítico para gestão de projetos. Como ninguém é dono da verdade e, procurando sempre melhor nosso conhecimento, gostaria que voces postassem aqui seus comentários a respeito deste tema.

Abraços

O que é um cronograma

É uma ferramenta para gerenciamento do Tempo de um Projeto.

Sua essência é a composição de uma lista de atividades interligadas por relações de dependência (obrigatórias, arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário (datas, feriados) e após a análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de Recursos), possibilita a identificação e controle da data de realização de atividades.

O cronograma normalmente é baseado no Gráfico de Gantt, que é uma ferramenta gráfica para visualização do trabalho ao longo do tempo.

O grande segredo do cronograma é a identificação do Caminho Crítico, pois apenas com essa técnica o Gerente de Projetos têm a possibilidade de aplicar técnicas de controle (Fast Track, Crashing, Corrente crítica, buffers etc) que aumentem a probabilidade de entregar o projeto no prazo estipulado.

O cronograma é uma ferramenta para documentar e controlar o tempo que será gasto na realização de um conjunto logicamente relacionado de atividades em um projeto.

Serve para monitorar o andamento das atividades em relação ao tempo, para  garantir que o projeto finalize numa data planejada e controlada.

O gerente de projeto atua como facilitador na criação do cronograma e geralmente as atividades são determinadas pela própria equipe de execução, portanto lembre que o cronograma deve ser compartilhado e ajustado junto com a equipe, isto serve para promover o que chamamos de team buy-in, se a equipe não “comprar” a idéia voce tem um problema !!

Existem várias formas de estruturar um cronograma, a cada projeto deve-se avaliar a estrutura que permita o melhor gerenciamento, observando sempre a fluidez das atividades e a facilidade de visualização da conclusão das etapas e também a aderência ao processo no contexto de sua empresa.

 As duas estruturas mais comuns são: por entregas e por fases.

 No cronograma por entregas, quebra-se o produto/serviço a ser gerado em pedaços e organiza-se atividades para conclusão desses pedaços individualmente. Já no cronograma por fases, cria-se um conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do projeto e organiza-se atividades para sua conclusão.

Mesmo que seu ambiente de trabalho seja complexo e o projeto sofra muitas  mudanças, sempre vale a pena manter um cronograma este artefato mune o GP de informações para prestar status do andamento do projeto, controlar tempo e custo, definir táticas para manter o projeto no prazo, etc..

Lembrem ....

”In God we trust, all others must bring data” (W. Edwards Deming),

traduzindo: “Em Deus nós confiamos, todos os demais tem que trazer dados”, assim funciona o mundo corporativo.

Independentemente de ser cronograma por fases ou entregas lembrem que existem atividaes que voce deve considerar:

·        Dependências - Atividades que o projeto não pode resolver por que esperar o resultado de um terceiro, como: cliente, atividades/tarefas, projetos ou sub-projetos.

·        Entregas – É a lista das entregas do projeto, que deverão vir diretamente da Declaração de Trabalho e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram.

·        Marcos – É a lista de marcos conforme necessidade (devem ter sempre o esforço em zero horas) e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram

Concluindo:

A forma mais simples para explicar como montar é listar o passo a passo do processo:

1.     Montar a WBS;

2.     Listar atividades;

3.     Estimar duração das atividades;

4.     Definir Recursos das atividades;

5.     Definir dependências entre as atividades;

6.     Definir calendário para os recursos;

7.     Definir data inicial do projeto;

8.     Montar cronograma em uma ferramenta de Gestão de Projetos;

9.     Nivelar recursos;

10.  Identificar e analisar o caminho crítico;

11.  Traçar uma linha de base;

12.  Iniciar o monitoramento e controle do projeto.

Recomendações práticas sobre uso do cronograma

· Mesmo nos projetos mais simples, identifique o caminho crítico; 

· Cronograma desatualizado não serve para nada;
· O cronograma deve ser distribuído às equipes do projeto, senão não saberão que atividade fazer na sequencia;
· Atividades não devem ser maiores que 40 horas, nem menores que 4 horas;
· Use um padrão de atualização como 20-50-100, 20-50-80-10, 50-100 ou 0-100. Geralmente não é relevante encontrar o percentual exato de completude de uma atividade, (pessoalmente não gosto deste método)
· O cronograma não garante entregas no prazo, para isso dependemos das pessoas;
· Use uma ferramenta de apoio para geração e controle de cronograma, fazer no Excel geralmente não compensa o trabalho.

Caso voce tenha dificuldades nas estimativas iniciais por ponto de função, a tabela abaix pode te ajudar:

Veja abaixo a descrição gráfica de processo de elaboração de cronograma:

Fonte:  Pmtech®

E por fim, durante o monitoramento e controle do projeto:

Lembrem da Síndrome dos 90% completo.....o Software está 90% completo  durante 90% do tempo

Análises de desempenho medem, comparam e analisam o desempenho do cronograma, como:

• Datas reais de inicio e termino vs. datas planejadas 
• Percentual completa vs. prevista
• Duração restante para o trabalho em andamento
• Técnica: Gerenciamento de valor agregado (GVA)
• Variação de prazos (VPR)
• Índice de desempenho de prazos (IDP)
• Parte importante é a decisão, se a variação do mesmo requer ação corretiva
• Grande atraso em qualquer atividade, que não esta no caminho crítico pode ter pequeno efeito no cronograma geral
• Pequeno atraso numa atividade crítica pode requerer uma ação corretiva imediata.

É sua responsabilidade

“It is important to realize that the project manager will be held to the schedule baseline. The project manager must measure how the project is going, and be able to recommend and  implement corrective and preventive actions to adjust the project along the way to make sure the baseline is met.”    

Rita Mulcah