Como planejar o encerramento do projeto
É sua função como gerente de projetos certificar-se de que os entregáveis, atividades e processos estejam muito bem planejados para que o fim seja exitoso !
Porquê é tão difícil encerrar um projeto ?
São inúmeras as razões:
São inúmeras as razões:
1. Detalhes aos montes
Quando o projeto se inicia todos estão envolvidos em aumentar vendas, reduzir custos, incrementar o market share e sermos pagos pelo cliente, é um ambiente onde o quadro geral parece excitante com forte comprometimento, com o passar do tempo e próximo da finalização do projeto, todos começam a perceber que há um grande número de perguntas não respondidas e, decisões precisam ser tomadas para que o projeto seja encerrado. Neste momento voce percebe que é um pouco tarde para se descobrir a quantidade de detalhes e pontos em aberto que precisam ser fechados.
2. Mudança de requisitos
Dependendo da duração do projeto, os requerimentos que foram acordados no início do projeto podem ter mudado por vários motivos que não vou discorrer aqui, a mensagem que eu quero que você entenda é a necessidade obrigatório da elaboração, execução e monitoramento de um plano de ação para gerenciar estas mudanças e garantir que todos saibam que esta mudança vai ocorrer e, como consequência as atividades de encerramento do projeto serão postergadas.
3. As pessoas mudam
Conheço histórias horrorosas de pessoas que iniciaram determinado projeto e, então esta mudou-se para outro departamento ou saiu da empresa, surge então um novo profissional que assume o projeto com uma visão diferente do mundo e do projeto. Voce definitivamente precisa saber como planejar o encerramento do projeto porque caso um novo gerente de projetos assuma o empreendimento ele saiba o que deve ser feito, não seja omisso e não prejudique a empresa.
4. Clientes podem ser extremamente exigentes
Clientes possuem diferentes tamanhos e formas. Há aqueles clientes que são muito bons, outros fáceis de lidar, alguns persistentes, insistentes, meticulosos, exigentes e, por último os flexíveis. Eles vem até o projeto com uma lista enorme de pendências que devem ser fechadas para que o projeto seja encerrado.
Isto certamente apresenta um desafio no momento de encerrar um projeto e, mais importante, sermos pagos. Não deixe de gerenciar seus stakeholders e, isto não se faz só no papel.
Como planejar o Encerramento do Projeto
Quero compartilhar alguns pontos importantes:
1. Comece com o fim em mente
Voltemos com a expressão, "comece com o fim em mente", definitivamente há valor quando se trata de encerrar o projeto. É aí que você deve estabelecer e definir os objetivos do projeto, através de métricas específicas (lembra do temo SMART ?).
Há uma grande diferença entre dizer que o resultado do projeto é de "boa qualidade" (muito subjetivo) ou, dizer que "será de cor verde, tamanho 6 cm x 6 cm, feito de um determinado tipo de madeira ". O segundo é específico, objetivo e mensurável , é de fácil comparação e validação pelos nossos clientes2. Prepare uma checklist para verificar o que precisa ser feito para encerrar o projeto
Com os objetivos descritos acima, coloque em uma check list todos os itens que devem ser finalizados antes de o projeto ser considerado encerrado. Esta lista deve incluir as seguintes perguntas:
- Todas as atividades do projeto estão finalizadas ? Todas as reuniões que são necessárias foram realizadas para concluir o projeto ? Existem outras áreas que devem ser informadas de que o projeto esta concluído ? Há outras atividades que até o momento foram esquecidas e que deveriam ser completadas ?
- Todos os entregáveis necessários estão prontos ? É um bom momento para verificação da EAP ou Work Breakdown Structure (WBS). Faça uma verificação cruzando a EAP e os entregáveis e questione se todos os resultados tangíveis foram concluídos. Isso inclui documentação, guias de formação, e outras entregas que podem não ser "de missão crítica", mas ainda assim são importantes para o encerramento do projeto.
- Todos os termos de aceite e aprovações foram recebidos ? Esta é uma área em que muitos gerentes de projetos tem muitos problemas, quando se trata de como planejar um projeto para o encerramento. Não quero ser negativo, mas a realidade é que às vezes você confia na palavra das pessoas. A assinatura e nome das pessoas na documentação de aceite e, de aprovação garantem que não haverá problemas no futuro e protege o projeto. Vi muitas vezes alguns clientes aprovarem verbalmente a documentação e, no momento de formalizar não houve a assinatura de fato, como consequência apesar do projeto "estar entregue" o encerramento não aconteceu. Nunca, jamais deixe de obter estas aprovações.
- Todas as tarefas administrativas do projeto foram executadas ? Isto inclui encerrar contratos, certificar-se de que as horas da equipe tenham sido assinaladas ao projeto,assegurar que o faturamento tenah sido emitido e que as pessoas do projeto tenham sido desalocadas e assinaladas para outros desafios.
- Toda a documentação do projeto e seus entregáveis foram arquivados? Garanta que toda a documentação do projeto esteja muito bem guardada em um repositório central para futuras consultas. Lembre que ela poderá servir como base para projetos futuros ou possíveis questões que podem surgir. Além disto é um bom lugar para armazenar as Lições Aprendidas do projeto, por fim certifique-se que haja cópias de segurança.
Inclua as Atividades de Encerramento no Projeto no Plano do Projeto
Uma vez que você saiba como planejar o encerramento do projeto, voce precisará incluir estas atividades no seu plano de projeto, parece básico não ? Respondendo as questões acima no item 2, voce pode fazê-lo com facilidade, não esqueça de estimar o esforço para o encerramento bem como seus respectivos prazos.
Agora se você “começa com o fim em mente" e lembrando que "só acaba quando termina" você já esta apto a entender como planejar o encerramento do projeto.
BOM USO !
Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
rosamilha@gmail.com
Twitter: nelsonrosamilha
http://br.linkedin.com/in/rosamilhahttp://www.facebook.com/nelsonrosamilha (Página de Projetos e Excelência Operacional)
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