O que faz um bom revisor de projetos ?

Os projetos são animais complicados (Gremlins®) e complexos porque possuem partes móveis s destacáveis que podem se encaixar, mas não funcionar (Lego®) e vem com prazos apertados, escassez de competências e com um tabuleiro das partes interessadas cujos movimentos necessitam ser muito bem calculados (War®).

Com tanta coisa acontecendo, é fácil para a equipe de projetos ignorarem detalhes importantes, ou serem pegas de surpresa pela mudança ou desvio no plano e premissas do projeto.

É por isso que as revisões são tão importantes, ela vai te fornecer uma perspectiva externa quanto ao projeto como, por exemplo:

• O que está acontecendo dentro da equipe,
• Como as coisas estão realmente sendo executadas comparadas ao plano original e sua especificação,
• Se as premissas fundamentais ainda se aplicam etc.

Comentários importantíssimos que ajudarão os gerentes de projeto a obter uma visão mais clara da realidade do seu projeto.

Mais do que isto, quando você olha para o ecossistema de projetos controlados pela empresa, percebe-se também que o gerente de programas/portfólio também terá sua carteira de projetos beneficiada em caso de trade-offs, alocação mais eficaz de recursos, intervenções no quadro para manter o projeto no caminho certo e, assim por diante.

Isto é muito bom, mas um comentário em particular:

Como é que encontramos pessoas que são capazes de realizar revisões eficazes?

Muitas vezes é um talento diferente do que o que utilizamos para executar um projeto.

Afinal de contas, gerenciar projetos é sobre planejamento, execução, controle, monitoramento e encerramento. Revisar é sobre entrar em um projeto, analisar, observar os fatos, executar um rápido diagnóstico, criar recomendações e, em seguida, sair do projeto. É uma mentalidade de trabalho muito diferente.

Um bom revisor de projetos deve possui qualidades as quais considero essenciais, são elas:

• Possuir experiência de projetos semelhantes ao que está sendo analisado, isto fará com que o revisor ganhe respeito da equipe de projeto na qual ele esta trabalhando. Um histórico de trabalho em projetos semelhantes ajuda muito nesse sentido. Também ajuda o revisor a diagnosticar os problemas do projeto e dar dicas sobre o tipo de problema que pode estar ocorrendo (isto tem um lado negativo também: ele pode influenciar o que eles procuram).
• Ter experiência em diferentes tipos de projeto. Equipes diferentes executam seus projetos de diferentes maneiras. Um bom revisor aprecia a variedade de abordagens que uma equipe pode considerar, e os trade- offs entre estas abordagens. Isto torna mais fácil para o revisor dizer "Não vejo por que você está fazendo dessa maneira, você já pensou que fazê-lo desta forma pode dar os seguintes benefícios".  Mas cuidado, esta sugestão não pode ser socializada como uma única ideia fixa de como o projeto deve ser executado porque vai afastar a equipe do projeto do revisor e, assim, tornar mais difícil reunir informações sobre o projeto.
• Ser habilidoso em gerenciamento de projetos. Um colaborador tem que saber quais são as opções - o que constitui uma boa prática de projetos em circunstâncias diferentes, que normas se aplicam , quando buscar variações desses padrões, etc. Entender estas opções profundamente e ter a capacidade de analisar quais boas práticas estão sendo aplicadas pela equipe cujo projeto demonstrando através de fatos a adoção superficial contra verdadeira prática aceita exige conhecimento profundo das práticas de gerenciamento de projeto.
• Habilidades técnicas. Se o sucesso do projeto depende de habilidades específicas ou tecnologias, então, a equipe de revisão do projeto tem que ter conhecimento suficiente dessas áreas para avaliar como eles estão sendo aplicados. Isso não significa que cada membro de uma equipe de avaliação necessite de conhecimentos técnicos, mas a equipe deve ter acesso a essa experiência de alguma maneira.
• Habilidades de revisor. O membro da equipe de revisão conseguirá adquirir conhecimento mais rápido da natureza do projeto se ele já conhecer os processos de revisão, ferramentas de verificação e a localização dos ativos de revisão. Com esta proficiência nessas áreas torna-se mais fácil e rápido conduzir a revisão. O benefício é imediato, pois demonstra à equipe do projeto que o revisor sabe o que esta fazendo de modo que ele acaba ganhando respeito da equipe do projeto.
• Ouvir ativamente. Revisores precisam construir confiança e relacionamento com os membros da equipe do projeto. Sem essa confiança, a equipe não vai se abrir sobre questões que o projeto está enfrentando. 
  
