Dicas para reuniões produtivas

Qualidade: Dicas para reuniões produtivas

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Publicado em: 28/03/2012  |  Leituras: 104 |  Fonte: Redação Qualidade Brasil | Hora: 00h01min 

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Já imaginou como você pode melhorar o desempenho das reuniões em sua empresa? pois é, relacionei neste artigo algumas dicas interessantes para que você possa aplicar na busca pela melhoria.

 Planejamento das reuniões

Planejar o que será abordado durante a reunião é necessário, para atendimento aos objetivos e interesses do grupo, portanto devemos elaborar um fluxo desta reunião considerando o tempo necessário para abordagem de cada tema, não esquecendo que o processo de debate deve estar estabelecido de forma clara.

Um dos problemas durante a realização de uma reunião é a abertura para debate de um determinado tema, portanto ao ceder este espaço seja claro no tempo disponível ao mesmo, permitindo a todos a participação de maneira objetiva.

Objetivos da reunião

Não adianta dialogar sobre um assunto apenas, devemos estar focado na real necessidade deste evento considerando quais os resultados estamos esperando, para isso identificar ações e resultados são necessários para melhor aproveitamento deste tempo disponível.

Um dos pontos que mais considero importante durante a reunião é a objetividade do conteúdo que está em debate, devemos estar sempre voltados para uma constante avaliação de cada ideia apresentada não permitindo a distorção do foco, pois em muitos casos o diálogo começo em um porém e termina em outro, tome cuidado para não ser vítima da perda de objetividade.

Preparação da reunião

Uma reunião prática deve ser preparada de maneira antecipada, considerando o conteúdo a ser utilizado, fazer uso de apresentações com design justo e objetivo, transformando suas metas em resultados, possibilitando a todos os participantes identificarem o foco.

Além do aproveitamento do tempo, estaremos adequando de maneira eficiente o que se espera desta reunião, em muitos casos uma reunião aborda inúmeros temas com objetivos diferentes, então, que tal criar um fluxograma facilitando a apresentação de maneira mais objetiva.

Tempo da reunião

Um dos fatores que mais afetam os resultados de uma reunião é o tempo utilizado, em muitos casos a reunião pode perder o foco e sua função, então programe o tempo necessário para a realização, busque a eficiência sem perder a tolerância do tempo.

Um dos pontos importantes durante uma reunião é transformar em treinamento, então tome cuidado, pois reunião tem como objetivo criar o diálogo de um determinado assunto e o treinamento é o ato de qualificação de um grupo de pessoas.

Evitando interrupções durante a reunião

Hoje ao meio de tanta tecnologia, imagine em uma única sala a participação de 10 pessoas, então temos possíveis 10 aparelhos celulares, e ao mesmo tempo notebook, tablets e outros que são costumeiros no dia a dia, evite que os mesmos façam uso destes aparelhos, evitando a desatenção.

Certamente durante uma reunião os participantes devem estar envolvidos no conteúdo, para isso devemos estar atento ao que de fato está em questão, facilite esta etapa adequando um procedimento de bons costumes, onde se passa a ser necessário apenas uma caneta,bloco de anotações e agenda.

Divulgação antecipada da reunião

Divulgar uma reunião internamente é muito fácil, elabore um registro de aviso de reunião, onde você deverá apresentar ao participante informando a data,local e tema a ser apresentado, e claro, solicite a assinatura do mesmo para efetivar assim o conhecimento desta informação.

Outra forma é divulgar as reuniões através de uma calendário, onde você disponibilizará o local,data, tema a ser apresentado, preste atenção no local a ser divulgado este calendário, podendo ser em locais de grande circulação e até mesmo um cópia para cada participante.

Materiais de uso na reunião

Lembre-se de que durante a realização de uma reunião o registro das atividades é necessário, portanto utilize uma ata de reunião onde deverá estar relacionado todos os eventos abordados,responsáveis e datas, em muitos casos podemos aplicar a ata de reunião e em anexo utilizamos também o 5W2H onde podemos definir cada ação, responsável e prazo e demais fatores relacionados.

Durante uma reunião podemos necessitar de uma apresentação, então preparar a apresentação por meio do Office Power Point necessita de tempo, reserve um tempo para a diagramação deste conteúdo de para melhor aproveitamento do tempo disponível, não sendo rápido, mas sim sendo eficiente neste processo.

