Se você pretende implementar escritório de projetos em sua empresa, é melhor você parar por um momento e refletir sobre o contexto da Empresa na qual ele será inserido, isto é, combine a estrutura de seu Escritório de Projetos com a cultura da organização e, seus objetivos estratégicos.
Esta combinação é crítica para o sucesso. Nas empresas existem diferentes estruturas, papéis e responsabilidades, recursos técnicos e níveis de autoridade que é imprescindível ser levado em consideração e seu escritório deve ser adaptado a.
Embora na minha visão pessoal esta é a parte mais fácil em função do que iremos discutir mais a frente neste blog.
Um escritório de projetos de sucesso pode variar de um simples comunicador de status e dados do projeto para uma estrutura centralizada que assume a liderança em todos os aspectos do gerenciamento de projetos. Portanto é importante responder as seguintes perguntas:
- Quais recursos você é capaz de dedicar tempo parcial ou total para Escritório de Projetos?
- Você atualmente segue uma metodologia de gerenciamento de projetos padrão?
- Quão bem suas unidades de negócios ou departamentos trabalham juntas?
- Quantos projetos sua instituição costuma completar por ano?
- Quais problemas suas instituições enfrenta enquanto ela está trabalhando com os projetos?
- Quanto está custando esses problemas para sua Empresa?
O sucesso de seu Escritório de Projetos precisa estar fortemente alinhado com a maturidade da sua Empresa em cada uma dessas áreas.
Seja honesto na auto-avaliação e considere uma visão externa antes de determinar sua estrutura de Escritório de Projetos.
Não importa o qual estrutura você escolher, o processo de implementação em si é a chave para o sucesso de seu Escritório de Projetos. Um forte patrocinador vai ajudar muito a promover os benefícios e mudanças necessárias para um bom gerenciamento de projetos, além de remover os bloqueios que irão aparecer e que o Escritório de Projetos não conseguirá ultrapassar sem este apoio e suporte.
Agora além dos pontos colocados acima, gostaria também de convidá-lo a refletir sobre os desafios que o Escritório de Projetos tem pela frente, não importando em que fase de implementação seu escritório se encontra atualmente.
Enquanto Escritório de Projetos se esforçam para prestar um apoio mais consistente e centralizado para gerenciamento de projetos, os gerentes de projeto e equipes estão aproveitando as grandes mudanças na tecnologia que ocorrem no mercado como meios de comunicação social, a tecnologia portátil, e o aumento explosivo em soluções de computação em nuvem, esta realidade apresentar oportunidades e ameaças para o Escritório de Projetos.
O ambiente atual proporciona novos caminhos para uma abordagem de gerenciamento de projeto consistente e, ao mesmo tempo, apresenta possibilidades sem precedentes para as equipes de projeto a adotarem e perseguirem abordagens não padrão (BAO, BIG Data , Managed Services por exemplo) e novos conjuntos de ferramentas. E mais além, as corporações enfrentam necessidades continuas de operar mais eficientemente o que afeta diretamente os projetos, isto deve ser compreendido, apoiado e gerenciado por um Escritório de Projetos coerente.
Segue os desafios que convido você a refletir como líder de Escritório de Projetos:
- Centralização – é fato que quando gerenciado apropriadamente assegura os ganhos de eficiência, embora o desafio é o desenvolver uma estratégia que atenda aos objetivos mais amplos da organização enquanto continua a fornecer apoio para as necessidades das unidades organizacionais, se a estratégia não for boa ele continuará centralizado ?
- Managed Services – um conceito que agora é realidade e vem crescendo consideravelmente com o objetivo de garantir a de custos, diminuir o tempo de resposta para o mercado, aumentar a receita e para que a empresa possa manter-se focada no seu negócio principal mas o Escritório de Projetos esta inserido na empresa o qual deverá assegurar os ganhos acima ou no fornecedor o qual deverá assegurar os resultados acima também mas com forte gestão de riscos e redução de custos ? A grande questão é que uma ampla gama de funções de planejamento estratégico e de tecnologia da informação (e sua complexidade) estará sendo gerenciados como projetos cujo Escritório de Projetos deverá assegurar a implantação de serviços compartilhados,
- Custos – Gerentes de operações estão fortemente pressionados pelas reduções orçamentárias e continuamente melhorando seus níveis de serviço; com isto os gerentes de projetos tem que entregar projetos mais complexos com menos recursos financeiros e humanos, isto vai requerer do Escritório de Projetos forte conhecimento na aplicação do pensamento sistêmico (Análise Funcional, Análise do Fenômeno, Identificação das Melhorias, Análise dos Processos),suporte na correta utilização do modelo de simulação para reduzir a incerteza na tomada de decisão e apoio para que os gerentes de projetos possam se utilizar deste conhecimento,
- Colaboração – O Escritório de Projetos deve estar posicionado como espinha dorsal e crítica no apoio a uma melhor colaboração, tornando-se uma entidade que traga valor agregado à organização e aos projetos. Sendo bem assertivo.As organizações estão à procura de apoio e assistência do Escritório de Projeto para facilitar cada vez mais a colaboração,
- Flexibilidade - As inovações tecnológicas dos últimos anos impactam significativamente a forma em como os projetos são acompanhados e geridos pelo Escritório de Projetos. Várias destas tecnologias trazem para o Escritório de Projetos novas ferramentas para ajudá-los com suas práticas de gestão de projetos.
Mais desafios que exigirão forte atuação do Escritório de Projetos:
- A promessa de que os benefícios de entregar um software fácil de usar sejam realizados,
- O aumento exponencial das mídias sociais em um contexto de negócios significando novos caminhos disponíveis para colaboração além da capacidade de colaborar à vontade com colegas de todo o mundo mudando fundamentalmente como, onde e quando trabalhamos,
- O crescimento exponencial da utilização dos dispositivos móveis, para os gerentes de projeto e equipes (bem como para Escritório de Projetos que os suportam), isso significa uma crescente demanda por acesso móvel a informações do projeto e uma capacidade cada vez maior para entregá-lo,
- A computação em nuvem, como e onde as equipes de projeto interagem com seus aplicativos e dados exigindo dos Escritórios de Projetos que desenvolvam estratégias para alavancar essas oportunidades e garantir a consistência e a segurança das informações corporativas.
Acredito que o Escritório de Projetos deve investir esforço em torná-lo mais fácil e atraente no contexto da abordagem de gerenciamento de projeto organizacional, e não fora dele, ele deve obrigatoriamente fornecer valor, apoiar a evolução contínua e estar aberto a questionar as práticas atuais. As práticas organizacionais a serem utilizados e preconizados pelo Escritório de Projetos devem ser vistas pelas equipes de projeto, gerentes, executivos e unidades de negócios como mais bem sucedidas se eles estivessem fazendo isto por conta própria.
A gestão eficaz do projeto não é um destino, é uma jornada contínua.
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Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
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