sábado, 28 de fevereiro de 2015

Modelo Prático de Dashboard de Projetos e como apresenta-lo em reunião de progresso

Um dashboard de projetos é a fotografia de como seu projeto esta sendo executado em um dado instante do tempo durante o ciclo de vida do projeto, demonstrando o progresso do projeto naquele instante, como se fosse o painel de seu veículo enquanto voce esta dirigindo. Nele você consegue visualizar todas as funções do carro com apenas um olhar no painel, desde velocidade até o nível de combustível. Quando você olha para seu dashboard (ou painel)  você recebe imediatamente feedback de onde exatamente você esta em um dado momento no tempo de sua viagem com seu carro

É a mesma coisa em um painel de projetos, seria ridículo você executar seu projeto utilizando-se apenas do dashboard, você precisa olhar para todas as direções de modo a manter seu projeto no rumo certo.
De vez em quando você vai olhar para o painel do projeto para ver como as coisas estão indo. Com base no feedback que você recebe, ajustes serão necessários para manter o seu projeto no caminho certo.


Tem sempre alguém sentado ao lado dizendo o que deve ser feito enquanto você dirige, correto ?

“Pegue a esquerda, vá devagar, acelere. Estamos perdidos não estamos?" São todas frases familiares quando estamos dirigindo e tem alguém sentado no banco de passageiro durante sua viagem. Claro que você ouve e medita sobre este contexto e, como resultado decide ou não ajustar sua viagem.

Seus projetos também possuem os colegas de viagem, eles são chamados interessados no projeto (stakeholders). Pode ser qualquer membro da equipe do projeto, patrocinador ou mesmo alguém envolvido com baixa frequência de participação.
O que pode te ajudar para fazer com que seus parceiros de viagem fiquem mais confortáveis durante o percurso?
Um bom dashboard de projetos irá prover fatos objetivos minimizando opiniões subjetivas e reduzindo o ruído de comunicação sobre a situação de seus projetos. 


O que deveria ser incluído em um Painel de Projetos ? 
Dashboard (ou Painel de Projetos)  de projetos normalmente podem ser ajustados às necessidades de cada gestor ou empresa, porém é fortemente recomendável que alguns elementos façam parte de seu painel, são eles:

  • Situação Atual – Uma breve descrição de onde seu projeto se encontra.
  • Risco – Deve haver alguns elementos de gestão de riscos em seu painel, talvez a quantidade de riscos em aberto (Alto, Médio e Baixo) ou ainda apenas os riscos de criticidade alta com respectivo plano de resposta.
  • Financeiro– Necessário porque permitirá ao leitor do painel saber como anda a saúde financeira do projeto, isto é, do ponto de vista orçamentário (acima ou abaixo) e quanto. O mesmo conceito pode ser adotado para a utilização de recursos; além disto, voce pode utilizar outras métricas financeiras.
  • Métricas Principais – Os famosos KPIs (Key Metrics or Key Performance) devem ser incluídos no dashboard. Este indicador pode variar por tipo de projeto, empresa ou indústria e irá proporcionar uma foto do momento de seu projeto.  Pode ser percentual de completude, percentual remanescente, horas extra, índice de qualidade, taxa de defeito ou qualquer indicador que necessite ser medido.
  • Próxima Passos – Todos os envolvidos no projeto deveriam ler o painel do projeto, não somente para entender a situação atual do projeto de maneira clara e concisa, mas também para planejar os próximos passos para o projeto. Isso permitirá a remoção de quaisquer problemas ou obstáculos que estão impedindo que o projeto avance.



Um exemplo prático de um Painel de Projetos é mostrado na figura abaixo, este exemplo trata os indicadores do projeto e também já fornece informações da situação atual do projeto e sua tendência futura:


Este modelo é muito prático porque além de demonstrar o progresso do projeto, ele fornece a situação do projeto naquele momento do tempo, e você não precisa de nenhuma ferramenta para produzi-lo e, se necessitar utilize uma planilha de cálculo ou apresentação para construção. Note que ao lado das descrições você pode colocar o símbolo circulo (Amarelo, Verde e Vermelho), para indicar a situação do evento, como por exemplo, no caso de avaliar o marcos do projeto:
  • Verde – No prazo
  • Amarelo – Atenção há risco de atraso
  • Vermelho – Atrasado

A sugestão é que você utilize este modelo como base e, faça as adaptações necessárias às suas necessidades, segue a explicação do modelo:

  • Nome do Projeto – nome do projeto que esta sendo executado
  • Sumário Executivo – breve descrição de alto nível da situação atual do projeto,
  • Principais problemas – problemas que estão impedindo o projeto de ser executado, nome do dono do problema e data de solução,
  • Marcos Atingidos – Eventos cumpridos pelo projeto (data original da linha de base e data atual do marco),
  • Próximas atividades – próximas tarefas prevista do cronograma a serem realizadas até a próxima emissão do dashboard,
  • Principal marcos do projeto – principais eventos do projeto planejados no cronograma que irão ocorrer
  • Atividades em andamento – atividades em andamento com data prevista de término (do cronograma) e não planejadas
  • Solicitações de mudança – identificação e nome das solicitações de mudança em aberto, este é um ponto muito importante no projeto porque pode afetar a desempenho do projeto como também pode ser uma oportunidade para a que novas vendas ocorram.