Qualidade da reunião

Você já pensou que durante a reunião devemos estar voltado também para avaliação de cada assunto abordado? sim, todos os envolvidos devem ter de forma simples e clara a sua real participação neste evento. Medir a Qualidade de uma reunião é muito simples, verifique diretamente com cada participante o entendimento das questões apresentadas e também aproveite para tirar as dúvidas que em muitos casos acabam transformando a reunião em um fórum, seja bastante especifico nas perguntas de avaliação para facilitar também seu processo de investigação.

Em muitas reuniões que participei, notei que o tema em questão não estava diretamente ligado a minha atividade, porém estava presente para absorver o conteúdo e me qualificar diante da meta, então penso que o processo de avaliação deste evento deva ocorrer para que possamos chegar em um alto desempenho de produtividade.

Ambiente adequado para realizar a reunião

Imagine realizar uma reunião em local com alto ruído e também sem luz adequada, por exemplo ao realizar uma apresentação o local não permite o uso de data show, ou você não tem disponível o Flip Chart, neste exato momento perdemos um potencial produtivo desta atividade, então avaliar antes o local a ser utilizado é recomendável.

Outra questão que sempre menciono é o layout dos participantes, note que na figura abaixo apresento 3 layout´s, com o objetivo de facilitar o foco da atenção dos participantes, isso depende é claro do número pessoas neste evento e também a estrutura disponibilizada.

Estas são as dicas de hoje para você profissional da área de Gestão e claro a todos os profissionais que em certo momento se depara com esta necessidade, previna-se tornando suas reuniões produtivas e claro qualificadas.

Aproveite e e faça seu comentário sobre este conteúdo no formulário abaixo, deixando sua dica,ideia e até mesmo nos informe qual o tema que gostaria de encontrar aqui.

Redação

Os benefícios do Poka-Yoke

Os benefícios do Poka-Yoke

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Publicado em: 23/03/2012  |  Leituras: 94 |  Fonte: Redação Qualidade Brasil | Hora: 00h02min 

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Foto: Zafenate Desidério
Modelos de Poka-Yoke

Hoje vou falar de uma das ferramentas mais antigas e utilizadas no mundo da Qualidade, diretamente ligado a industrias, esta ferramentas auxilia no uso adequado de um equipamento e também na produção correta de um produto.

Sua aplicação tem como objetivo evitar a ocorrência de defeitos que possam ocorrer durante o processo de manufatura, seu desenvolvedor Shigeo Shingo idealizou está técnica inicialmente, mas devido ao seu sucesso o mesmo passou por inúmeras modificações e claro adaptações, o Poka-Yoke faz parte do Sistema Toyota de Produção.

O principal resultado desta técnica é ao ter sua aplicação por exemplo em um equipamento de produção, a inspeção passa a ser 100% do total produzido, garantindo assim a Qualidade final do produto.

Resumindo o Poka-Yoke é um termo japones onde Yokeru significa “Prevenir” e Poka “erros por desatenção”. Sendo um dispositivo ou sistema Poka-Yoke com a função de prevenir falhas humanas por falta de atenção que resultem defeitos no produto.

Métodos para aplicação do Poka-Yoke

• Método de contato: Sua aplicação através do contato possibilita a identificação dos defeitos, tendo sua base as características do produto.

• Método de conjunto: Baseado na execução de atividades previstas, verificando sua execução ou não.

• Método de etapas: Verifica as etapas estabelecidas por determinado procedimento.

O que podemos identificar na aplicação do Poka-Yoke é que temos uma ferramenta potencial para o atendimento aos procedimentos de uma determinada linha de produção, a sua utilização auxilia neste atendimento de requisitos conforme as especificações do produto.

Mesmo sendo processo manual, podemos aplicar o Poka-Yoke através do método de contato, ou seja, não se consegue posicionar uma determinada peça sem que a mesma se encaixe perfeitamente no dispositivo, caso a mesma não se encaixe, ou a peça está sendo colocada de forma errada ou já está com problemas dimensionais, o que possibilita a inspeção de maneira antecipada.

Este fator de inspeção do Poka-Yoke está relacionado diretamente na ação humana, porque durante um processo de manufatura onde temos a utilização de mão de obra humana, devemos contar com diversos fatores de riscos, entre eles menciono alguns .

