Ganhe respeito dos gerentes funcionais, planeje bem seus recursos

Ganhe respeito dos gerentes funcionais, planeje bem seus recursos

Muitos trabalhadores estão familiarizados e confortáveis em atuar dentro de uma cadeia de comando. Voce tem um gerente, o seu gerente tem outro gerente e assim sucessivamente até o topo da cadeia de comando, neste cenário planejar seus recursos é simples porque você sabe para quem reportar. Mas como projeto e problemas começam com a letra p....quando você entra no mundo de gerenciamento de projetos, você irá encontrar uma estrutura muito diferente: a matriz organizacional do mundo de gestao de projeto; a qual requer planejamento de recursos corporativo.

É onde as pessoas podem trabalhar diretamente para um gerente , mas podem estar "emprestadas" para outros gerentes (tipicamente gerentes de projetos) com o propósito de completar um projeto específico ou trabaçhar em uma iniciativa interna da empresa.

Para complicar ainda mais, estes mesmos recursos podem trabalhar para múltiplos gerentes de projetos em vários projetos...



Ocorre que a gestão diária destes recursos e a priorização para onde eles devem trabalhar ou não é assinalada pelos gerentes funcionais. Esses gerentes são tipicamente responsáveis ​​pelas avaliações dos funcionários em seu departamento e aprovam / negam solicitações como: férias e folgas. Eles irão fornecer informações para o departamento de RH para planejamento de longo prazo dos recursos humanos. Nesta estrutura, a qualquer momento o gerente funcional pode substituir a autoridade do gerente de projeto sob o recurso e colocar o cronograma do projeto sob forte pressão e até em risco...

Além disto, o gerente funcional pode não gostar do gerente de projetos (pessoalmente ou profissionalmente) e pode comprometer seu planejamento de recursos através de entraves burocráticos ou outros subterfúgios..

Voce pode ouvir algumas objeções de um gerente funcional, como:


“Você não sabe do que esta falando”



Este tipo de frase nos deixa chateados e frustados, infelizmente isto acontece. Se você tem conehcimento técnico forte em detritemento do negócio ou vice-versa e, durante uma reunião com o gerente funcional voce necessita de uma das duas e, esta é a que voce conhece menos..., , não tente fingir, não aja como se voce soubesse do assunto, isto só irá fazer com que voce perca credibilidade. Como gerente de projetos você não necessariamente precisa oferecer soluções técnicas. Seu trabalho é agir como facilitador e garantir que a atividade seja cumprida com a pessoa certa e com o skill técnico adequado.. Foque no que voce faz de melhor e deixe que a equipe ténica faça o que eles fazem de melhor.


“Voce esta tornando as coisa piores”


Isto é outra frase que nos deixa furiosos ou estressados ou decepcionados....
Como voce um gerente de projetos pode tornar as coisas piores ?


Seu trabalho é manter o projeto nos trilhos e não criar caos adicional.
Bem, se voce não sabe sobre o que voce esta falando sob a perspectiva técnica e tenta oferecer soluções ou pior, direciona erroneamente seu recurso, voce realmente estará tornando as coisas piores !

Como voce evita esta situação ? Estabeleça relacionamento com seus recursos técnicos da equipe, deixe claro até onde voce domina tecnicamente o tema, não atue tecnicamente se voce não conhece o assunto, voce precisa de credibilidade junto a equipe e não perde-la.


“Os recursos estão trabalhando em várias direções”


Voce pode ajuda-los ! Quanto melhor e mais produtivo um recursos se torna para a empresa, em mais projetos e atividades múltiplas ele estará envolvido e sem dúvida apagando vários incêndios; ajude-os a priorizar e focar nas atividades mais importantes.

Ponto importante, respeite o trabalho da equipe, estabeleça um relacionamento ótimo com os gerentes funcionais o mais cedo possível, atue junto com eles em quais áreas eles enfrentam os maiores problemas com recursos e procure ajudar, pergunte a eles sobre a experiência que tiverem como gerentes de projetos antes de voce. Isto te ajudará a entender o que os gerentes funcionais pensam a respeito dos gerentes de projetos e porque eles se sentem desta maneira.

