Todo gerente de projetos já teve a experiência de um cliente que simplesmente não faz aquilo que el deveria estar fazendo em benefício do projeto, dificultando a vida de todos na equipe de projetos e , na empresa.
Não respondem a emails, nunca estão em suas mesas de trabalho, não atendem telefonemas, é muito frustante e se algo der errado no projeto, quem sofre é o gerente e sua equipe.
Como podemos lidar com tal situação ?
Paciência e Persistência são as chaves !
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Na prática , o que pode ser feito ?
1) Encontre-se com seu “super ocupado” cliente - tenha certeza que os dois sabem exatamente quais são os objetivos de curto, médio e longo prazo. Isso permitirá que você divida o trabalho entre os seus recursos adequadamente desde o começo, ao invés de debater isso mais tarde. Acompanhe essa discussão com um cronograma do projeto claro, indicando marcos importantes.
2) Definir as expectativas e prioridades a partir do início – assegure-se que todas as partes interessadas no projeto tenham suas expectativas tratadas e alinhadas, e lembre-se “first things first” ,
3) Agende reuniões semanais de status - a tecnologia moderna faz com que reuniões sejam mais fáceis de serem realizadas independentemente da distância. essencial que reuniões com seu cliente sejam realizadas de forma recorrente em um horário definido, recomendo inclusive que você se assegure que seu cliente eseja ao par das reuniões recorrentes através dos lembretes programados, especialmente se você esta fazendo isso remotamente. Depois de um curto período de tempo, essas reuniões se tornarão um ponto onde você capturará a atenção dele
4) De seguimento via telefone para informar as áreas críticas do Progresso – ao enviar o relatório de progresso do projeto que contenha informações críticas, isto é, ação requerida ou não, telefone para seu “ocupado” cliente e informe sobre o status e ações requeridas. Digo isto porque a chance de ele será seu relatório são mínimas. Nunca ligue para saber se ele recebeu o relatório, apenas ligue com um propósito.
5) Tenha contatos alternativo com seu cliente – como seu cliente é muito ocupado para lidar com o projeto é altamente recomendável que você possua um segundo cliente como contato para que você possa abordar quando os acontecimentos do projeto ficarem “um pouco agitados”.
Gerenciar um projeto pode ser difícil mas gratificante ao mesmo tempo, a oportunidade de lidar com clientes difíceis vai te proporcionar um grande diferencial:
E lembre-se:
Você é o líder !
E a equipe é reflexo de seu comportamento , atitude e maneira de trabalhar.
Adaptado do artigo "Managing a Client who is Too Busy to Focus" de Christopher Scordo
Adaptado do artigo "Managing a Client who is Too Busy to Focus" de Christopher Scordo
Bom Uso !
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