segunda-feira, 21 de janeiro de 2013

Uma visão do planejamento de projetos ZOPP (Ziel Orientierte Projekt Planung)

Este artigo tem como finalidade compartilhar com meus colegas uma visão geral do método  ZOPP (Ziel Orientierte Projekt Planung), planejamento de projetos orientado por objetivos, neste texto irei descrever o método, processo, benefícios e vantagens.

Introdução


O nome ZOPP, originário do alemão (Ziel Orientierte Projekt Planung), significa "planejamento de projetos orientado por objetivos", esta metodologia foi adotada pela Agência Alemã de Cooperação Técnica (GTZ - GmbH- Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit) em 1981 e, posteriormente utilizado por instituições internacionais como o Banco Mundial e a Comissão Européia, o ZOPP tem como finalidade
  • Permitir visão clara dos objetivos do projeto com uma perspectiva de longo prazo;
  • Melhorar a comunicação e cooperação entre as partes interessadas no projeto através de um planejamento conjunto, utilizando documentos precisos e com definições claras;
  • Definir a área de responsabilidade da equipe do projeto;
  • Estabelecer indicadores de monitoramento e avaliação do projeto.

O ZOPP utiliza-se de 3 princípios básicos:
  1. Consenso entre as partes interessadas em função dos objetivos formulados claramente;
  2. Foco na causa raiz dos problemas, analisando suas causas e efeitos e, formulando objetivos factíveis e efetivos;
  3. Participação de pessoas, grupos e instituições afetadas no planejamento.
Como consequência o projeto será beneficiado por
  • Maior envolvimento de todos com as ações planejadas;
  • Maior comprometimento de cada membro com os resultados projetados;
  • Desejo comum de mudanças orientado pelos objetivos definidos;
  • Desenvolvimento de projetos mais consistentes e mais transparentes;
  • Definição de objetivos claros e realistas com base na análise de problemas que reflita uma situação atual;
  • Definição de indicadores objetivamente comprováveis para acompanhar e avaliar as ações e resultados e, os objetivos previstos;
  • Melhoraria na comunicação, integração e cooperação entre as instituições parceiras, grupos e pessoas envolvidas;
  • Integração entre os diferentes níveis dos parceiros;
  • Definição das responsabilidades e deveres de todos os parceiros;
  • Maior probabilidade de êxito do plano;
  • Aumento das garantias de sustentabilidade dos efeitos das ações realizadas. 

Processo

 
O ZOPP  é executado em etapas sucessivas e interligadas. O processo todo (veja a figura abaixo), contido no ciclo de vida do projeto, compreende diversas fases, representadas por:
  • Planejamento;
  • Monitoramento e avaliação (implementação das ações);
  • Informe de avanço (com acompanhamento das ações);
  • Controle do Avanço (avaliação dos resultados com os respectivos ajustes, necessários para manter o rumo do projeto).
Quando os objetivos são alcançados, o projeto termina, embora um bom projeto é aquele cujos efeitos têm sustentabilidade após seu encerramento e, isto só é possível se houver uma real participação dos envolvidos e dos parceiros com suas ações.


O ZOPP é dividido em duas etapas: Análise e Matriz do Plano do Projeto.
A primeira etapa (Análise)  é dedicada à elaboração do plano que vai orientar a segunda etapa (Matriz do Plano do Projeto). Ambas são interligadas e intimamente relacionadas. Esta duas estapas têm como premissa a execução de passos a serem seguidos visando atingir os benefícios esperados.

