Entregando benefícios de negócio para múltiplos clientes uma abordagem de projetos.

A quantidade de interessados em um projeto, na minha opinião é um dos fatores mais complexos de gerenciar e, fator crítico de sucesso para um projeto. Durante a fase de iniciação esta complexidade é ainda maior. Para aumentar as chances de sucesso a gestão correta dos interessados no projeto é tema fundamental. A "mágica" por detrás desta gestão é saber como entregar os benefícios do projeto para o cliente correto, esta abordagem irá proporcionar ao projeto comprometimento do cliente com o objetivo do projeto e suporte dele nos momentos mais importantes. Estes são os passos que recomendo:

• Identifique os clientes

Entre todas as partes interessadas, os clientes são aqueles que esperam benefícios de negócio do projeto e, sabem expressá-los claramente.  Sua missão é certificar-se que os clientes do projeto entendem que eles também têm um trabalho a fazer.  Qualquer ferramenta, ou técnica pode ser utilizada nesta fase, mas o passo fundamental aqui é assegurar que a mensagem seja comunicada ao cliente:

"Você (cliente) é o principal beneficiado pelo projeto e, para isto preciso de seu comprometimento, autoridade e garantia de que você execute suas atividades do projeto com excelência"

• Agrupe seus Clientes de acordo com benefícios esperados

Liste os benefícios (entre 5 a 10 benefícios) esperados pelo projeto e agrupe seus clientes para cada um dos benefícios com base no que é importante para eles, em seguida comunique para este grupo que estes benefícios irão gerar também atividades do lado deles. Sua missão aqui é clara, enquanto no item acima você buscou suporte de todos os clientes principais, aqui você esta atuando mais claramente em pequenos grupos de clientes e nos benefícios em comum que o grupo irá receber. Esta estratégia é muito importante na busca de consenso do grupo e durante a execução do projeto quando por exemplo uma gestão de mudança  for necessária.

A mensagem a ser passada é que você sabe qual é o benefício esperado e, que este grupo tem papel na contribuição ele precisa contribuir fazendo a parte dele no projeto para que este benefício se realize.

• Defina as entregas de alto nível (do ponto de vista de negócio) associadas ao seu cliente

Você estará delimitando os benefícios além de otimizar número de clientes de cada produto. Estas entregas do ponto de vista de negócio associadas ao EAP (WBS), tem o objetivo de demonstrar claramente a abrangência do projeto e quais entregas do escopo pertencem a quais benefícios e, seus respectivos clientes (veja a figura abaixo). Até este momento você buscou engajamento e suporte do seu cliente, nesta figura você estará demonstrando algo mais, isto é, todos os benefícios do projeto associados aos seus clientes principais por isto se faz necessário que ele forneça os requisitos e aprove-os, adicione a isto ao fato de que este seu principal cliente possui clientes secundários e, o papel dele é atuar como um muro de contenção (ele só o fará se estiver engajado), suportando as entregas do projeto e, decidindo quando e, se deve envolver os clientes secundários.

• Patrocinador

Acima destes clientes principais e secundários lembre-se, temos o patrocinador do projeto e portanto o principal interessado em cada entrega do negócio (ao menos é claro que ele delegue esta responsabilidade para alguém) . Em grandes organizações o patrocinador pode não ser o maior beneficiário ou mesmo não ter o papel de cliente, mas sim aquele que é dono do orçamento. 

Para entender melhor os benefícios desta abordagem,  veja a figura abaixo:

Esta é uma proposta e convite para que você mude sua visão de entregas do proje, acima da EAP devem ser agregadas as entregas de negócio que estão agrupadas por benefícios associados aos grupos de clientes primários (principais) e secundários, deste modo o gerente de projetos que estaria focado na gestão das entregas técnicas passará a atuar nas entregas do negócio e como consequência atuando fortemente junto aos clientes. Um outro produto secundário desta mudança de visão é que muitos dos gerentes de projetos cujo perfil seja muito técnico (inclusive a equipe) irã aprender sobre o ambiente de negócio e vivenciar o habitat dos clientes do projeto.

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BOM USO !

Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
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