Quanto melhor seu planejamento de recursos melhor o controle de recursos do departamento funcional, se possível considere em seu planejamento um buffer entre as atividades técnicas de seus recursos e o caos que ocorre no lado do negócio quando as coisas se tornam críticas.



Bom agora leve eles para almoçar !

BOM USO !

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TRIZ - Teoria para Solução Inventiva de Problemas (Inovação?)

TRIZ

Teoria para Solução Inventiva de Problemas

TRIZ é a sigla para as palavras russas que, em português, significam Teoria para Solução Inventiva de Problemas, 

A TRIZ começou a ser desenvolvida em 1946, por G. S. Altshuller, na antiga URSS. Altshuller trabalhava na Marinha da URSS e era, ele próprio, um inventor. Desde o início, a abordagem de Altshuller diferiu dos métodos desenvolvidos no Ocidente, como o brainstorming, o método morfológico e a análise de valor. Isto porque Altshuller focalizou-se não no estudo do processo de solução de problemas ou nas personalidades criativas, mas, nos produtos do processo criativo: as patentes. Ele procurou definir e analisar os processos envolvidos na obtenção das soluções inventivas contidas nas patentes.

Altshuller diferenciava os tipos de problemas entre conhecidos e novos. Os primeiros são aqueles que podem ser resolvidos procurando em livros, revistas ou consultando um especialista. O segundo tipo de problemas são aqueles para os quais não existe, no momento, solução. Este segundo tipo foi denominado de problemas criativos ou inventivos e é, fundamentalmente, para os quais Altshuller desenvolveu sua teoria.

O estudo de mais de dois milhões de patentes no mundo tem permitido identificar princípios universais de invenção. Ensinando estes princípios e com a ajuda de técnicas psicológicas de geração de idéias, a metodologia TRIZ pretende aprofundar e dinamizar o processo criativo.

Muito tem se escrito e falado sobre inovação e criatividade. Diz-se, mesmo, que a década de 90 foi a década da qualidade e a década atual é a da inovação. Mas, como inovar? E como ser criativo?

Existem diversas fontes de inovação. Idéias criativas são uma das possíveis fontes de inovação. Com idéias criativas, consegue-se produzir soluções originais e - em muitos casos - radicalmente mais eficazes que as convencionais. Ainda assim, há indícios de que esta habilidade natural pode ser melhorada com o uso de métodos.

Criatividade refere-se à capacidade de resolver problemas de forma excepcionalmente competente e original. As idéias e os produtos devem ser originais, adaptáveis e completamente desenvolvidos. O pensamento criativo procura encontrar soluções novas, por oposição ao pensamento convergente, no qual a pessoa dirige seus esforços a encontrar uma solução correta e conhecida. Existem tantos tipos de inteligência como de criatividade e as pessoas criativas tendem a sê-lo num único campo de ação.

Pelo menos quatro etapas são típicas na procura de uma solução criativa: a preparação, a incubação, a iluminação e a verificação ou refinamento. Durante a preparação o pensador define, o melhor possível, o problema e busca o maior número de recursos para sua solução. Em certas ocasiões, o pensador criativo toma decisões preliminares sobre a relativa importância de cada um deles. A incubação é o período em que a pessoa, livre de restrições racionais ou lógicas, divaga e medita. A iluminação é definida pelo momento em que os recursos ou partes de um todo “encaixam” e se chega a uma decisão ou solução. Finalmente, a verificação ou refinamento é o processo de fazer pequenos ajustes para se chegar à forma final de apresentação.

Mesmo que estas quatro etapas sejam comuns na rotina de resolução de problemas de muitos pensadores criativos, nem todos seguem esta estratégia. Ainda mais, as etapas descritas anteriormente não garantem que se possa chegar a uma solução satisfatória. Os resultados dependem também das habilidades, motivações e treinamento do inventor.

Hoje, existem muitos praticantes da TRIZ no mundo inteiro, estando a maior parte deles em países da antiga URSS. Devido à falta de intercâmbio de informações com os países ocidentais durante o regime comunista da antiga URSS, a difusão da TRIZ no Ocidente somente se iniciou em 1990, mas, vem sendo rápida, como pode ser observado pelo leitor em artigos e relatos disponíveis, por exemplo, no TRIZ Journal (http://www.triz-journal.com).

