Rosamilha - Excelência em Projetos: julho 2015

O PMI descreve os seguintes fatores críticos de sucesso para a gestão de riscos em projetos:

Reconhecer o Valor do Gerenciamento de Riscos – maximiza o retorno positivo do retorno do investimento pela organização na iniciativa, potencializa os benefícios aos interessados no projeto,
Responsabilidade pelos Riscos – os participantes nos projetos bem como os interessados devem ser comprometidos e responsáveis pelos riscos (oportunidades) assinalados para eles, isto é, a gestão dos riscos é de responsabilidade de todos,
Comunicação – os interessados no projeto devem ser envolvidos proativamente e no processo de gestão de riscos e serem efetivos nas tomadas de decisão,
Comprometimento Organizacional – Suporte Organizacional é necessário para assegurar a correta gestão dos riscos e só pode ser estabelecido se estes riscos estiverem alinhados com os objetivos e valores da organização,
Esforço do Risco Dimensionado no Projeto – As atividades de riscos do projeto devem ser consistentes com o valor do projeto e seu nível de risco dentro da organização (nível de importância),
Integração com Gestão de Projetos – gestão de riscos não existe sozinho, ele deve estar alinhado fortemente ao planejamento.

Embora a maioria dos gerentes de projetos se utiliza das melhores práticas do PMI e metodologia Prince2 com o objetivo de criar um documento estático apenas como exercício e verificação dos riscos do projeto e, não agem e nem assegurar a execução deste plano, portanto a liderança do gerente de projetos perante os riscos identificados no projeto é fundamental DALAL (12 Pilares da Excelência) sugere a utilização da Liderança do Risco Dinâmico, onde além do comportamento proativo ele recomenda 3 atividades a serem empregadas:

Criar equipe de avaliação de risco – recomenda-se a criação de duas equipes mais cedo possível no projeto: a de suporte “aéreo” formado por clientes, donos do negócio, patrocinador e principais interessados no projeto e uma equipe de “terra” composta pelos líderes técnicos e membros principais da equipe e por especialistas externos se necessário,
Desenvolver uma estratégia de Análise – Definir o escopo a ser analisado do ponto de vista de riscos levando em consideração custo, prazo, cronograma, recursos, produto contratado e qualidade. Definido o escopo a equipe através de técnicas de criatividade devem identificar os riscos e oportunidades e posteriormente agrupá-los em temas do projeto (recursos, qualidade, custos, etc.). De posse dos temas, eles devem ser priorizados por nível de impacto, quanto maior o impacto maior será a prioridade. Estes temas deverão ser colocados em uma Matriz, como exemplificado abaixo:

Matriz de Avaliação de Ameaças de Temas

Fonte: Adaptado do livro 12 Pillars of Excellence, 2012

Criar Plano de Resposta ao Risco – O plano de respostas ao risco é preparado tendo como base a matriz acima devendo obedecer as seguintes prioridades na ordem das cores:

Vermelho – alto impacto e de difícil resolução a ameaça do risco deve ser evitada,
Azul – alto impacto e de fácil resolução a ameaça deve ser mitigada
Amarelo – baixo impacto e de difícil resolução a ameaça do risco deve ser transferida,
Verde – baixo impacto e de fácil resolução, o risco deve ser aceito.

Com o método acima você pode pode mesclar esta prática e juntamente com o o Gerenciamento de Riscos no Prince2 aplicar de forma sistemática uma série de procedimentos para tratar os riscos de seus projetos.

Para assegurar a eficácia do processo é recomendado pela metodologia que estes riscos sejam: Identificados, Avaliados e Controlados:

Identificar – reconhecer as ameaças e oportunidades que ameaçam os objetivos do projeto e registrá-las preparando antecipadamente indicadores de aviso para monitorar os aspectos críticos do projeto e, prover informações das origens do risco além de entender a visão dos interessados no projeto relativo ao risco específico identificado,

Avaliar – verificar a totalidade dos riscos identificados e priorizados contra o projeto de modo a determinar se o nível de tolerância esta dentro do esperado pelos interessados no projeto,

Planejar – nesta etapa é preparado o plano de resposta aos riscos que envolvem as seguintes estratégias:

Evitar a ameaça ou explorar,
Reduzir o impacto (ou probabilidade ou ambos) ou Ampliar a Oportunidade,
Compartilhar o Risco ou Oportunidade,
Aceitar o Risco ou Rejeitar a Oportunidade

Implementar – Nesta etapa ações são tomadas como respostas planejadas para assegurar que o risco seja tratado pelo dono do risco e executado pelo dono da ação.

No processo de gerenciamento de riscos do projeto o Prince2 define claramente papéis e responsabilidade relevante ao tema risco, uma delas é que o papel do Executivo que são:

Prestar contas por todos os aspectos da gestão de risco, em particular que a estratégia de gerenciamento de riscos exista,
Assegurar que os riscos associados ao Plano de Negócios são identificados, analisados e controlados,
Escalar os riscos para a corporação quando necessário.

Portanto, utilizando-se de Liderança do Risco Dinâmico e gestão de riscos utilizada por Prince2 os seus projetos terão os seguintes benéficos quanto à estratégia:

Formação da equipe – tanto a equipe de suporte aéreo quanto a equipe de terra são fontes de riscos para o projeto e auxiliam o Executivo do Negócio a atualizar seu Plano de Negócios (no Prince 2 Business Case é de responsabilidade do Executivo),
Comportamento perante o risco – a postura da equipe e do gerente de projetos perante o risco sendo pró ativa aumentam as chances de sucesso do projeto

Bom Uso !

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