• Falta de atenção;
• Falta de conhecimento;
• Acuidade visual;
• Erro proposital.

Diretamente ligado a prevenção de defeitos, podemos considerar o custo de implantação de um dispositivo Poka-Yoke baixo, dependendo é claro da sua aplicação, portanto devemos considerar o rápido retorno de sua aplicação, gerando economia, segurança, Qualidade e agindo diretamente no tema produtividade.

Podemos citar milhares de exemplos para o Poka-Yoke, mas abaixo vou relacionar alguns muito conhecidos e outros desenvolvidos para itens específicos.

Aqui temos um exemplo clássico de Poka-Yoke, os já esquecidos disquetes tem suas dimensões e formato voltados para o não uso inadequado, ou seja, você já conseguiu colocar um disquete virado? ele não entra no drive corretamente não é, muito bem planejado. O Poka-Yoke do disquete evita o uso incorreto e tambem a quebra de seu leitor.

Temos ai uma ação muito clara deste dispositivo, pois não somente o disquete contem a funcionalidade do Poka-Yoke como também o seu drive leitor, consideramos assim que a sua aplicação teve êxito considerável, evitando reclamações, quebras de aparelho, perda de dados importantes e outros fatores conforme sua utilização.

Aqui temos uma clara função do uso do Poka-Yoke, além de ter sido utilizado em normas internacionais de segurança, muita das vezes este método passa despercebido, neste caso se evita a conexão inadequada, diminuindo o risco de choques elétricos, evitando curtos elétricos por conexão errada.

Outros modelos de Poka-Yoke podem ser encontrados internamente em produtos eletrônicos, dificultando a sua visualização, mas estes foram aplicados para garantir a sua correta montagem.

Como você pode notar o Poka-Yoke resulta diretamente no consumidor final, pois além de atender procedimentos, o mesmo busca não somente evitar defeitos como assegurar o seu uso correto, refletindo na sua aplicação final e durabilidade do produto.

Outro exemplo muito utilizado em processos de manufatura é o uso de Pinos fixados na base de produção de um determinado produto, no exemplo ao lado seria impossível o operador inverter a peça, pois além das posições dos pinos temos a possibilidade de determinar um diâmetro diferente para um, garantindo assim que o operador não consiga produzir até que a mesma esteja na posição correta.

Certamente o uso do Poka-Yoke por exemplo em indústrias automobilística tem sua função determinante, você já conseguiu por exemplo colocar a chave de contato para ligar o carro na posição errada? pois é, temos ai o uso direto desta técnica, entre outras muitas existentes no carro.

Abaixo relacionei alguns exemplos de Poka-Yoke que encontrei rapidamente em minha casa, tirei algumas fotos para para que você tenha uma ideia de como este metódo está tão presente, verifique que estão em todos os lugares possíveis, tente inverter as posições para ver se dá certo.

 

Poka-Yoke Notebook

Poka-Yoke Televisão

Poka-Yoke Controle Remoto

Poka-Yoke Fechadura

Kanban! a Gestão Visual

Kanban! a Gestão Visual

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Publicado em: 16/03/2012  |  Leituras: 59 |  Fonte: Redação Qualidade Brasil | Hora: 00h09min 

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Foto: Reprodução
Quadro Kanban

Kanban na realidade já é uma prática antiga muito utilizada, talvez a sua empresa já utilize está técnica e você não tenha notado, mas os seus resultados ajudam e muito no dia a dia, facilitando o processo de produção em todas as suas etapas, então vamos agora entender um pouco mais sobre sua origem e tambem de sua prática.

Kanban é uma palavra japonesa que tem como definição os termos Registro ou Placa invisível, isso mesmo, é através da identificação no fluxo do processo que o mesmo auxilia, podendo ser cartão, luzes ou caixas entre outras tantas técnicas utilizadas.

O Kanban é muito utilizado nas industrias automotivas em linhas de produção ajudando a controlar a Quantidade necessária entregue para cada etapa de um fluxo de manufatura e estoque, em caso desta quantidade se esgotar o aviso retorna ao seu ponto de origem gerando um novo pedido de mais peças ou não, criando assim um fluxo automático de produção, gerando resultados na produtividade.

Temos 2 tipos de Kanbans, sendo eles Kanbans de Produção ou Kanbans de Movimentação, agindo diretamente ao local de armazenagem de matéria prima, onde no uso deste acaba não sendo necessário a utilização de formulários, sistemas e até outra prática utilizada pela empresa.