  Lembre-se que os projetos raramente são surpreendidos por questões (issues), normalmente sabe-se que há um problema, mas a equipe não sabe como comunicá-lo, um bom revisor ajuda a trazer todo esse conhecimento do problema e comunica-lo de forma mais clara e assertiva.

Para construir um ambiente de confiança, os revisores precisam de boas habilidades de comunicação. Eles precisam ser capazes de ganhar o respeito das pessoas, o que demonstra o seu profissionalismo e competência, sem parecer indiferente ou arrogante e, devem ser capazes de investigar cuidadosamente se eles sentem que eles não ouviram a história completa.

Ao mesmo tempo em que o revisor necessita de habilidades é necessário também assegurar que a história é completa e verídica, tema muito delicado uma vez que o revisor deve se posicionar de maneira gentil e provando que ele ainda não ouviu a história completa, para isto é importante que ele sempre leve em consideração estas dicas de comportamento ou ação esperada:

• Observação. Os revisores precisam ser sensíveis aos sinais do ecossistema do projeto (o que está acontecendo) - as pistas sobre a dinâmica do projeto e da equipe, seus padrões de interação, método de trabalho, linguagem corporal, entregas, e assim por diante. Estas evidências são suficientes para lhe dizer quais problemas o projeto está passando e, são sinais importantes de que você precisa olhar mais profundamente em determinadas áreas.
• Análise e coleta de provas. Revisores muitas vezes têm uma perspectiva mais ampla, olham rapidamente para o projeto e focando a imagem grande (big picture). Uma vez que eles têm uma noção de onde os problemas se encontram, eles precisam ser capazes de aprofundar e reunir e analisar provas detalhadas. Sem uma base sólida de evidência, pode ser muito difícil convencer uma equipe de projeto, que pode se sentir cética quanto ao processo de revisão e, dos resultados da equipe de revisão. Uma vez que o revisor recolheu esta evidência detalhada, ele precisa ser capaz de construí-lo de volta para uma imagem clara, para que ele possa comunicar estes resultados de forma eficaz para a equipe de projetos.
• Coragem. As equipes de projeto e executivos raramente querem ouvir más notícias. Os revisores precisam de coragem para dar tal notícia quando necessário, em face da descrença e até mesmo hostilidade da plateia. Eles precisam ser capazes de manter sua posição e defender seu ponto de vista, sem se tornar excessivamente agressivo ou defensivo.

Se a organização deseja executar revisões de projetos, é preciso pensar em como isto será feito, porque como escrevi são diferentes habilidades que precisam ser construídas. Elas podem ser feitas por meio de treinamento ou pela combinação de treinamento e experiência em projetos. Um bom exemplo para o PMO é a criação do treinamento e plano de carreira necessário para construir um grupo de recursos (nem todas as pessoas de uma equipe de revisão precisam de todas essas habilidades) de revisão dentro da organização; criando equipes de avaliação, com um bom equilíbrio global de competências. Outra sugestão é envolver os gerentes de projetos Juniores na participação da equipe de revisão com isto ele terá sua experiência ampliada rapidamente.

Muitos colegas meus normalmente comentam que algumas organizações possuem forte controle para garantir que os gerentes de projetos estão fazendo o que supostamente deveriam fazer, eu prefiro enquadrar em outro nome:

Mecanismo de aprendizagem: um caminho para aprender sobre o que não está sendo trabalhado nos projetos.

