Comunicação Efetiva em Projetos
"A coisa mais importante na comunicação é ouvir o que não está sendo dito."
Todos nós comunicamos diariamente, algumas vezes sem perceber. Nossa comunicação envolve gestos, linguagem corporal, expressões faciais e tom de voz.
Adicione a este mix nossa percepção do ambiente de trabalho, cultura,
diferenças sociais, formação educacional, preconceito, medos individuais,
insegurança, forças e fraquezas.
A proposta deste artigo é elaborar algumas
sugestões de como melhorar o processo de comunicação e, torna-lo mais efetivo
no campo de projetos e negócios.
A
comunicação efetiva significa de maneira bem simples que ela foi recebida e
entendida, para que isto aconteça, nós precisamos considerar alguns elementos:
- Objetivo
- Estilo de Comunicação
- Saber ouvir
Objetivo
Em projetos quando voce for se comunicar com os
interessados do projeto, antes de iniciar o diálogo voce deve considerar o
propósito de sua comunicação, isto irá evitar que a mensagem seja entendida
erroneamente, imagine uma mensagem entendida erroneamente em um projeto em
crise ou durante a negociação de uma solicitação de mudança, vamos evitar isto
correto ? Reflita no que voce deseja como resultado de sua comunicação e que
voce espera dela; reitero aqui parece
óbvio mas não é.
Exercite isto mentalmente e passo a passo, se necessário
escreva !
Por exemplo:
Considere que voce esta assinalando uma atividade para
colega de equipe durante uma reunião de projeto:
- Seu colega entendeu completamente a mensagem do que deve ser feito,
- Faça perguntas e deixe-o responder para assegurar entendimento,
- Repita de maneira diferente o que foi respondido (parafrasear),
- Explique a consequência da não conclusão da atividade,
- Verifique novamente se ele sabe como proceder,
- Planeje os próximos passos,
- Discuta os problemas e dúvidas ,
- Assegure que seu colega sabe onde buscar ajuda se ele necessitar,
- Acorde com ele de como será feito o acompanhamento da atividade.
Assegurar o processo acima irá trazer um benefício
enorme ao projeto e minimizará muito o ruído na comunicação.
Uma correta análise do propósito da comunicação antes que ela aconteça pode
significar o sucesso ou fracasso de sua intenção em obter os resultados
desejados, pense nisto; como digo sempre, parece óbvio mas não é.Estilo de Comunicação
A capacidade de
comunicação é elemento-chave para uma gestão eficaz. Em primeiro lugar, a comunicação deve
assegurar que a pessoa-alvo ou grupo-alvo deve compreender a mensagem específica
que o comunicador pretende transmitir. Em segundo lugar, a
comunicação deve evocar a resposta desejada. O estilo de comunicação pode afetar o tipo de resposta evocada, e, de
novo, sua intenção de obter sucesso vai fracassar.
Estilo de comunicação é influenciado pelos pontos que mencionei acima e uma lista mais longa como: idade, religião, política.
As pessoas diferem na maneira como se vêem a si próprias e esta auto-visão afeta a maneira como se comunicam com outras pessoas. É esta auto-visão, em vez de eficácia da comunicação, que determina a forma como a maioria das pessoas se comunica, por isto é importante você entender seu estilo de comunicação e de seu colega, o resultado deste entendimento irá te ajudar a adaptar-se ao estilo no momento em que o evento de comunicação acontecer, com isto a probabilidade de sucesso será bem maior.
Estilo de comunicação é influenciado pelos pontos que mencionei acima e uma lista mais longa como: idade, religião, política.
As pessoas diferem na maneira como se vêem a si próprias e esta auto-visão afeta a maneira como se comunicam com outras pessoas. É esta auto-visão, em vez de eficácia da comunicação, que determina a forma como a maioria das pessoas se comunica, por isto é importante você entender seu estilo de comunicação e de seu colega, o resultado deste entendimento irá te ajudar a adaptar-se ao estilo no momento em que o evento de comunicação acontecer, com isto a probabilidade de sucesso será bem maior.
Nos links abaixo escrevi sobre estes temas:
No mundo real,
poucas pessoas usam o mesmo estilo de comunicação em todas as ocasiões.
 |
Por exemplo,
podem se comunicar de uma forma com os seus superiores e de outra forma com
os seus subordinados. As pessoas poderão também adotar uma
|
Ouvir
Ouvir ativamente requer energia; dá trabalho pois
significa que você precisa exercer algumas ações e educar-se continuamente:
- Focar nos olhos e na “mente”da pessoa que esta falando,
- Ouvir ativamente e , entender a linguagem corporal do emissor,
- Responder apropriadamente com comentários, questões e parafrasear o que voce esta ouvindo.
Lembre-se, por trás do processo de comunicação há um propósito
(o que voce pretende como resultado da comunicação do projeto), considere seu estilo de
comunicação bem como de seu interlocutor, faça um esforço contínuo para ouvir
ativamente.
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