O investimento para implementação é consideralvemente baixo, claro, isso depende do porte da empresa ao qual o mesmo será utilizado, mas no caso de uso de Quadros de cartões de sinalização ou identificação para os processos, o Kanban acaba se tornando a melhor ferramenta na busca pela sintonia perfeita da produção e estoque, pois além de sua didática o mesmo ajuda diretamente a não deixar o estoque sem produto, evitando atrasos ao clientes.

Quando no uso de caixas ou cartões para a produção, o objetivo é produzir somente o necessário para o estoque um determinado produto, retirando assim o excesso na produção e também no estoque.

Diretamente ligado ao sistema de produção o Kanbam ajuda no sucesso do Sistema Enxuto ou Just in Time, não tendo claramente a mesma técnica do Just in Time.

Pesquisando descobri um termo que define claramente o que é o  Kanban, gestão visual no controle de produção e estoques.

No caso de Kanban realizado através de Quadro de Cartões, o cartão poderá estar em no máximo dois locais, ou ele estará anexado ao Quadro ou estará na produção, ou seja, quando o mesmo estiver anexado ao produto, após seu uso ele retorna para o Quadro, logo após o mesmo fará parte de uma nova solicitação de fornecimento deste produto em questão.

Através da Gestão visual deste cartões, podemos nos orientar com as cores, como no quadro abaixo, onde podemos identificar a criticidade de produção definida pelo estoque.

Este processo de Kanban auxilia os operadores de determinado processo a identificar qual a necessidade de produção, tendo através destes cartões a programação exata para a mesma, digamos que seria uma exata conexão entre estoque e produção.

Em caso de não encontrar cartões no Quadro esta produção deverá ser Interrompida pois o estoque em questão já está no seu limite máximo.

Além do cartões tambem temos o sistema de caixas empilhadas na vertical, estando em locais demarcados com cores diferentes, funcionando da mesma maneira que o Quadro, ou seja, quando o nivel chegar ao máximo ou na cor vermelha quer dizer que haverá a falta de peças para o cliente.

Em caso de não houver mais caixas vazias no local, siguinifica que não a mais necessidade de produção de uma determinada peça para o cliente, pois as mesmas estão em produção ou em estoque.

Fica a dica do Kanban, talvez você já tenha visto ou utilizado, esta técnica apesar de simples é uma das grandes ferramentas utilizadas em indústrias de automoveis entre outras.

Abaixo na galeria de fotos coloquei alguns exemplos de imagens sobre o Kanban onde você poderá tirar algumas ideias muito práticas para começar sua Gestão visual.

Boa sorte!

GALERIA DE FOTOS:

 

Como estruturar um cronograma

Caros colegas , fiz uma pequena pesquisa e coletânea de material e, montei um pequeno artigo sobre o tema acima, o qual considero crítico para gestão de projetos. Como ninguém é dono da verdade e, procurando sempre melhor nosso conhecimento, gostaria que voces postassem aqui seus comentários a respeito deste tema.

Abraços

O que é um cronograma

É uma ferramenta para gerenciamento do Tempo de um Projeto.

Sua essência é a composição de uma lista de atividades interligadas por relações de dependência (obrigatórias, arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário (datas, feriados) e após a análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de Recursos), possibilita a identificação e controle da data de realização de atividades.

O cronograma normalmente é baseado no Gráfico de Gantt, que é uma ferramenta gráfica para visualização do trabalho ao longo do tempo.

O grande segredo do cronograma é a identificação do Caminho Crítico, pois apenas com essa técnica o Gerente de Projetos têm a possibilidade de aplicar técnicas de controle (Fast Track, Crashing, Corrente crítica, buffers etc) que aumentem a probabilidade de entregar o projeto no prazo estipulado.

O cronograma é uma ferramenta para documentar e controlar o tempo que será gasto na realização de um conjunto logicamente relacionado de atividades em um projeto.

Serve para monitorar o andamento das atividades em relação ao tempo, para  garantir que o projeto finalize numa data planejada e controlada.

O gerente de projeto atua como facilitador na criação do cronograma e geralmente as atividades são determinadas pela própria equipe de execução, portanto lembre que o cronograma deve ser compartilhado e ajustado junto com a equipe, isto serve para promover o que chamamos de team buy-in, se a equipe não “comprar” a idéia voce tem um problema !!

