Minimize ou perca o controle - A sobrecarga de trabalho durante a gestão do projeto

Todos nós passamos pela sensação que estamos perdendo o controle do projeto,  você esta com muito trabalho, seus colegas também até que alguém se demite ou como nós dizemos na área "travou" , o projeto não avança ..., e não consegue nem manter o que faz. 

Isto é excesso de trabalho ou, se preferir workoverload. 

É sobre isto que gostaria de elaborar hoje

Sobrecarga de trabalho ocorre quando sua função exige muito mais tempo e recursos do que os disponíveis: longos dias de trabalho, horas extras pagas ou não, inabilidade de atingir os objetivos com o tempo e recurso disponível, dificuldade em tirar férias, responder a problemas do trabalho fora do horário de trabalho, trabalhar como bombeiro apagando incêndios, tarefas adicionais que aparecem sobre a sua tarefa principal (gremlins), erros causados pelo cansaço, interrupções frequentes, emprestar recursos de outros projetos para ficar no lugar de seus recursos (porque não vieram trabalhar).

Lista longa não ? Se seu projeto esta na lista e você se vê nela.....bem vindo ao clube, ou você resolve a sobrecarga de trabalho ou a sobrecarga de trabalho fara de você outra vítima, simples assim, questão de sobrevivência.

Provérbio russo: "Não sobrecarregue um cavalo vencedor"

A consequência desta sobrecarga é clara e muitos de nós nem percebemos, além do stress físico e mental na equipe e em suas famílias:

• redução da satisfação da equipe e aumento da rotatividade,
• aumento da quantidade de erros no projeto, reduzindo a produtividade e aumentando os custos,
• reuniões desconfortáveis com os interessados no projeto e,
• acidentes fora do trabalho

É nosso papel como gerente de projetos fazer o o que deve ser feito para corrigir a situação.

Posso listar várias causas do excesso de trabalho em projetos, mas preferi selecionar as que entendendo como os principais pesadelos do gerente de projetos:

Pesadelos do Gerente de Projetos

Minha sugestão aqui é deixar para você uma lista de perguntas que faço a você , convidando-o refletir sobre elas e, como resultado de sua reflexão e posteriormente com a equipe terem a oportunidade de resolvê-los. 

"Enfrente mais este desafio com criatividade", 

Listo aqui uma série de perguntas que irá ajudá-lo:

1. Recursos insuficientes:
• Quais são as ações do projeto de curto e médio prazo para se obter recursos de modo a executar a carga de trabalho normal ?
• Esta sendo acompanhado a alocação de recursos como estabelecido no nivelamento dos recursos de seu plano de projeto ?
• Com que frequência você reduz a quantidade de recursos que são desperdiçados devidos a erros no processo, correções e atividades que não agregam valor ?
• Quando você reduz o desperdício acima, como você poderia convencer  seu superior imediato para utilizar esta economia feita em benefício do excesso de trabalho de sua equipe ?
2. Apagar incêndios:
• Como você priorizaria as atividades para apagar incêndios ?
• Você consegue reduzir este volume de incêndios em seu projeto ?
• Quem deveria fazê-lo ?
• Como você decidiria pelo método de trabalho correto ?
3. Fraco controle do processo e baixa capacidade do processo:
• De que maneira você identifica a origem do esforço desperdiçado no processo ?
• Como você pode determinar se o processo é capaz ?
• Se o processo não é capaz, quais serão os recursos que irão redesenha-lo ?
• De que maneira sua equipe participa no planejamento do método de trabalho ?
4. Ausência ou indefinição de papéis e responsabilidades:
• Quais parâmetros são utilizados para definir performance e objetivo da equipe ?
• Você definiu um limite para excesso de trabalho ?
• Você consegue traduzir objetivamente a palavra "responsabilidade" em ações específicas e acordá-las em quem deveria fazê-las  ?
5. Seleção/Treinamento inadequados :
• Como você seleciona o profissional correto para o skill correto do projeto ?
• Qual o método de aproximação especial que você se utiliza para recrutar novos funcionários, especialmente aqueles de baixo salário ?
• Você verifica a qualidade do treinamento antes e depois de aplicá-lo?
• Quando a posição não é preenchida quais ações você toma para evitar que o restante da equipe não fique sobrecarregada ?
6. Excesso de informação:
• Como você prioriza e responde à solicitação de informações que chegam a seu local de trabalho, isto inclui, emails, telefones,memos, etc...
• Como você se utiliza das informações coletadas na web, mídias em benefício do projeto ?
• Como é priorizado a gerenciado os emails do projeto ? Quem enviou o email , assunto, ou outros critérios
7. Problemas nos computadores:
• Como você identifica e resolve os problemas crônicos de hardware e, de que maneira eles são apresentados  aos gestores de TI ?
• Como você identifica e resolve os problemas crônicos de software e, de que maneira eles são apresentados  aos gestores de TI ?
• De que maneira o tempo em que máquinas e equipamentos "fora do ar" afetam o projeto ?

Os desafios do mercado global, ciclo de venda de produtos cada vez mais curtos, prazo e entrega dos projetos cada vez mais reduzidos com qualidade e dentro dos custos previstos pressionam cada vez mais as equipes de projetos. Não é necessário dizer que algo necessita ser feito. 

As questões acima precisam ser respondidas, caso contrário a perda de controle do projeto será inevitável e o projeto sofrerá como a sobrecarga de trabalho e suas consequências

Espero que esta lista de perguntas contribua para sua reflexão e te ajude a retomar o controle do projeto.

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BOM USO !

Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
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