Isto alinhado a criação de feedback no âmbito de projeto e da carteira de projetos, as revisões são uma poderosa contribuição para a aprendizagem e eficácia organizacional.

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Como assegurar os benefícios do projeto utilizando-se de Business Case no Prince2®

Todo e qualquer projeto que nasce dentro de uma empresa é fruto de uma justificativa do negócio e, as razões para sua realização e execução devem nortear a tomada de decisão quanto a viabilidade de execução ou não de um projeto.  

Esta tomada de decisão deveria ser baseado no Business Case (embora muitas empresas não se utilizam disto).

O  Business Case é utilizado para documentar a justificativa para a realização de um projeto, ele é o resultado comparativo dos ustos estimados contra os benefícios previstos a serem obtidos quando da entrega do projeto,além de compensar por quaisquer riscos associados ao projeto. Não tenho intenção e discorrer em como elaborar um Business Case (talvez em um novo artigo...). 

A intenção deste artigo é levar ao leitor a entender o processo de acompanhamento do projeto juntamente com o Business Case de modo que você gerente de projetos possa entregar um projeto de sucesso, agregando valor ao negócio e gerando os benefícios descritos no Business Case (há muitos projetos que falham neste ponto).

No contexto do Prince2® o papel do gestor de projeto é acompanhar o business case e monitorar os eventos que afetem o progresso do projeto.

Mas qual seria a abordagem do Prince2®  ?

Como um projeto , o Business Case também possui um ciclo de vida que é demonstrado na figura abaixo:

O Business Case no início do projeto é incrementado em função de novas informações adquiridas e, durante o ciclo de vida do projeto ele  é continuamente verificado para assegurar que os benefícios estão sendo atingidos além da confirmação formal (ponto de decisão quanto aos benefícios atingidos) pelo Comitê de Projetos e por fim, após a entrega do projeto o documento é revisado objetivando entender se benefícios foram ou não atingidos.

Portanto, de nada adianta entregar um projeto, no prazo, no custo e dentro do escopo se, depois da entrega os benefícios esperados pelo projeto não se realizaram !

Prince2® responde esta questão.

Não é objetivo detalhar passo a passo como fazer, mas orientá-lo através de uma visão geral de modo que você consiga entender o contexto e, refletir sobre sua viabilidade de aplicação.

Partindo do conceito de que o Prince® utiliza-se de estágios para a execução do projeto  a gestão do Business Case pode ser demonstrada na imagem abaixo:

O objetivo principal deste fluxo é ajudar na tomada de decisões  assegurando que a justificativa do projeto e que os benefícios de negócio sejam realizados.

Neste cenário é fundamental a participação do Comitê Diretor do Projeto que é o responsável pela revisão dos Business Case ao final de cada estágio e, cabendo ao gerente de projetos ao final e cada estágio determinar se é necessário atualizações de prazos, custos, riscos ou benefícios no documento.

De posse desta análise o estágio subsequente poderá ou não ter sua continuidade aprovada pelo Comitê Gestor de Projetos. 

No estágio final caberá ao gestor do projeto analisar os resultados obtidos contra os benefícios esperados e, à gerência corporativa da empresa determinar o sucesso dos resultados proporcionados através de revisão dos benefícios.

Cabe ao Executivo do projeto (com a ajuda da Garantia do Projeto)  a responsabilidade de assegurar as partes interessadas quanto a viabilidade do projeto.

Neste cenário há algumas vantagens para a gestão do projeto, já que a cada estágio é feita uma verificação e revisão do Business Case pelo Comitê de Projetos, Gestor do Projeto e Executivo, as principais são:

•      Comunicação dos resultados no tempo mais cedo possível,
•      Risco de surpresas ao longo do ciclo de vida do projeto é minimizado,
•      Forte controle financeiro,
•      Processo decisório compartilhado,
•      Forte suporte executivo

Espero que com este texto você tenha recebido informações suficientes para entender o processo e refletir sobre a utilização e adoção deste processo através do Prince2®.

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