Dicas para voce melhorar como Gerente de Projetos

Há momentos em nossa carreira profissional durante a execução do projeto ou nos raros momentos de pausa entre projetos que voce para para refletir em como ser  um gerente de projetos melhor.

Deixo aqui alguns passos que acho que vale a pena conferir, fruto de minhas leituras, experiência de vida em projetos...

Comprometimento

Este é o passo ZERO, e o mais importante em projetos, comprometimento não siginifica ficar falando pelos "cotovelos"que voce fará ou que deve ser feito nas atividades de projetos. 

O mundo esta cheio de boas intenções e gerentes de projetos que dizem que fazem e, os que realmente exercem este verbo plenamente. 

Voce realmente tem que querer e fazer acontecer:

• Faça um plano para o seu crescimento profissional, com objetivos atingíveis e cumpra com sua palavra, afinal de contas se voce não pode manter as promessas que voce fez a voce mesmo.....
• Permita que os membros da sua equipe, patrocinador do projeto e clientes saibam que voce esta buscando oportunidades de aperfeiçoamento (seja humilde), todos irão apreciar sua atitude e abertura para novos aprendizados e mais, isto irá refletir positivamente no comportamento de todos.

Agora é hora de trabalhar no escopo de seu projeto "Ser um Melhor Gerente de Projetos", cujo EAP é composta de :

• Melhorias - com o passo comprometimento assegurado, é hora de voce definir com exatidão quais áreas voce busca por melhorias: soft skills, hard skills, gestão de pessoas, habilidades de liderança, financças, etc.Detalhe cada uma delas até que voce entenda o que realmente cada melhoria significa para voce, documente cada uma delas com objetivos, prazos e métricas, afinal de contas como voce irá saber se atingiu seu objetivo sem medi-lo ? 

Lembre-se sempre há o que melhorar , não assuma que uma vez que voce finalizou um objetivo não há nada mais a ser feito.  Voce também faz parte do eterno ciclo de melhoria contínua, a única coisa que não melhora é idade avançada. 
 
 
 

• Cometa erros (e aprenda com eles):  Caramba ! É isto mesmo ? Quem nunca cometeu um erro que atire a primeira pedra; todos nós erramos, aprenda com eles pois é uma oportunidade de crescimento (para os mais espertos claro), utilize-se de autocrítica e reflita: "O que aprendi com isto?", tome nota e utilize-se do processo de lições aprendidas.
  
  
• Feedback - Tenha coragem e peça feedback para  seus colegas de equipe, seu superior imediato e para seus clientes, não aguarde pelo processo de feedback formal de sua empresa (se é que existe), quanto antes melhor, deste modo voce poderá agir com mais rapidez. 
  
  Ouça ativamente e cuidadosamente o que eles têm a dizer, endereçe os pontos negativos e procure melhorar ainda mais os pontos positivos.

• Busque um modelo de profissional a ser seguido - A melhor maneira de ser um melhor gerente de projetos é observando como os outros grandes gerentes de projetos trabalham, observe os skills e conhecimento que eles possuem, procure encontra-los em reuniões, conferências e eventos onde eles serão palestrantes.

Leia o que eles publicam e anote os pontos que te impressionaram. Uma maneira muito produtiva para isto funcionar mais rapidamente é buscar um mentor ! E para voce mentor vai te ajudar a pensar muito em o que oferecer aos seu mentorado. Encontre-se regularmente com seu mentor, muitos se sentem lisonjeados quando isto ocorre.

• Educação - Ofertas e caminhos na área educacional  é o que não falta, busque sempre empresas e institutos renomados, certificações e MBAs, como voce esta elaborando seu plano cruze estas necessidades de melhoria com educação continuada. Não espere pelo desemprego para estudar, lembre-se voce é um gerente de projetos e deveria estar provisionando parte de sua receita (salário) em uma conta contábil (poupança) onde ao fim de um determinado período voce baixa esta provisão para investir em voce.
  
  

Agora que seu plano esta pronto, lembre-se de executa-lo com primor !

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Voce realmente precisa registrar seus riscos de projetos ?

Gerência de riscos é uma das áreas de gerenciamento de projetos mais ignorada, e para alguns gestores a tarefa mais entediante de se fazer. 

Por que tantos gerentes de projetos falham na gestão de riscos, ou melhor não gerenciam os riscos dos seus projetos ? 

Não sei....mas com certeza gerir o risco do projeto e seu caminho crítico são atividades essênciais. 

A recomendação para o gerente de projetos é manter um registro dos riscos, deste modo voce sempre se lembrará de discuti-los com sua equipe, assegure que este tema seja incluido na sua agenda de encontros periódicos com a equipe para discutir o projeto.

