A3: Um Processo de Gerenciamento Eficaz

“If you keep doing what you’ve always done, you’ll keep getting what you’ve always 

gotten”  
Kenneth Blanchard

Uma das problemáticas observadas nas organizações é o modo no qual o conceito de melhoria contínua é integrado à rotina do trabalho. Desde os anos 50 esta preocupação vem ganhando espaço ao passo que os conceitos de qualidade são integrados em todos os níveis organizacionais.  Um dos pilares do sucesso Lean está em um método (alguns pesquisadores denominam de processo e aprendizagem contínua) de gerenciamento que tem se mostrado eficaz na solução de problemas e na execução dos planos da empresa japonesa: A3 e pode ser facilmente aplicado à projetos. 

Na Toyota, A3 significa uma metodologia de agir perante um problema, desafio ou projeto a ser implementado, transformando-se em uma ferramenta de gerenciamento do TPS – Sistema de Produção Toyota. 

Relatório A3 é uma ferramenta onde problema, análise, ações corretivas e plano de ação são escritos em apenas uma das faces de uma única folha de papel tamanho internacional A3 (297 x 420 mm), normalmente utilizando-se gráficos e figuras,  um nome bem simples que diferente do significado real  

No método A3, cada desafio que a organização precisa enfrentar (projeto ou problema) deve ser registrado em uma única folha de papel A3. Nada mais, nada menos. Exatamente nesse papel, portanto, o relatório A3 é a ferramenta que se utiliza o autor (da solução) para apresentar de forma sintetizada e organizada a solução encontrada para o problema; muitos autores gostam de enfatizar que um relatório A3, além ser uma representação do ciclo PDCA, conta a história do problema, como será resolvido (plano de ação) e como saberemos que as melhorias foram implementadas (acompanhamento).

O relatório A3 é composto pelas seguintes informações:

• O título do A3 – É ele que vai deliminar o problema, desafio ou projeto a ser enfrentado ou implementado na empresa;
• Responsável e a Data – Identificação a respeito de quem é o responsável pela execução do que está registrado naquele A3, além da data de quando o documento foi elaborado e revisado pela última vez; 
• Contexto – Detalhamento do contexto do que está sendo feito ou planejado explicando a importância do problema a ser resolvido, o desafio a ser enfrentado ou o projeto a ser implementado; 
• Condições atuais – Explicações sobre o que ocorre ou o que se sabe hoje sobre o problema, desafio ou projeto a ser trabalhado., incluindo quadros, gráficos, desenhos, mapas, caso sejam necessários para melhorar e ampliar a visualização; 
• Objetivo e metas – Essa parte deve descrever claramente e o mais preciso possível o resultado que se espera conseguir, sempre detalhando quais são os resultados específicos exigidos; 
• Análise – Parte do documento em que se relata a situação e as causas, ou seja, detalhar a relação entre a causa e o efeito que criaram a oportunidade entre o que se tem hoje e o que se espera conseguir; 
• Contramedidas propostas – Essa seção do documento define as ações corretivas com foco no problema, no desafio ou nos objetivos ou metas, em busca da causa raiz; 
• Plano – Aqui nessa etapa se detalha todas as atividades e os indicadores do plano de ação, que deve ser objetivo e claro, além de explicitar quem faz o quê e quando, sempre visando resolver o problema, atingir a meta ou implementar o projeto; 
• Acompanhamento – Ao final se detalha o acompanhamento e o aprendizado obtido durante o enfrentamento do problema, desafio ou projeto a ser implementado, gerando o histórico. 

O sucesso do uso do relatório A3 atribui-se a diversos factores: 

1. O método A3 exige que se documente a forma como o trabalho é realmente feito. A melhor (e provavelmente com maior credibilidade) forma para se documentar o trabalho actual é observá-lo em primeira mão. Recriar o processo a partir da memória em sala de reuniões distante de onde o trabalho acontece resultará em informações incorrectas e generalizações excessivas. Quase sempre, são os pequenos detalhes negligenciados no local de trabalho que causam as ineficiências ou problemas de qualidade.
2. O relatório A3 permite que as pessoas nos locais de trabalho possam contribuir para a solução de problemas em vez de apenas trabalhar ao torno dele. O relatório A3 não requer horas de treino especializado. Podem ser simples rascunhos com lápis e papel, sem necessidade de uso de computador. Por exemplo a Toyota não faz distinção das pessoas que fazem o trabalho das pessoas que resolvem os problemas. O trabalho de todos é resolver problemas e melhorar.
3. A natureza visual dos ícones e diagramas criam uma representação mais próxima dos sistemas reais comparados com outras representações tais como fluxogramas. Dessa maneira, os responsáveis estão aptos a verem seus problemas com maior clareza e todos percebem o sistema com maior facilidade. Além disso, os diagramas servem como um limite objectivo entre indivíduos e as unidades da organização. Perante um documento físico que todos podem discutir, facilita a comunicação e a partilha do conhecimento.

“A melhoria, ato de tornar as coisas melhores do que o seu estado atual, só pode ocorrer após uma pessoa ter descoberto e entendido a plena natureza de um problema atual.”
Shigeo Shingo

Quer saber mais ?

Website do Lean Enterprise Institute, vwww.lean.org  

Durward K. Sobek and Art Smalley, Understanding A3 Thinking – A Critical component of Toyota´s PDCA 

Management System, 2008. 

Sammy Obara, Workshop Lean Problem Solving, Lean Enterprise Institute. 

Dave LaHote, Workshop An Introduction to Using the A3 Management Method, Lean Enterprise Institute. 

Pascal Dennis, Getting The Right Things Done, Lean Enterprise Institute.

BOM USO !

NELSON ROSAMILHA,PMP,BB,PRINCE 2 PRACTITIONER

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