Existem várias formas de estruturar um cronograma, a cada projeto deve-se avaliar a estrutura que permita o melhor gerenciamento, observando sempre a fluidez das atividades e a facilidade de visualização da conclusão das etapas e também a aderência ao processo no contexto de sua empresa.

 As duas estruturas mais comuns são: por entregas e por fases.

 No cronograma por entregas, quebra-se o produto/serviço a ser gerado em pedaços e organiza-se atividades para conclusão desses pedaços individualmente. Já no cronograma por fases, cria-se um conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do projeto e organiza-se atividades para sua conclusão.

Mesmo que seu ambiente de trabalho seja complexo e o projeto sofra muitas  mudanças, sempre vale a pena manter um cronograma este artefato mune o GP de informações para prestar status do andamento do projeto, controlar tempo e custo, definir táticas para manter o projeto no prazo, etc..

Lembrem ....

”In God we trust, all others must bring data” (W. Edwards Deming),

traduzindo: “Em Deus nós confiamos, todos os demais tem que trazer dados”, assim funciona o mundo corporativo.

Independentemente de ser cronograma por fases ou entregas lembrem que existem atividaes que voce deve considerar:

·        Dependências - Atividades que o projeto não pode resolver por que esperar o resultado de um terceiro, como: cliente, atividades/tarefas, projetos ou sub-projetos.

·        Entregas – É a lista das entregas do projeto, que deverão vir diretamente da Declaração de Trabalho e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram.

·        Marcos – É a lista de marcos conforme necessidade (devem ter sempre o esforço em zero horas) e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram

Concluindo:

A forma mais simples para explicar como montar é listar o passo a passo do processo:

1.     Montar a WBS;

2.     Listar atividades;

3.     Estimar duração das atividades;

4.     Definir Recursos das atividades;

5.     Definir dependências entre as atividades;

6.     Definir calendário para os recursos;

7.     Definir data inicial do projeto;

8.     Montar cronograma em uma ferramenta de Gestão de Projetos;

9.     Nivelar recursos;

10.  Identificar e analisar o caminho crítico;

11.  Traçar uma linha de base;

12.  Iniciar o monitoramento e controle do projeto.

Recomendações práticas sobre uso do cronograma

· Mesmo nos projetos mais simples, identifique o caminho crítico; 

· Cronograma desatualizado não serve para nada;
· O cronograma deve ser distribuído às equipes do projeto, senão não saberão que atividade fazer na sequencia;
· Atividades não devem ser maiores que 40 horas, nem menores que 4 horas;
· Use um padrão de atualização como 20-50-100, 20-50-80-10, 50-100 ou 0-100. Geralmente não é relevante encontrar o percentual exato de completude de uma atividade, (pessoalmente não gosto deste método)
· O cronograma não garante entregas no prazo, para isso dependemos das pessoas;
· Use uma ferramenta de apoio para geração e controle de cronograma, fazer no Excel geralmente não compensa o trabalho.

Caso voce tenha dificuldades nas estimativas iniciais por ponto de função, a tabela abaix pode te ajudar:

Veja abaixo a descrição gráfica de processo de elaboração de cronograma:

Fonte:  Pmtech®

E por fim, durante o monitoramento e controle do projeto:

Lembrem da Síndrome dos 90% completo.....o Software está 90% completo  durante 90% do tempo

Análises de desempenho medem, comparam e analisam o desempenho do cronograma, como:

• Datas reais de inicio e termino vs. datas planejadas 
• Percentual completa vs. prevista
• Duração restante para o trabalho em andamento
• Técnica: Gerenciamento de valor agregado (GVA)
• Variação de prazos (VPR)
• Índice de desempenho de prazos (IDP)
• Parte importante é a decisão, se a variação do mesmo requer ação corretiva
• Grande atraso em qualquer atividade, que não esta no caminho crítico pode ter pequeno efeito no cronograma geral
• Pequeno atraso numa atividade crítica pode requerer uma ação corretiva imediata.

É sua responsabilidade

“It is important to realize that the project manager will be held to the schedule baseline. The project manager must measure how the project is going, and be able to recommend and  implement corrective and preventive actions to adjust the project along the way to make sure the baseline is met.”    

Rita Mulcah