Transformação de PMO para VMO: Passos e Framework no Segmento de Tecnologia de Informação

Em um mundo cada vez mais dinâmico e competitivo, as organizações precisam se adaptar rapidamente às mudanças e entregar valor continuamente. O Project Management Office (PMO) desempenha um papel crucial nessa adaptação, mas para que ele seja verdadeiramente eficaz, é essencial estar alinhado com as práticas ágeis e as necessidades estratégicas da empresa. Isso implica uma transformação do PMO tradicional para um Value Management Office (VMO), focado na entrega de valor estratégico. Compreender esses elementos e aplicá-los de maneira estruturada pode transformar um PMO tradicional em um VMO eficiente e ágil, preparado para enfrentar os desafios do mercado e entregar valor de forma contínua e estratégica.

A) Diagnóstico Inicial - Sim, um diagnóstico inicial é crucial. Ele ajuda a entender a situação atual do PMO e identificar as áreas que precisam de melhorias. Aqui estão os passos para realizar esse diagnóstico:

1. Avaliação de Processos Atuais:

• Processos e Ferramentas: Revise os processos e ferramentas atualmente em uso.
• Metodologias: Avalie as metodologias de gerenciamento de projetos em uso (ágil, waterfall, híbrido).

2. Identificação de Stakeholders:

• Mapeamento: Identifique os principais stakeholders internos e externos.
• Entendimento das Necessidades: Compreenda suas expectativas e necessidades de valor.

3. Avaliação de Resultados:

• Sucesso dos Projetos: Analise o sucesso dos projetos passados em termos de prazo, custo e qualidade.
• Alinhamento Estratégico: Verifique o alinhamento dos projetos com a estratégia da organização.

4. Medição de Maturidade:

• Modelos de Maturidade: Use modelos para avaliar a maturidade do PMO.

B) Framework Recomendados: SAFe (Scaled Agile Framework) - Para a transformação de PMO para VMO, o Scaled Agile Framework (SAFe) é altamente recomendado. Ele oferece uma abordagem estruturada para implementar práticas ágeis em larga escala, focando na entrega contínua de valor. OS principais Componentes do SAFe são:

• Mentalidade Lean-Agile: Promova uma cultura que valorize a entrega de valor, elimine desperdícios e melhore continuamente.
• Agile Release Trains (ARTs): Organize equipes multifuncionais em ARTs para entregar valor de forma contínua. e, planeje e execute incrementos de programa de forma regular (normalmente a cada 8-12 semanas).

C) Lean Portifólio Management (LPM): Alinhe investimentos e iniciativas com a estratégia da organização e use técnicas como Weighted Shortest Job First (WSJF) para priorizar iniciativas de valor

D) Continuous Delivery Pipeline: Integre práticas de DevOps para promover a entrega contínua e utilize ferramentas de automação para aumentar a eficiência.

E) Implementação da Transformação

Passos para Implementação do SAFe:

1. Treinamento e Capacitação:

•  SAFe Training: Treine a equipe em SAFe e práticas ágeis. Inclua papéis-chave como Product Owners e Release Train Engineers.
•  Workshops de Alinhamento: Realize workshops para alinhar todos os stakeholders aos objetivos e planos.

2. Planejamento e Execução:

• PI Planning: Conduza eventos de PI Planning para planejar os próximos incrementos de programa.
• Execução Incremental: Implemente ARTs piloto para testar e ajustar processos antes de uma adoção completa.

3. Monitoramento e Melhoria Contínua:

• KPIs de Valor: Use KPIs para monitorar o progresso e garantir a entrega de valor.
• Feedback Loop: Estabeleça ciclos de feedback para melhorar continuamente os processos.

F) Cultura e Mindset

• Cultura de Valor: Promova uma cultura organizacional que valorize a entrega de valor em todos os níveis.
• Comunicação e Transparência: Mantenha uma comunicação aberta e transparente sobre o progresso e os resultados.
• Engajamento dos Stakeholders: Envolva os stakeholders continuamente para garantir que suas necessidades sejam atendidas.