A decisão é sua, mas vou listar abaixo apenas alguns benef'icios que voce pode entregar para sua empresa registrando e controlando os riscos do projeto.

 

1 – Planejamento

Ajuda você a agendar atividades na ordem mais apropriada, pois os riscos precisam de ações para serem tratados, por exemplo mitigação; como consequência voce terá de levar isso em conta quando planejar as tarefas para a sua equipe – não espere que a equipe faça suas tarefas “normais’ do projeto e muito menos atividades de mitigação de riscos ....

 “Faça o que tem que ser feito, e não apenas o que lhe pedem “

Bob Nelson.

Use seu registro de riscos para identificar as ações mitigadoras e, sua ferramenta de controle de cronograma (e de agenda) de modo  que você tenha um quadro completo do trabalho necessário a ser executado pela equipe (visão do todo).

 

2 – Priorização

Uma das grandes funções de um registro de riscos é capturar todos os riscos para o projeto centralizado em apenas um lugar (o famoso repositório de dados).

 

Isso é ótimo, mas é necessário priorizar estes riscos

Quais riscos lhe causariam mais problemas no projeto?

Liste seus riscos em ordem de prioridade para que você saiba quais focar antes.

Quanto mais longos os riscos do projeto, maior a chance deles interromperem o projeto de alguma maneira!

Lembre-se, riscos vêm e vão e o Murphy sempre vem junto, então quando um risco tiver passado, tire-o do registro, ou pelo menos marque como fechado. Isso permite que você foque os riscos que ainda representam uma ameaça – não gaste seu tempo priorizando ações que direcionem coisas que já passaram.

3 – Ajuda  (ou prejudica) o seu orçamento

Suas ações mitigadoras estão sujeitas a causar gastos ou trazer novas oportunidades, mesmo que seja apenas o custo do trabalho em equipe do projeto. Olhe para o seu registro de riscos e trabalhe pensando em quanto custará gerenciar cada risco efetivamente. Então você pode adicionar esses custos ao seu orçamento do projeto.

Obviamente, você pode achar muito caro gerenciar todos os riscos do jeito que você deseja, que é onde a sua atividade de priorização entra. Distribua todos os seus fundos disponíveis para os riscos de maior prioridade.

Veja se você pode identificar um risco positivo também, e aqui surge a oportunidade !

Esses são riscos que não causam problemas mas trazem benefícios, como uma receita adicional que pode recuperar ou aumentar a margem de seu projeto ou; antecipar uma entrega.

É por isto que nós quando gerenciamos riscos em projetos temos que continuamente lembrar que devemos buscar oportunidades de ganho!

4 –  Quem faz o que e quando

 

Outra característica do registro de riscos é assinalar um dono para o risco. 

Alguém deve ter a responsabilidade por gerenciar os riscos, mesmo que não faça todo o trabalho sozinho. 

Além de ser uma ótima oportunidade para um membro mais novo da equipe subir um degrau em sua responsabilidade e sentir-se reconhecido.

Aproveite a famosa ferramenta de liderança e delege se voce puder.

Tenha certeza de que todos os seus riscos tenham um dono assinalado, isto vai te ajudar a acompanhar o progresso do risco e fazer com que as pessoas se tornem responsáveis pelo risco assinalado (não assuma a responsabilidade por todos os riscos você pode ter várias outras coisas para fazer).

5 – Melhor gerenciamento do projeto

Riscos são inerentes em todos os projetos e quando voce os gerencia  corretamente eles passam a trabalhar proativamente em benefício do projeto e da empresa.

Com visão antecipada do problema voce terá a chance de trabalhar com antecedência junto com a equipe, aumentando as chances de sucesso do projeto e evitando as frases/desculpas:

“Eu não sabia”, “Ninguém me avisou” ou “Projeto Kinder Ovo, sempre vem com uma surpresa junto”.

Não é minha intenção aqui, falar sobre os processos de gerenciamento de riscos 

do PMBOK(r), Prince 2 or ISO31000 mas sim, alertá-lo sobre os pontos acima e recomendar alguns pontos adicionais:

• Discuta os riscos com sua equipe, eles tem visão técnica melhor que voce,
• Faça com que este tema seja tópico de sua agenda de reuniões (e seguia a pauta)
• Leve consigo para as reuniões de comite os riscos principais do projeto e apresente seu plano de respostas

Reflita sobre o que escrevi, voce passa a ser considerado um gestor pró-ativo, voce muda de patamar e começa a demonstrar aos interessados do projeto um comportamento pró-ativo e, caracteristica muito valorizada nas empresas atuais.

Todo gerente de projetos deve correr riscos, mas faça isto com método e segurança, e lembre-se:

Grandes quedas foram tentativas de grandes saltos. Somente os medíocres não correm o risco de cair.

Lucêmio Lopes da Anunciação

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