Segundo Bateman e Crant, (1993), o que é comum a todos os pensadores é que uma pessoa proativa tem uma alta dose de ousadia e motivação, que independem do ambiente, e se constitui como um ser responsável por si mesmo, tomando sempre a iniciativa e assumindo responsabilidades. Algumas características são natas de pessoas proativas:
- Não se aquietam ou se acomodam facilmente. Buscam sempre novas oportunidades;
- Têm uma ótima percepção para antecipar problemas e já se programar para enfrentá-los;
- Em geral, não trabalham sempre da mesma forma. Mesmo seguindo procedimentos e processos padronizados, sempre encontram maneiras de inovar, além da capacidade de responder a várias demandas simultaneamente;
- Assim como os empreendedores, que se arriscam em projetos como uma empresa própria, por exemplo, os proativos nas empresas também carregam a marca da coragem e da ousadia para se aventurarem, mesmo em cenários de grande incerteza;
- Não desistem facilmente dos planos que traçam e perseveram com muito esforço naquele intento.
- Plano de comunicação é essencial, mas nem sempre é seguido (infelizmente), portanto para ser prático, lembre-se que toda reunião de projetos que você lidera ou participa, procure lembrar o seguinte, se a reunião foi feita com o nível superior dentro da hierarquia da empresa, no mesmo dia ou no máximo 24 horas (ninguém lê jornal velho correto ?) depois comunique para a equipe o resultado desta reunião, presencial ou por conference call , isto vai criar engajamento e demonstrar para o grupo que voce se importa com a equipe, o efeito colateral adicional é que as “fofocas” irão diminuir e, a D.I.V.A. perderá a função (não sabe o que é a sigla , Departamento de Informações da Vida Alheia).
- Conversou informalmente com seu stakeholder que manifestou preocupação quanto ao projeto e seu chefe terá alguma reunião com ele em futuro próximo, avise seu chefe imediatamente, não deixe ser pego de surpresa.
- Tirem vantagem das ferramentas de mídia social e chats online para ter certeza que todos sejam mantidos atualizados sempre que possível.
- Algumas questões no ciclo da vida de um projeto são mais propensas a surgir do que outras, é útil ter algum recurso em suas mãos que podem ajudar a responder essas questões e preocupações, portanto crie um F.A.Q. de modo que você possa proporcionar acesso fácil as respostas.
- Utilize-se do cronograma de projetos para realizar reuniões com a equipe, ele é fundamental para o acompanhamento das atividades do grupo, crie maneiras de verificar se as entregas estão ocorrendo e identificar as dificuldades do grupo. Reunião sem cronograma é evento social.
- Procure por falhas e riscos em seu projeto durante as reuniões de status, infelizmente nem todos os membros da equipe ou por medo ou ausência de honestidade ou inexperiência escondem os problemas e, ai, colega, vira surpresa...
- Promova o comportamento através de reforço positivo, incentive as pessoas que detectam problemas enquanto eles ocorrem ou reconheçam possíveis padrões de fracasso. Relatar e agir sobre as preocupações deve ser uma prática louvável
- É imprescindível que você gerencie o escopo eficazmente e não aumente o escopo sem primeiramente ter uma requisição de mudança do escopo justificada e aprovada.
- Procurar oportunidades de aperfeiçoamento dos processos discutindo o tema sempre com sua equipe , isto vai ajudar a economizar prazo e recursos.
Você com sua experiência quer adicionar outras dicas e pode achar esta lista incompleta, seja pró-ativo !
Te convido a colocar como comentário do meu post sua dica. Com isto poderemos fazer uso da dica número 4 acima e criaremos um F.A.Q.sobre pró atividade em projetos que ficará disponível para todos nós !
Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a execução com "um olho no peixe e outro gato". O gerente do projeto deve se manter alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia, mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle. A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele é o ponto focal das informações, nele convergem as informações que ele depois deverá processar e divulgar para todo o restante da equipe.
O segredo é envolver a equipe, cliente e fornecedores de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto.
Como diz aquele velho ditado caipira,
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