KPIs

  • Prazo – Indicador de progresso de Prazo (SPI), que pode ser obtido através da ferramenta de análise de valor agregado 
  • Custo – Indicador de progresso de Custo (CPI), que pode ser obtido através da ferramenta de análise de valor agregado 
  • Qualidade – Indicador de critério de qualidade do projeto , irei abordar este tema no meu próximo post
  • Margem do Projeto – Margem original no momento em que o projeto foi vendido e margem atual, lembro que este indicador em conjunto com os dois indicadores abaixo são úteis apenas quando seu projeto é executado por empresa de consultoria que recebe pelo serviço.
  • Faturamento – Indicador de progresso de faturamento, por exemplo, valor total já faturado e valor total pendente ou percentual total já faturado, 
  • Cobrança – Valor pendente de pagamento pelo cliente 

Riscos

Relação dos principais riscos do projeto e seu respectivo indicador de situação (Verde,  Amarelo e Vermelho)

Dica de Reunião de status do projeto:


Quando você tem o controle do projeto, você controla a situação e minimiza surpresas em uma próxima reunião, mas infelizmente o mundo não é perfeito, por isto tenha muito cuidado durante a apresentação do status do projeto, porque talvez já tenha passado por isto:


Reunião semanal de projetos junto com o escritório de projetos e principais interessados na sala de reunião. Chegou o momento em que você tem a palavra e começa impecavelmente discorrer aos presentes sobre o relatório de status do projeto. Com toda segurança você termina sua exposição, mas neste momento o João, pede a palavra, todos o conhecem, toda a vez que o João "pede a palavra" ele não perde a viagem e não desaponta, para ser mais claro, sempre que o João abre a boca, todos sentem aquele frio na espinha, n e já sabem que ai vem bomba e, o João sempre eficiente mostra para que veio, a bomba cai no alvo e, ela se chama problema. Cinco segundos de silêncio se passam ninguém sabia deste problema mutante, porque ele rapidamente se transformará em plena reunião em pesadelo e, justo no seu projeto, a reunião agora se torna uma verdadeira guerra só que agora o campo de batalha será no seu quintal.

Todos se viram para você o Gerente de Projetos fitando-o fortemente com a expressão:

"Com certeza você esta sabendo disto, correto?".

A situação é séria, mas deve ser enfrentada, lembre que conflito ou crise não é necessariamente algo ruim, na realidade ele é benéfico para a equipe de projetos e para os interessados, porque demonstra respeito ao seu trabalho e ao trabalho dos outros (inclusive o João).

Além disto, significa que neste projeto que você lidera há paixão, orgulho e comprometimento de todos na sua execução, significa também que as pessoas entendem que algo deu errado e que estas ramificações que tiram o projeto dos trilhos deixaram todos preocupados; não havendo indiferença o que seria a pior coisa que poderia acontecer. 
Uma vez que você aceitou que isto não é o fim do mundo e que a preocupação de todos é saudável para o projeto, você pode agora caminhar um passo adiante e começar a tratar o problema, adotando os passos abaixo:

  • Ouça o João com atenção e demonstre interesse por suas preocupações, embora o momento atual da reunião é terrível para você, há mérito e valor no que ele tem a dizer, aliás, ouça o que todos têm a dizer, de a eles igual oportunidade para expressar suas preocupações levando em consideração em como isto irá impactar seu mundo departamental e porque eles teriam que ter sabido disto antes, pois eles poderiam ter feito algo a respeito. 
  • Não permita que as pessoas interrompam umas as outras, atue como moderador.
  • Seja o facilitador - Uma vez que todos tiveram a oportunidade de se expressar, sumarize o que você ouviu. Faça isto diplomaticamente atuando de forma positiva.
  • Reconheça a preocupação de todos, foque nos fatos. Isto é parte da gestão de problema. Fatos podem algumas vezes ser elucidantes, você pode inclusive solicitar mais informações de modo a entender com mais profundidade o problema deste modo. Todos perceberão que você não esta na defensiva ou apoiando este ou aquele e, sim focando no entendimento e na possível solução do problema. A consequência disto é que o grupo deixará o lado emocional e partirá para a realidade lógica da questão.
  • Agora que você esta livre de emoções e trabalhando com fatos, seu próximo passo é buscar consenso. 
  • Uma boa maneira de se fazer isto é discursar enfatizando que todos querem o melhor para a empresa, que o cliente não seja impactado negativamente e que este tipo de anormalidade não introduza caos nos departamentos dos colegas.
  • Este é o inicio do discurso onde você deve demonstrar comprometimento e preocupação na busca da solução a qual deve ser o assunto principal do discurso. 
  • Desenvolva a solução com todos os interessados - comece agora conectando os pontos do da solução, pensando fora da caixa utilizando técnicas que te ajude a buscar alternativas para o problema e criar um plano de trabalho.
  • Follow-up
  • Trabalhe junto com os gerentes durante a semana para que eles tenham tudo o que é necessário para programar o plano, monitore o problema com muita atenção, e demonstre atitude. 
  • Use este processo como uma referência de como os problemas será tratada no futuro. 
  • Lembre que este problema certamente vai aparecer na próxima reunião semanal de status.
BOM USO !


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Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
rosamilha@gmail.com
Twitter: nelsonrosamilha
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