Todo e qualquer projeto que nasce
dentro de uma empresa é fruto de uma justificativa do negócio e, as razões para sua
realização e execução devem nortear a tomada de decisão quanto a viabilidade de execução ou não de um projeto.
Esta tomada de decisão deveria ser baseado no Business Case (embora muitas empresas não se utilizam disto).
O Business Case é utilizado para documentar a
justificativa para a realização de um projeto, ele é o resultado comparativo dos ustos estimados contra
os benefícios previstos a serem obtidos quando da entrega do projeto,além de compensar por quaisquer
riscos associados ao projeto. Não tenho intenção e discorrer em como elaborar um Business Case (talvez em um novo artigo...).
A intenção deste artigo é levar ao leitor a entender o processo de acompanhamento do projeto juntamente com o Business Case de modo que você gerente de projetos possa entregar um projeto de sucesso, agregando valor ao negócio e gerando os benefícios descritos no Business Case (há muitos projetos que falham neste ponto).
No contexto do Prince2® o papel
do gestor de projeto é acompanhar o business case e monitorar os eventos que
afetem o progresso do projeto.
Mas qual seria a abordagem do
Prince2® ?
Como um projeto , o Business Case também possui um ciclo de vida que é demonstrado na figura abaixo:
O Business Case no início do
projeto é incrementado em função de novas informações adquiridas e, durante o
ciclo de vida do projeto ele é
continuamente verificado para assegurar que os benefícios estão sendo atingidos além da confirmação formal (ponto de decisão quanto aos benefícios atingidos) pelo Comitê de Projetos e por
fim, após a entrega do projeto o documento é revisado objetivando entender se benefícios
foram ou não atingidos.
Portanto, de nada adianta entregar um projeto, no prazo,
no custo e dentro do escopo se, depois da entrega os benefícios esperados pelo
projeto não se realizaram !
Prince2® responde esta questão.
Não é objetivo detalhar passo a
passo como fazer, mas orientá-lo através de uma visão geral de modo que você consiga
entender o contexto e, refletir sobre sua viabilidade de aplicação.
Partindo do conceito de que o
Prince® utiliza-se de estágios para a execução do projeto a gestão do Business Case pode ser demonstrada na imagem abaixo:
O objetivo principal deste fluxo é ajudar na tomada de decisões assegurando que a justificativa do projeto e que os benefícios de negócio
sejam realizados.
Neste cenário é fundamental a participação do Comitê Diretor do Projeto que é o responsável pela
revisão dos Business Case ao final de cada estágio e, cabendo ao gerente de
projetos ao final e cada estágio determinar se é necessário atualizações de prazos,
custos, riscos ou benefícios no documento.
De posse desta análise o estágio subsequente poderá
ou não ter sua continuidade aprovada pelo Comitê Gestor de Projetos.
No estágio
final caberá ao gestor do projeto analisar os resultados obtidos contra os
benefícios esperados e, à gerência corporativa da empresa determinar o sucesso
dos resultados proporcionados através de revisão dos benefícios.
Cabe ao Executivo do projeto (com
a ajuda da Garantia do Projeto) a
responsabilidade de assegurar as partes interessadas quanto a viabilidade do projeto.
Neste cenário há algumas vantagens para a gestão do projeto, já que a cada estágio é feita uma verificação e
revisão do Business Case pelo Comitê de Projetos, Gestor do Projeto e Executivo,
as principais são:
- Comunicação dos resultados no tempo mais cedo possível,
- Risco de surpresas ao longo do ciclo de vida do projeto é minimizado,
- Forte controle financeiro,
- Processo decisório compartilhado,
- Forte suporte executivo
Espero que com este texto você
tenha recebido informações suficientes para entender o processo e refletir
sobre a utilização e adoção deste processo através do Prince2®.
BOM USO !
Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
rosamilha@gmail.com
Twitter: nelsonrosamilha
http://br.linkedin.com/in/rosamilha
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