terça-feira, 4 de setembro de 2012

Painel de Projetos - Dashboard para monitorar projetos

O que é Dashboard de Projetos e porque é importante 


Um dashboard de projetos é a fotografia de como seu projeto esta sendo executado em um dado instante do tempo durante o ciclo de vida do projeto, demonstrando sua performance naquele instante, como se fosse o painel de seu veículo enquanto voce esta dirigindo. Nele voce consegue visualizar todas as funções do carro com apenas um olhar no painel, desde velocidade até o nível de combustível. Quando voce olha para seu dashboard (ou painel)  voce recebe imediatamente feedback de onde exatamente voce esta em um dado momento no tempo de sua viagem com veu carro

É a mesma coisa em um painel de projetos, seria ridículo voce executar seu projeto utilizando-se apenas do dashboard, voce precisa olhar para todas as direções de modo a manter seu projeto no rumo certo.
De vez em quando você vai olhar para o painel do projeto para ver como as coisas estão indo. Com base no feedback que você recebe, ajustes serão necessários para manter o seu projeto no caminho certo.



Tem sempre alguém sentado ao lado dizendo o que deve ser feito enquanto voce dirige, correto ?


“Pegue a esquerda, vá devagar, acelere. Estamos perdidos não estamos ?" São todas frases familiares quando estamos dirigindo e tem alguém sentado no banco de passageiro durante sua viagem. Claro que voce ouve e medita sobre este contexto e, como resultado decide ou não ajustar sua viagem.

Seus projetos também possuem os colegas de viagem, eles são chamados interessados no projeto (stakeholders). Pode ser qualquer membro da equipe do projeto, patrocinador ou mesmo alguém envolvido com baixa frequência de participação.

O que pode te ajudar para fazer com que seus parceiros de viagem fiquem mais confortáveis durante o percurso ?

Um bom dashboard de projetos irá prover fatos objetivos minimizando opiniões subjetivas e reduzindo o ruído de comunicação sobre a situação de seus projetos. 


O que deveria ser incluído em um Painel de Projetos ? 

Dashboard de projetos normalmente podem ser ajustados as necessidades de cada gestor ou empresa, porém é fortemente recomendável que alguns elementos façam parte de seu painel, são eles:

  • Situação Atual – Uma breve descrição de onde seu projeto se encontra.

  • Risco – Deve haver alguns elementos de gestão de riscos em seu painel, talvez a quantidade de riscos em aberto (Alto, Médio e Baixo) ou ainda apenas os riscos de criticidade alta com respectivo plano de resposta.

  • Financeiro– Necessário porque permitirá ao leitor do painel saber como anda a saúde financeira do projeto, isto é, do ponto de vista orçamentário (acima ou abaixo) e quanto. O mesmo conceito pode ser adotado para a utilização de recursos; além disto voce pode utilizar outras métricas financeiras.

  • Métricas Principais – Os famosos KPIs (Key Metrics or Key Performance) devem ser incluídos no dashboard. Este indicador pode variar por tipo de projeto, empresa ou indústria e irá proporcionar uma foto do momento de seu projeto.  Pode ser percentual de completude, percentual remanescente, horas extra, índice de qualidade, taxa de defeito ou qualquer indicador que necessite ser medido.

  • Próximos Passos – Todos os envolvidos no projeto deveriam ler o painel do projeto, não somente para entender a situação atual do projeto de maneira clara e concisa, mas também para planejar os próximos passos para o projeto. Isso permitirá a remoção de quaisquer problemas ou obstáculos que estão impedindo que o projeto avance.

Veja abaixo um exemplo de painel de projetos.




O dashboard de projetos é critico para qualquer projeto ?

Sim , claro. Você pode executar projetos menores utilizando um pequeno painel, mas em projetos maiores  são uma necessidade empresarial absoluta 




Bom uso !

Nelson Rosamilha, PMP®,BB,Prince 2 Practitioner®
Twitter: nelsonrosamilha
http://br.linkedin.com/in/rosamilha

14 comentários:

  1. Bom dia Nelson, muito bom texto. Quais ferramentas podem ser utilizadas para criar os dashboards ? São pagas ou gratúitas ?

    Abraço.

    Vitor Lins

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    1. Oi Vitor,

      Existe o iDASHBOARDS...essa é paga mas vale a pena

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  2. Nelson, agradeço pelo excelente artigo.
    Além do ProjectManager.com, há ferramentas gratuitas que se possa criar um dashboard?
    Obrigado.

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  3. Olá Vitor e Nelson.

    As ferramentas pagas, geralmente são melhores que as gratuítas. Mas isso não é regra. Agora, verdade seja dita, nenhuma bate a suite de ferramentas "Excel + Powerpoint + Criatividade"

    Ass. Cláudio Mello, PMP, MCTS

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  4. Conheco ...zoho reportsm , atom bi, dot project, voce pode montar seu dashboard no proprio ms-project , utilizando os indicadores de projetos e colocando semaforos nele. Este site tambem e interessantes: www.siteground.com/tutorials/dotproject/

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  5. Bom dia. Monto dashboards através do Excel, com alguns botões do VBA e gráficos de barra e pizza. Ficam bons, leves, mas a manutenção do banco de dados para atender os gráficos não é muito amigável.

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  6. Nélson.
    Solicito a permissão para a publicação deste excelente material, com os devidos créditos (mande-nos, inclusive, caso permita, como gostaria de ser creditado), no blog Rede Gots (www.redegots.wordpress.com). Trata-se de uma iniciativa de acadêmicos do curso de Gestão em Organizações do Terceiro Setor da FaPP, na Universidade Estadual de Minas Gerais. Sou membro da Comissão Editorial.

    Grato.
    Ney Mourão

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  7. Nélson e todos,

    Excelente Material Nélson, a tempos acompanho o blog e parabenizo grato pelos seus compartilhamentos com a comunidade.
    Aproveito para indicar um livro que comprei tempos atrás(2006) na livraria cultura(sp/sp), mas ainda útil para aqueles que querem/gostam de aprofundar um pouco mais com uma leitura mais ampla/extensa :

    Performance Dashboard,
    Measuring, Monitoring and Managing Your Business
    Wayne W. Eckerson

    ISBN: 0471724173
    ISBN-13: 9780471724179

    Abraços,
    Fabiano

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  8. Tive o prazer de trabalhar com ti. Aprendi bastante para a vida profissional e pessoal. Espero ter oportunidade de trabalhar novamente. Excelente artigo.

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  9. Sugiro o Jira ferramenta paga) p/ utilizar dashboards de projetos. Com as apropriações diárias das horas dos colaboradores nas atividades cadastradas, pode se ter uma leitura fácil, dinâmica e automática de vários indicadores determinados pela empresa.

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  10. Boa tarde Nelson, parabéns pelo blog. Gostaria de colaborar indicando um SW pago chamado SMARTDRAW, trata-se de uma ferramenta com diversos templates da qual podemos adequá-los as nossas necessidades, de acordo com cada projefo. Atualmente utilizo-o para criar modelos de negócios , baseado no Canvas - Business Model Generation. Renato.

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