A transformação de um PMO para um VMO com o uso do SAFe pode resultar em uma organização mais ágil, focada na entrega contínua de valor estratégico. Um diagnóstico inicial é essencial para adaptar a abordagem às necessidades específicas da organização.

Com uma execução cuidadosa e um foco claro em valor por meio de 62 práticas, a transformação pode trazer benefícios significativos em termos de alinhamento estratégico e eficiência operacional.

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Engajamento das partes interessadas para analista de negócios

Um analista de negócios qualificado desempenha um papel fundamental no sucesso ou fracasso de um projeto. Os analistas de negócios se envolvem com as partes interessadas para construir relacionamentos, promover a propriedade, influenciar resultados, coletar informações e facilitar a resolução de problemas. Cultivar boas relações é muito importante. Os stakeholders estão mais dispostos a responder perguntas, aparecer para reuniões, revisar a documentação e ajudar o processo de análise de negócios a ir mais suavemente se o analista de negócios estabeleceu uma boa relação com as partes interessadas. Os analistas de negócios precisam ter tempo para entender seus stakeholders e facilitar conscientemente e vender o valor no que fazem. Eles precisam educar as partes interessadas no valor do processo de análise de negócios e como isso irá beneficiá-los. Um analista de negócios bem-sucedido deve possuir uma gama de habilidades interpessoais para a entrega bem-sucedida de benefícios de negócios. Eles precisam adotar continuamente formas de pensar o futuro para engajar e manter o interesse e participativos.

Como construir e sustentar o engajamento das partes interessadas ?



As dicas a seguir ajudarão você a construir e manter um bom engajamento e relacionamento com as partes interessadas.

· Identifique e envolva as partes interessadas cedo.

As pessoas querem ser ouvidas e valorizadas. É da natureza humana querer ser compreendido. Portanto, envolver pessoas no início do processo é absolutamente fundamental para o sucesso de um projeto. Você se beneficiará muito de identificar cuidadosamente quais partes interessadas são necessárias precocemente, quem é crucial para influenciar a mudança, que nível de envolvimento eles devem ter e, em seguida, a partir daí, quanto diálogo é necessário à medida que o trabalho progride. Expectativas, papéis e objetivos devem ser conhecidos desde o início. Dessa forma, você começa a formar uma comunidade colaborativa que promove a propriedade, a prestação de contas e a transparência.

· Crie urgência. Foram-se os dias de oficinas estendidas.

As atividades de boxe no tempo criam um senso de urgência, e a urgência resulta em foco e objetividade. Quanto mais pensamos em algo, mais complicados fazemos, e menos chances somos de priorizá-lo. Portanto, engajamentos altamente estruturados e focados que são alcançáveis são ideais para partes interessadas pobres no tempo.

· Seja claro e organizado.

A maioria de nós está acostumada a receber vários convites de calendário diariamente. Não há nada mais frustrante do que a falta de atendimento, independentemente do quanto você acredita que sua agenda seja valiosa. As partes interessadas querem saber o que, onde e por quê, e querem saber rapidamente. Seja claro e conciso em sua agenda de convidados, cuide da logística, e leve ao resultado para que os participantes saibam o propósito geral da reunião.

· Como facilitador de uma sessão,

Você deve ser um guia com conhecimento suficiente sobre o tema para conduzir uma sessão colaborativa em que as partes interessadas se sintam capacitadas a navegar coletivamente em resultados, resultados e pontos de ação. Os participantes são mais propensos a possuir e impulsionar pontos de ação se fizerem parte da discussão e tomada de decisão.

· Expresse conceitos de forma clara e visual.

Quanto mais as partes interessadas puderem entender rapidamente as ideias, maior a probabilidade de traduzir esses conceitos para jogar ou transmitir informações efetivamente para os principais colegas envolvidos na entrega.

· Seja consistente em sua abordagem.

