Um dos grandes desafios dos gestores
de projetos é gerenciar as expectativas das partes interessadas, entende-se
como interessados como os envolvidos no projeto, que podem contribuir para seu
sucesso, fracasso ou mesmo estarem neutros.
Muitos de vocês já passaram por diversas situações em que nos sentimos
completamente impotentes quando temos que acomodar todos no projeto. É parte do
processo na minha opinião juntamente com a liderança do projeto e comunicação
efetiva estes 3 pilares são fundamentais para um projeto de sucesso e que devem
ser continuamente endereçados.
A pergunta que nos incomoda muito é:
Como
responder à estas questões referentes as partes interessadas e atendê-los com
sucesso?
Dentro da metodologia PRINCE2® há um tema bem
interessante que gostaria de abordar, é o tema Organização, assim como
os demais temas do PRINCE2®, busca responder às questões relevantes
que vão suportar um melhor desempenho na condução dos projetos. No caso deste
tema a questão é:
“Quem? ”, ou seja, quem serão os
envolvidos no projeto, quais serão as pessoas que precisam fazer parte do
projeto.
Neste artigo dividido em 2 partes irei abordar este tema.
O propósito deste tema é identificar claramente
todas as partes interessadas no projeto e estabelecer uma estrutura
organizacional que represente o projeto através do mapeamento de pessoas e das respectivas responsabilidades.
Para que este mapeamento seja eficaz é preciso
considerar que todas as áreas estejam representadas: do negócio, dos usuários,
dos fornecedores e de quaisquer outros grupos envolvidos.
O PRINCE2® recomenda que para
uma gestão adequada, a equipe de gerenciamento do projeto precisa:
- Que as partes interessadas tenham representantes de todas as áreas: negócio, usuários e fornecedores.
- Assegurar a governança, e estabelecer responsabilidades de forma que não haja sobreposição ou falta de função para o direcionamento e entrega dos produtos do projeto, além de especificar de forma objetiva o resultado alto nível.
- Rever as atuações no projeto e corrigir as funções para assegurar que as atuações sejam eficientes.
- Elaborar estratégias para dar visibilidade e velocidade no fluxo de comunicação para criar agilidade nas decisões de todas as partes interessadas no projeto.
O objetivo final do projeto sempre deverá estar
alinhado aos interesses das partes interessadas ou stakeholders. É muito importante que as necessidades e os
interesses destas partes sejam compreendidos e atendidos para garantir o
sucesso do projeto.
O PRINCE2®, suportado pelo
princípio “Papéis e Responsabilidades Definidos”, classifica em três principais
categorias as partes interessadas no projeto:
- Negócio
- Usuários
- Fornecedores
Do ponto de vista do Negócio, o pré-requisito é garantia
de que os produtos entregues pelo projeto estejam aderentes às necessidades da
estratégia da organização, justificando o investimento realizado no projeto.
Adicionalmente, uma saudável relação custo-benefício também deve ser observada.
Neste contexto, o Executivo tem a responsabilidade
de garantir que o projeto atenda às necessidades especificadas pelo negócio.
Na perspectiva dos Usuários, os interesses estão
focados na garantia de que os produtos entregues pelo projeto estejam aderentes
aos seguintes aspectos:
- Operação dos resultados gerados pelo projeto e entrega do resultado dos benefícios;
- Manutenção e suporte às entregas dos produtos do projeto;
- Como as entregas do projeto impactam diretamente os usuários.
Os interesses dos Fornecedores estão fundamentados
na necessidade de determinados recursos e habilidades para entregar os produtos
previstos no projeto. Eventualmente, os fornecedores poderão ser internos ou
externos à organização que está executando o projeto.
Cada um dos representantes das partes interessadas deverá cuidar para
que os interesses de seus grupos sejam endereçados durante todo o projeto.
O Comitê Diretor do Projeto deverá ter pelo menos
um representante de cada categoria. No caso dos usuários e dos fornecedores,
quando houver mais de um, deverão ser definidos os principais envolvidos em
cada grupo para que represente os demais membros no Comitê Diretor.
Além das partes interessadas listadas anteriormente
pode haver outros grupos que impactam ou são impactados pelo projeto. Além
disto, estes grupos podem apoiar ou se opor ao projeto, mesmo que não
declaradamente. É extremamente importante identificar estes grupos e garantir
que eles estejam dentro da estratégia de comunicação e governança do projeto, e
que estejam representados no Comitê Diretor do Projeto.
O nível de sobreposição dos interesses das partes no projeto pode
variar conforme o tipo de projeto e o ambiente no qual ele está inserido.
Torna-se relevante compreender este ambiente como já prevê o princípio “Adequar
ao Ambiente do Projeto” para que esta sobreposição possa ser administrada.
Adicionalmente, pode-se utilizar o termo Cliente para representar os
interesses do Negócio e dos Usuários. Esta terminologia é reconhecida pelo PRINCE2®,
mas é preciso observar se no contexto do projeto estes interesses realmente são
os mesmos ou se precisam ser declarados separadamente.
Estrutura da Equipe de
Gerenciamento do Projeto
A equipe de Gerenciamento do Projeto é estruturada
em um primeiro nível pelo Comitê Diretor do Projeto que se fundamenta nas
principais categorias de partes interessadas definidas pelo PRINCE2®.
Os seguintes papéis constituem o Comitê:
- Usuários Principais, representando a categoria Usuários;
- Executivo, representando a categoria Negócios;
- Fornecedores Principais, representando a categoria chamada de Fornecedores.
Cada um destes grupos representa um conjunto de
interesses específicos. Quando houver conflito na sobreposição destes
interesses será preciso identificar claramente as responsabilidades para que haja
representantes diferentes do mesmo grupo, mas que cuidem individualmente de
cada grupo de interesses.
Os papéis citados possuem responsabilidades muito
bem definidas e, em alguns casos, estas responsabilidades não podem ser
compartilhadas ou delegadas. Por exemplo, não se podem compartilhar os papéis
de Gerente do Projeto e de Executivo, ou haver mais de uma pessoa designada
para cada um desses papéis. Outro aspecto importante é que a responsabilidade
de tomada de decisão do Gerente do Projeto ou do Comitê Diretor do Projeto
também não pode ser delegada.
Fique atento na próxima semana publicarei o restante !
Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®rosamilha@gmail.comTwitter: nelsonrosamilhahttp://br.linkedin.com/in/rosamilha
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