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Nelson Rosamilha, PMP®,BB,Prince 2 Practitioner®

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Uma boa visão de liderança

Uma Boa Visão de Liderança

Quando um produto, solução ou serviço apresenta resultados satisfatórios para aquilo que se propõe, certamente há no seu processo de criação uma boa camada de qualidade. Isso, por si só, o fará ser admirado, referenciado e exemplificado por muitos. Na liderança não é diferente. Na sua esfera de atuação, o líder trabalha muitos valores, sentimentos, atitudes e convicções.

Conheci uma visão de liderança que se encaixa perfeitamente no que vive um líder atualmente e percebi o quanto essa visão seria útil a todos, aprimorando a formação e estabelecendo valores fundamentais à prática diária de gerência de projetos. Vamos a ela.

(...)
Existem os líderes mais humanos, os líderes autoritários, aqueles que gostam de deixar a equipe distante e ficar no topo do seu pedestal. Mas sem dúvida o verdadeiro líder consegue extrair o máximo da sua equipe, mantê-la motivada e confiante, consegue sonhar e espremer o limão ao mesmo tempo. Esse sim, vai ter sempre a confiança da sua equipe e para mim, definitivamente, não é possível fazer isso mantendo a equipe afastada.

É preciso o envolvimento, é preciso saber quais os anseios dessa equipe, para onde eles gostariam de caminhar, e porque não saber um pouco da vida. Só conhecendo sua equipe você vai conseguir tomar algumas decisões.

Um membro da sua equipe que passa por um sério problema pessoal não deve ser a melhor pessoa para tocar um projeto problemático em um cliente importante. Concorda? E como ter a sensibilidade para decidir isso? Eu acredito sim que todos nós precisamos separar o pessoal do profissional, mas um bom líder sabe a hora de espremer e a hora de soltar. E isso será possível apenas com a avaliação diária da equipe, resumindo: com a Franqueza.

Claro que essa proximidade com a equipe pode diminuir com a sua subida na carreira, mas não precisa terminar. Se você lidera uma equipe de 10 pessoas consegue fazer isso diariamente, se você lidera uma unidade de 400 pessoas isso vai ser mais difícil. Então precisa ter na sua equipe gerencial de pessoas que tenham os mesmos valores e pensamentos, só assim a engrenagem vai funcionar. Você não pode remar para a direita e ter um membro da equipe remando para a esquerda.

O líder precisa ser basicamente um homem que demonstra energia e confiança, um motivador, conseguir avaliar a equipe o tempo todo, não ter medo de tomar decisões nada populares, ter visão de futuro, precisa saber sonhar e ao mesmo tempo fazer acontecer, precisa saber espremer o limão, precisa saber a hora de espremer e a hora de soltar. Resumindo, liderar não é tarefa fácil. É para poucos, é para sonhadores e realizadores. Enfim, é para seres Humanos!(...)

Um líder que ajuda e estimula a equipe é sempre bem-visto na companhia, simplesmente porque isto aumenta a produtividade. E mesmo se você fizer sua equipe produzir o mesmo, mas com menos esforço, também estará no lucro, já que garantirá a satisfação do empregado. Isso sem contar a recompensa pessoal de saber que você está fazendo a diferença na vida das pessoas.

Algumas dicas, o ajudarão a ser um grande líder:

• Treine a habilidade de escutar. Faça um planejamento para os próximos meses e defina objetivos a alcançar.
•  Crie seu modelo de treinamento. Como você poderá despender tempo com cada um dos seus funcionários? Quanto tempo cada sessão poderá durar? Sugiro começar com uma sessão de 60 minutos ao mês. Muitos líderes têm preferido falar com todos os funcionários num mesmo dia ou em dois, no máximo.
•  Faça o convite pessoalmente para conquistar os funcionários. Compartilhe suas expectativas e seu desejo de que alcancem níveis superiores na empresa. Deixe claro que, durante as conversas, eles serão o assunto.
•  Não fale apenas uma vez com cada um. Dê um feedback, com suas impressões, suas conclusões.
• Faça relatórios sobre as conversas, com os temas discutidos e possíveis acordos – você se comprometeu a entregar algo ou estipulou datas para algumas definições? Antes de cada nova sessão de conversa, leia o que escreveu, para não deixar erros e promessas vazias.

