Rosamilha - Excelência em Projetos: agosto 2013

sábado, 31 de agosto de 2013

O uso de Frontloading em Projetos Lean de Inovação com o método 5 D

Em meu último artigo falamos sobre Utilizando Lean em Projetos de Inovação através do método 5 D.

Naquele artigo comentei sobre uma ferramenta a ser utilizada que é o Frontloading utilizado na fase 1-Definir.

Nesta etapa é estabelecido a estratégia de inovação conectada ao objetivo do projeto e identificado sua abrangência. Como no início do projeto sabemos pouco sobre ele, é estabelecido um workshop com os principais interessados no projeto de modo que a equipe possa antecipar e criar um alto nível de conhecimento compartilhado entre eles deste modo será mais fácil criar uma grande solução.

A grande vantagem desta ferramenta é que ela não é de uso exclusivo de projetos de inovação, vocês irão perceber isto quando terminarem de ler este artigo e, poderão concluir o mesmo que eu.

Frontloading é uma abordagem para acelerar e nivelar o conhecimento do escopo do projeto, além do impacto no negócio, reforçar isto através de um workshop com os principais interessados no projeto antes de se avançar para a fase 2-Descobrir proporciona imenso valor agregado.

Por definição, o risco é maior no início do projeto em função do pouco conhecimento que se tem do mesmo, é possível juntamente com a equipe e principais stakeholders diminuir ou mesmo eliminar este risco criando durante este workshop um alto nível de conhecimento compartilhado.

Quais os passos a serem executados?

Revise os objetivos do projeto,
Elabore questões que você e equipe gostariam que fossem respondidas de modo que os usuários recebam uma solução excelente, mas lembre-se formule perguntas específicas ao invés de temas ou palavras chave. Lembre-se que ao elaborar as perguntas você sempre deve levar em consideração perspectivas como:

Clientes:
Usuários e outras partes interessadas
Contexto: político, econômico, social.
Fatores tecnológicos
Competição: mercado e a situação da concorrência
Colaboradores: parceiros e fornecedores
Empresa: estratégias, capacidades e recursos

Apresente estas questões para a equipe/grupo procurando separar estas questões

por área/disciplina (quem sabe você não utiliza aqui um diagrama de afinidades)
Para cada disciplina/área priorize estas questões utilizando o critério de importância x urgência,

você pode utilizar o quadro visual ao lado e post-it para agrupar as questões.
Discuta maneiras de achar respostas às questões elaboradas e assinale estas questões a um responsável, uma lista simples como por exemplo:
Utilize estas questões como base para planejar a fase 2 – Descobrir e deixe estas questões visíveis a todos em um mural (lembre-se uma imagem vale por mil palavras),
Compartilhe as respostas no mural de maneira que todos possam ter a mesma base de conhecimento e entendimento

O Frontloading é uma técnica que pode ser utilizada também em gestão de escopo de projetos onde a necessidade de criar a EAP é fundamental, pensando um pouco fora da caixa esta técnica pode ser utilizada na criação dos pacotes de trabalho, levantamento de requisitos e sendo bem criativo por que não na identificação dos riscos dos projetos. É para isto que servem as ferramentas certo ?

Em meu próximo artigo irei ensinar em como utilizar-se do Muro de Conhecimento

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BOM USO !

Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
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sábado, 17 de agosto de 2013

Utilizando Lean em Projetos de Inovação através do método 5 D

Estes dias estava voltando para São Paulo em uma viagem e avião e naqueles minutos de viagem fiquei pensando em inovação....assunto da moda mas na minha opinião difícil de colocar em prática, principalmente quando falamos de projetos.

Nossos clientes e nós gestores queremos o mesmo:

Entregar duas vezes mais rápido que o cliente necessita,
Proporcionar produtos e serviços que atendam e excedam a expectativa do cliente
Destacar-se de nossos concorrentes e sermos únicos,
Proporcionar uma visão única do projeto onde todos os membros da equipe lutem e acreditem nele.

Além disto, com forte constância de propósito:

Foco na solução - faça a coisa certa
Foco na melhoria - faça melhor o tempo todo
Foco no processo - faça certo

Princípios que o projeto deve ter como fundação para os pilares da excelência e que devem ser seguidos pela equipe de projetos :

Acabei encontrando um método dinamarquês de projetos de inovação Lean muito interessante que irei discorrer aqui.

Método 5 D

Definir - Nesta etapa é estabelecido a estratégia de inovação conectada ao objetivo do projeto e identificado sua abrangência. Como no início do projeto sabemos pouco sobre ele, é estabelecido um workshop com os principais interessados no projeto de modo que a equipe possa antecipar e criar um alto nível de conhecimento compartilhado entre eles deste modo será mais fácil criar uma grande solução. Uma ferramenta muito utilizada é a de frontloading, que irei discorrer em um próximo artigo.
Descobrir - Este é o momento de coletar e compartilhar detalhes do escopo do projeto e entender as inovações, para ajudar nesta fase você pode utilizando-se de:

entrevistas presenciais que irão ajudar a criar um entendimento comum do escopo,
gemba walk (entenda seu habitat), entrevista com especialistas internos e externos à empresa (não fazemos isto com nossos colegas da comunidade ?),
mapeamento de tendências técnicas utilizada para processar e definir os fatores importantes que devem ser considerados durante seu trabalho junto ao usuário ,
mapeando dos competidores

Dirigir - mapeia as oportunidades identificadas e determine qual a direção a ser tomada, nesta etapa você poderá se utilizar do "Muro de Conhecimento" (irei detalhar esta técnica em meu próximo artigo) que é uma forma visual de partilha de conhecimentos com a equipe do projeto durante todo o processo de inovação.

