Gerência de riscos é uma das áreas de
gerenciamento de projetos mais ignorada, e para alguns gestores a tarefa mais entediante de se fazer.
Por que tantos gerentes de projetos falham na
gestão de riscos, ou melhor não gerenciam os riscos dos seus projetos ?
Não
sei....mas com certeza gerir o risco do projeto e seu caminho crítico são
atividades essênciais.
A recomendação para o gerente de projetos é
manter um registro dos riscos, deste modo voce sempre se lembrará
de discuti-los com sua equipe, assegure que este tema seja incluido na sua agenda de encontros periódicos com a equipe para discutir o projeto.
A decisão é
sua, mas vou listar abaixo apenas alguns benef'icios que voce pode entregar para sua empresa registrando e controlando os riscos do projeto.
1 – Planejamento
Ajuda você a agendar atividades na ordem
mais apropriada, pois os riscos precisam de ações para serem tratados, por
exemplo mitigação; como consequência voce terá de levar isso em conta quando
planejar as tarefas para a sua equipe – não espere que a equipe faça suas
tarefas “normais’ do projeto e muito menos atividades de mitigação de riscos ....
“Faça o que tem que ser feito, e não apenas o que lhe pedem “
Bob Nelson.
Use seu registro de riscos para identificar
as ações mitigadoras e, sua ferramenta de controle de cronograma (e de agenda) de modo que você tenha um quadro
completo do trabalho necessário a ser executado pela equipe (visão do todo).
2 – Priorização
Uma das grandes funções de um registro de
riscos é capturar todos os riscos para o projeto centralizado em apenas um lugar (o famoso repositório de dados).
Isso é ótimo,
mas é necessário priorizar estes riscos
Quais riscos lhe causariam mais problemas no
projeto?
Liste seus riscos em ordem de prioridade para que você saiba quais focar antes.
Quanto mais longos os riscos do projeto,
maior a chance deles interromperem o projeto de alguma maneira!
Lembre-se, riscos vêm e vão e o Murphy sempre vem junto, então quando
um risco tiver passado, tire-o do registro, ou pelo menos marque como
fechado. Isso permite que você foque os riscos que ainda representam uma ameaça
– não gaste seu tempo priorizando ações que direcionem coisas que já passaram.
3 – Ajuda (ou prejudica) o seu orçamento
Suas ações mitigadoras estão sujeitas a
causar gastos ou trazer novas oportunidades, mesmo que seja apenas o custo do trabalho em equipe do projeto.
Olhe para o seu registro de riscos e trabalhe pensando em quanto custará
gerenciar cada risco efetivamente. Então você pode adicionar esses custos ao
seu orçamento do projeto.
Obviamente, você pode achar muito caro
gerenciar todos os riscos do jeito que você deseja, que é onde a sua atividade
de priorização entra. Distribua todos os seus fundos disponíveis para os riscos
de maior prioridade.
Veja se você pode identificar um risco
positivo também, e aqui surge a oportunidade !
Esses são riscos que não causam problemas
mas trazem benefícios, como uma receita adicional que pode recuperar ou
aumentar a margem de seu projeto ou; antecipar uma entrega.
É por isto que nós
quando gerenciamos riscos em projetos temos que continuamente lembrar que
devemos buscar oportunidades de ganho!
4 – Quem faz o que e quando
Outra característica do registro de riscos
é assinalar um dono para o risco.
Alguém deve ter a
responsabilidade por gerenciar os riscos, mesmo que não faça todo o trabalho
sozinho.
Além de ser uma ótima oportunidade para um membro mais novo da equipe
subir um degrau em sua responsabilidade e sentir-se reconhecido.
Aproveite a famosa ferramenta de liderança e delege se voce
puder.
Tenha certeza de que todos os seus riscos
tenham um dono assinalado, isto vai te ajudar a acompanhar o progresso do risco
e fazer com que as pessoas se tornem responsáveis pelo risco assinalado (não
assuma a responsabilidade por todos os riscos você pode ter várias outras
coisas para fazer).
5 – Melhor gerenciamento do projeto
Riscos são inerentes em todos os projetos e
quando voce os gerencia corretamente eles passam a trabalhar proativamente em
benefício do projeto e da empresa.
Com visão antecipada do problema voce
terá a chance de trabalhar com antecedência junto com a equipe, aumentando as
chances de sucesso do projeto e evitando as frases/desculpas:
“Eu não sabia”, “Ninguém
me avisou” ou “Projeto Kinder Ovo, sempre vem com uma surpresa junto”.
Não é minha intenção aqui, falar sobre os
processos de gerenciamento de riscos
do PMBOK(r), Prince 2 or ISO31000 mas sim,
alertá-lo sobre os pontos acima e recomendar alguns pontos adicionais:
- Discuta os riscos com sua equipe, eles tem visão técnica melhor que voce,
- Faça com que este tema seja tópico de sua agenda de reuniões (e seguia a pauta)
- Leve consigo para as reuniões de comite os riscos principais do projeto e apresente seu plano de respostas
Reflita sobre o que escrevi, voce passa a ser considerado um gestor pró-ativo, voce muda de patamar e começa
a demonstrar aos interessados do projeto um comportamento pró-ativo e, caracteristica muito valorizada nas empresas atuais.
Todo gerente de projetos deve correr riscos,
mas faça isto com método e segurança, e lembre-se:
Grandes quedas foram tentativas de grandes saltos. Somente os medíocres não correm o risco de cair.
Lucêmio Lopes da Anunciação
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