Algumas preocupações e mudanças simples em seu dia-a-dia podem fazer de você o melhor líder da empresa.

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Painel de Projetos - Dashboard para monitorar projetos

O que é Dashboard de Projetos e porque é importante 

Um dashboard de projetos é a fotografia de como seu projeto esta sendo executado em um dado instante do tempo durante o ciclo de vida do projeto, demonstrando sua performance naquele instante, como se fosse o painel de seu veículo enquanto voce esta dirigindo. Nele voce consegue visualizar todas as funções do carro com apenas um olhar no painel, desde velocidade até o nível de combustível. Quando voce olha para seu dashboard (ou painel)  voce recebe imediatamente feedback de onde exatamente voce esta em um dado momento no tempo de sua viagem com veu carro

É a mesma coisa em um painel de projetos, seria ridículo voce executar seu projeto utilizando-se apenas do dashboard, voce precisa olhar para todas as direções de modo a manter seu projeto no rumo certo.

De vez em quando você vai olhar para o painel do projeto para ver como as coisas estão indo. Com base no feedback que você recebe, ajustes serão necessários para manter o seu projeto no caminho certo.

Tem sempre alguém sentado ao lado dizendo o que deve ser feito enquanto voce dirige, correto ?

“Pegue a esquerda, vá devagar, acelere. Estamos perdidos não estamos ?" São todas frases familiares quando estamos dirigindo e tem alguém sentado no banco de passageiro durante sua viagem. Claro que voce ouve e medita sobre este contexto e, como resultado decide ou não ajustar sua viagem.

Seus projetos também possuem os colegas de viagem, eles são chamados interessados no projeto (stakeholders). Pode ser qualquer membro da equipe do projeto, patrocinador ou mesmo alguém envolvido com baixa frequência de participação.

O que pode te ajudar para fazer com que seus parceiros de viagem fiquem mais confortáveis durante o percurso ?

Um bom dashboard de projetos irá prover fatos objetivos minimizando opiniões subjetivas e reduzindo o ruído de comunicação sobre a situação de seus projetos. 

O que deveria ser incluído em um Painel de Projetos ? 

Dashboard de projetos normalmente podem ser ajustados as necessidades de cada gestor ou empresa, porém é fortemente recomendável que alguns elementos façam parte de seu painel, são eles:

• Situação Atual – Uma breve descrição de onde seu projeto se encontra.

• Risco – Deve haver alguns elementos de gestão de riscos em seu painel, talvez a quantidade de riscos em aberto (Alto, Médio e Baixo) ou ainda apenas os riscos de criticidade alta com respectivo plano de resposta.

• Financeiro– Necessário porque permitirá ao leitor do painel saber como anda a saúde financeira do projeto, isto é, do ponto de vista orçamentário (acima ou abaixo) e quanto. O mesmo conceito pode ser adotado para a utilização de recursos; além disto voce pode utilizar outras métricas financeiras.

• Métricas Principais – Os famosos KPIs (Key Metrics or Key Performance) devem ser incluídos no dashboard. Este indicador pode variar por tipo de projeto, empresa ou indústria e irá proporcionar uma foto do momento de seu projeto.  Pode ser percentual de completude, percentual remanescente, horas extra, índice de qualidade, taxa de defeito ou qualquer indicador que necessite ser medido.

• Próximos Passos – Todos os envolvidos no projeto deveriam ler o painel do projeto, não somente para entender a situação atual do projeto de maneira clara e concisa, mas também para planejar os próximos passos para o projeto. Isso permitirá a remoção de quaisquer problemas ou obstáculos que estão impedindo que o projeto avance.

Veja abaixo um exemplo de painel de projetos.

O dashboard de projetos é critico para qualquer projeto ?

Sim , claro. Você pode executar projetos menores utilizando um pequeno painel, mas em projetos maiores  são uma necessidade empresarial absoluta 

Bom uso !

Nelson Rosamilha, PMP®,BB,Prince 2 Practitioner®

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