O Muro (ou parede) é usado para descobrir e interpretar afinidades entre informação e, conseqüentemente, a identificação de oportunidades de inovação. Lembre-se que todo este conhecimento deve ser "conectado" as necessidades do grupos de usuários em termos de seus objetivos, o comportamento e características pessoais. O objetivo final é produzir uma lista de critérios e requisitos alvo para um conceito novo. Um critério de conceito é uma indicação qualitativa de uma necessidade do usuário ou uma restrição de negócios que define a direção para o desenvolvimento do conceito e para a avaliação. Um requisito é alvo uma indicação quantitativa de um critério que consiste de uma métrica e uma medida de desempenho.
Desenhar - etapa onde começamos a determinar como será desenvolvido o trabalho, duas técnicas podem ser utilizadas:

Matriz de Desenho - forma estruturada de explorar as possíveis soluções para um desafio.

Isto é feito através de quebrar um produto, serviço ou experiência em alternativas menores sub-elementos e gerando para cada um deles.
Description Concept é uma forma de comunicar conceitos gerados em uma página. Ele inclui uma visualização do conceito, uma descrição de proposição de valor,o segmento alvo, possivel roteiro, figuras-chave do mercado, business case, riscos e consequências internas

Desenvolver - nesta etapa começamos a dar vida ao projeto, é muito importante relembrar o princípio Lean descrito acima, algumas técnicas utilizadas são:

Prototipagem rápida - é uma abordagem para a comunicação de idéias ou de trabalho feito em projetos, a fim de obter um feedback rápido a partir de experimentos ou das partes interessadas no projeto antes de detalhar a solução. protótipos devem ser feitos mais cedo e com freqüência durante o processo de inovação ou execução do projeto.
Sessões de feedback, vários tipos de partes interessadas podem fornecer feedback sobre seus conceitos. As sessões podem ser realizadas várias vezes durante o projeto, mas deve começar cedo o suficiente para que você tenha tempo agir sobre o feedback.

Integrar todas estas fases requer gestão, não vou elaborar ou descrever métodos de gestão vou apenas lembra-lo que gestão envolve processo e controle e , se você não mede então você não controla, então você esta abandonado a própria sorte.

Aguarde meu próximo artigo, onde irei detalhar as ferramentas e técnicas.

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sábado, 3 de agosto de 2013

Projetos Problemáticos uma abordagem prática em 8 passos

Todos nós gestores de projetos sempre que entregamos um projeto ganhamos um ticket de entrada para um projeto maior e mais importante.

E nós sabemos que muitos projetos que são executados tem características bem interessantes, como por exemplo aquele projeto na empresa do João o :

Projeto KAMIKAZE

Prazo impossível e Inegociável..., ele não necessariamente começa atrasado, mas vem com um prazo que é impossível de cumprir e com uma nota do Diretor dizendo que é inegociável sendo seu "novo desafio criativo"
Não aceita alterações de escopo, muito menos prazo, o que dizer da qualidade e custo então nem pensar e, com um "PRANO" do projeto no melhor estilo go horse "vai cavalo", ou melhor em tempos de metodologias ágeis EXTREME GO HORSE desenvolvido com metodologia de última geração o BMB versão 5 (Bumba Meu Boi).

E como não é novidade, ele se torna um Projeto Problemático...e advinha quem é o problema ?

Voce então é contratado (ou contactado) para resolver a situação. Seu Diretor, com as melhores técnicas motivacionais (estilo "voce será nosso novo campeão") te apresenta o desafio e, depois que voce ouve esta triste história tem sua primeira reação ...ahhh a primeira reação ....

A de voces eu não sei , mas a minha era de pular do 7 andar e sumir, mas não dava, a janela estava lacrada...mas a oportunidade é única !

Imaginem a Cena digna de Oscar:

Take 1 - Seu superior te chama e avisa "Voce é o cara!"
Take 2 - Voce gerente com todo orgulho enche o peito e enquanto ele explica mais um pouco a situação voce começa a sonhar.....

Take 3 - O grand finale , a entrega do projeto onde voce é homenageado em envento da empresa e aplaudido de pé pelos colegas e diretores, seu projeto vira case de sucesso, é apresentado em eventos de congressos de gestão de projetos e voce passa a ser o novo guru !

Amigo, acorda e aterrisa....

Quando voce volta à realidade voce apenas ouve o final da conversa e, para sua felicidade inominável este projeto pertence ao programa LEGO cujo escopo isoladamente não serve para absolutamente nada ! E, voce é o gerente de projetos alocado para gerenciar “o parafuso da porta”, ao invés da porta inteira, quando o projeto termina dá a sensação de que nada foi feito.....

Mas nós sabemos que apesar de tudo, projetos problemáticos tem sim um lado positivo, te torna resiliente, cria cicatrizes,te amadurece e voce se torna referência na empresa (ou nas próximas).

É claro que vale a oportunidade !

Resolvi inovar um pouco e montei uma apresentação demonstrando quais passos considero importantes para voce recuperar projetos problemáticos.

Espero que voces leiam e aproveitem !

Aproveitem, clicando aqui.