Análise (Passos)


  • Analisar Problema (Árvore de Problemas) - instrumento que permite a ordenação e hierarquização das causas e efeitos de um problema escolhido para dar início ao processo de planejamento. A escolha do problema central deve ser feita de forma muito objetiva e criteriosa e, deve refletir o cerne da questão em relação a uma situação que se quer modificar ou melhorar;
  • Analisar Interessados (Stakeholders) -  este é um processo delicado e deve ser conduzido com muito critério para que os envolvidos não se tornem meros espectadores e sim, agentes de transformação. Existem vários métodos e/ou ferramentas disponíveis no mercado que podem te ajudar nesta análise; 
  • Analisar Objetivo (Análise da situação atual) - a análise da situação atual deve propiciar um retrato fiel da situação para a qual se reivindicam amudanças. Ela deve, não apenas identificar os problemas referentes ao tema em questão, suas causas e efeitos, mas também, as oportunidades que podem ser aproveitadas para solucioná-los, as ameaças que podem se transformar em oportunidades e o que já vem sendo realizado, se for o caso, para mudar a situação problemática. Normalmente a escolha do objetivo pretendido pela comunidade ou pelo segmento social envolvido, é que dá origem ao tema a ser discutido e analisado e reflete o objetivo de desenvolvimento a ser alcançado. Neste ponto voce deverá utilizar Matriz Analítica e/ou Árvore de Problemas e Árvore de Objetivos;
  • Analisar Alternativas - embora se tenha uma lista grande de soluções propostas, é nesta etapa que se definem as prioridades, segundo critérios preestabelecidos, que vão compor a estratégia do projeto em fase de planejamento. É essa análise que nos permite escolher entre as diversas possíveis abordagens para resolução de um problema, qual é a mais indicada e com maiores chances de êxito.

Plano do projeto (Matriz)

 

A segunda etapa do processo de planejamento refere-se à concepção do plano do projeto criando-se um documento chamado MPP (Matriz do Plano do Projetos) que representa o documento central do projeto, o qual possui a estratégia do projeto, o objetivo global (também chamado de superior ou estratégico), o objetivo do projeto, os resultados esperados (correspondentes aos objetivos específicos) e as atividades ou ações, que são os meios para atingir os resultados. (veja o exemplo parcial abaixo).
 


Além disso, traz ainda os indicadores de impacto, também chamados de indicadores de benefício ou de resultados e que servem para medir os benefícios ou impactos desejáveis do projeto; as fontes de verificação, que representam os documentos onde são encontrados os dados para avaliação processados pelos indicadores e as premissas além da apresentação suscinta dos custos e insumos do projeto.

Fase de execução do projeto (implementação das ações)



Às etapas de planejamento e concepção do projeto, segue-se o da execução que é a  implementação das ações com o consequente planejamento da operacionalização das mesmas.  Nesta etapa, com base na MPP, são detalhadas as subatividades, tarefas e rotinas a partir das atividades descritas. Também são identificadas as metas (também chamadas de indicadores de processo) para cada uma, com a descrição dos responsáveis e executores, o cronograma de realização das atividades, subatividades e tarefas e, premissas (ou suposições) importantes para que o nível dos resultados seja alcançado. Nesta etapa são ainda definidos, detalhadamente, os recursos humanos, materiais e financeiros necessários para a operacionalização do projeto.
Ainda na fase de implementação do projeto, outras análises podem se fazer necessárias, de acordo com o tipo de projeto que se está trabalhando.  
Além disto, é elaborado o planejamento da monitoria e avaliação do projeto.





Monitoria e avaliação do projeto

A monitoria e avaliação do projeto não se realiza apenas uma vez no decorrer do ciclo de vida do projeto. Os resultados e demais objetivos do projeto,  devem ser cuidadosamente monitorados de acordo com o plano pré-estabelecido. A partir do monitoramento e do informe de avanço,

é avaliado os desvios encontrados e posteriomente são realizados os ajustes por meio da adoção de medidas corretivas, representadas por ações que são incorporadas ao plano original e devidamente controladas .


Dentro do princípio do enfoque participativo, é estruturada a organização interna do projeto, sua relação com os ambientes externo e interno, a formação de um Comitê Gestor participativo, além de se elaborar as descrições individuais de tarefas a serem executadas pelos parceiros.



Concluo que esta prática pode ser adotada em ambientes de projetos onde há forte participação da sociedade, governo e terceiro setor onde os princípios básicos do ZOPP se encaixam, além da comprovada utilização deste método em agências do Governo (Banco Mundial e a Comissão Europeia).


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Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
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