Se você estiver executando várias sessões, seja consistente para que seus stakeholders possam aprender sua abordagem e suas perguntas. Isso permitirá que eles pensem com antecedência e sejam mais responsivos e produtivos em suas sessões de citação. Se você está executando uma nova sessão, certifique-se de definir como a sessão vai funcionar e o que será esperado dos participantes. Sem surpresas.

· Reforçar benefícios.

Se você não fizer isso, você perderá a atenção de seus stakeholders. Aproveite o máximo de oportunidades que puder – e é apropriado – para reforçar por que eles estão participando do processo de análise de negócios. Analistas de negócios são vistos como agentes de mudança e as partes interessadas muitas vezes se sentem ameaçadas por sua presença. Nos estágios iniciais, é benéfico envolver líderes empresariais para explicar claramente por que este trabalho está sendo feito e como ele terá impacto sobre a organização. Nem sempre é o caso de que as pessoas perderão seus empregos, ou que a mudança é uma coisa ruim. Na verdade, a mudança poderia estar justamente focada em fornecer melhores produtos e serviços e não cortar empregos. Portanto, esclarecer quaisquer dúvidas ou preocupações nos estágios iniciais e reforçar os benefícios durante todo o processo ajudará as partes interessadas a adotar o processo e focar em melhores resultados em geral. Honestidade e transparência são fundamentais para essa comunicação.

· Reforçar as exigências.

Toda vez que você se envolve com seus stakeholders é uma oportunidade para fortalecer suas necessidades. Por exemplo, se você estiver executando várias sessões de requisitos, certifique-se de começar recapitulando brevemente a última sessão para capturar quaisquer esclarecimentos adicionais. Isso fortalecerá seus requisitos descobrindo novas informações, e mostrará aos seus stakeholders – em suas palavras – que você está prestando atenção e certificando-se de que você acertou.

· Gerencie as expectativas.

Se você diz que vai fazer algo em certo dia, então faça. Caso contrário, comunique uma nova expectativa antes desse tempo. As pessoas se lembrarão mais de você pelo trabalho de boa qualidade por estar um pouco atrasado na entrega, especialmente se você os alertar para o horário alterado. Isso vai criar confiança.

· Use contato visual, ouça e responda.

Mantenha sempre respeitosamente seu foco em seus stakeholders. Fique do lado deles da mesa e concentre-se 100% em entender suas necessidades. Ouça-os atentamente e responda e faça perguntas com base no que eles lhe disseram. Muitas vezes temos o hábito de ouvir apenas para podermos dizer a próxima coisa em nossa mente. Neste caso, não estamos realmente ouvindo, e estamos perdendo oportunidades valiosas para entender completamente seus requisitos. Ouça minuciosamente, reflita sobre suas declarações e faça perguntas que demonstrem que você está ouvindo.

· Seja firme com a agenda.

Quando você está engajando as partes interessadas, você está gastando a maioria do tempo fazendo com que eles falem sobre suas necessidades. Isso é importante, e uma boa sessão pode ser como uma conversa confortável que é tudo sobre eles, mas é guiada por você para atender às suas necessidades de coleta de dados. No entanto, em ambientes mais formais, como workshops e reuniões, o tempo de todos é importante e manter a agenda lhe dará os melhores resultados e demonstrará valor aos seus stakeholders. Não permita que você ou seus stakeholders saiam dos trilhos.

· Nunca critique, reclame ou faça fofocas na frente de seus stakeholders.

Nem faça isso com seus colegas, pois é hábito de se formar e reforça uma atitude negativa que transmitirá através da interação degradada das partes interessadas. Se você quer obter os melhores resultados possíveis para sua organização, as pessoas precisam estar confortáveis em falar sobre como eles fazem seu trabalho e os problemas que os afetam. Às vezes, eles transmitirão informações confidenciais e coisas que não devem ser repetidas por razões políticas ou sociais. Em workshops e reuniões, eles falarão sobre processos e sistemas que estão abaixo do ideal, e falarão sobre outras partes interessadas em um contexto negativo. Cada sessão é um exercício de confiança, então use as informações dadas a você respeitosamente. Integridade é a chave para ganhar confiança com seus stakeholders.

Espero ter ajudado !