Estudos
do Standish Group, Gartner Group, Cutter
Consortium, Center for Project Management
(Gartner Technologies, 2011) indicam que a taxa de sucesso dos
projetos na média são:
- 23 % dos projetos de software foram entregues com sucesso
- 53 % dos projetos foram completados, mas excederam o prazo/orçamento.
- 24 % dos projetos foram cancelados.
As
causas básicas destas falhas são bem conhecidas:
- Ausência de cultura e maturidade em gestão de projetos
- Sobrecarga de trabalho do gerente de projetos
- Organização não adaptada ao projeto
- Ausência de métodos e procedimentos
- Papeis e responsabilidades não definidos claramente
- Informação não flui adequadamente
- Ferramentas não adaptadas
- Ausência de priorização de requisitos pelos stakeholders
Embora
existam diversos métodos, metodologias e melhores práticas de gestão de
projetos, os dados acima demonstram que o caminho a ser percorrido é longo, mas
felizmente há alternativa, que irei demonstrar neste post responde esta questão:
"Como podemos aumentar a taxa de sucesso
de um projeto ?"
Lean Project Management é a adoção de conceitos Lean como Lean Construction, Lean Manufacturing e Lean Thinking no contexto de gestão de Projetos.
A principal filosofia que guia Lean Project Management (Gestão de Projetos Enxuta) é entregar mais valor com menos desperdício no âmbito de gerenciamento de projetos.
Se você pretende se utilizar de Lean Project Management é necessário aprender seus princípios e sua aplicabilidade em projetos tendo como base sólida e condição fundamental a adoção dos seguintes princípios:
·
Os 5 Princípios do Lean Thinking (Mentalidade Enxuta)
Princípio 1 - Valor
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O cliente é quem define o que é valor,
cabe às empresas determinarem qual é essa necessidade (produtos específicos
com capacidades) e, procurar satisfazê-la através de diálogo com os clientes
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Princípio 2 - Fluxo de Valor
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O próximo passo consiste em
identificar o Fluxo de Valor e dissecar a cadeia produtiva, separando os
processos em três tipos: aqueles que efetivamente geram valor; aqueles que
não geram valor, mas são importantes para a manutenção dos processos e da
qualidade; e, por fim, aqueles que não agregam valor, devendo ser eliminados
imediatamente.
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Princípio 3 - Fluxo
Contínuo
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A seguir, deve-se dar
"fluidez" para os processos e atividades que restaram. Isso exige
uma mudança na mentalidade das pessoas.
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Princípio 4 –Produção Puxada
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O consumidor passa a Puxar o
Fluxo de Valor, reduzindo a necessidade de estoques e valorizando o produto.
Sempre que não se consegue estabelecer o fluxo contínuo, conectam-se os
processos através de sistemas puxados.
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Princípio 5 - Perfeição
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A busca pelo aperfeiçoamento contínuo
em direção a um estado ideal deve nortear todos os esforços da empresa em
processos transparentes, em que todos os membros da cadeia tenham conhecimento profundo do processo
como um todo, podendo dialogar e buscar continuamente melhores formas de se
criar valor.
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O Sistema Toyota de Produção (TPS) estabelecido em 1956 com a ajuda de especialistas como Joseph Juran (‘Fitness for use’), Philip Crosby (‘Zero defect’) e William Edward Deming (‘In God we trust, all others bring data’) e combinando diversos métodos e ferramentas como Lean, Total Quality, Preventive Maintenance estabeleceu o“Toyota Way” em 14 princípios:
Princípio 1
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Tome decisões pensando sempre na
filosofia de longo prazo, mesmo que no início os custos financeiros
sejam maiores
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Princípio 2
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Crie um fluxo contínuo de processos
para trazer os problemas a superfície,
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Princípio 3
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Utilize sistemas de produção
puxados pela demanda para evitar superprodução
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Princípio 4
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Nivele o volume de trabalho,
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Princípio 5
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Crie a cultura de parar de resolver
problemas e fazer certo da primeira vez,
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Princípio 6
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Padronize tarefas e processos que
são a base da melhoria contínua e Empowerment dos
funcionários,
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Princípio 7
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Utilize controles visuais para que
“Tudo” seja facilmente visualizado e compreendido,
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Princípio 8
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Use somente tecnologias confiáveis
que sirvam aos processos e às pessoas,
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Princípio 9
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Faça com que seus lideres conheçam,
compreendam e vivam essa filosofia ensinando e servindo de exemplo aos
demais,
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Princípio 10
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Desenvolva seus colaboradores
e equipes para seguirem a filosofia da empresa,
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Princípio 11
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Respeite seus fornecedores e
parceiros oferecendo desafios e auxiliando- os no seu desenvolvimento
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Princípio 12
|
Vá e veja por si mesmo para
entender completamente a situação,
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Princípio 13
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Tome decisões sem pressa, por
consenso, considerando todas as opções possíveis e, assim feito, implemente-
as rapidamente
|
Princípio 14
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Torne se uma organização de
aprendizagem através da reflexão incansável e melhoria contínua,
|
Na
prática, como podemos utilizar cada um destes princípios e agregá-los gestão e execução dos projetos visando assegurar a entrega do projeto com menos desperdício, agregando
valor ?
Para
facilitar o entendimento e ser mais pragmático montei uma tabela onde na coluna
à esquerda estará assinalado o princípio e, à direita a recomendação.
5 Princípios Lean Thinking
Princípio
|
Recomendação
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Princípio 1 -
Valor
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ü Quem são seus Stakeholders e quem é
seu cliente?
ü Quais são as necessidades de seu cliente?
ü Quais são seus requisitos?
ü Qual é a desempenho financeiro esperado?
ü Como satisfazer o cliente?
ü Estabeleça a Matriz de
Responsabilidades (RASIC), incluindo os stakeholders
!
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Princípio 2 -
Fluxo de
Valor
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ü Olhe para o projeto como uma
cadeia de processos (entradas, processos e saídas),
ü Procure pelo conjunto de processos
(pacotes de trabalho) dentro deste fluxo de valor
ü Busque por elos fracos na cadeia de
processos do projeto onde algumas práticas causam mais desperdício na
organização
ü Elimine os gargalos com a equipe, crie
rotinas fortes.
ü Foco nas dependências e não nos
prazos
ü Planeje em detalhes a medida que
você se aproxima de executar o trabalho
ü Remova as restrições nas tarefas
planejadas trabalhando como equipe
ü Prometa apenas o que pode ser
cumprido
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Princípio 3 -
Fluxo
Contínuo
|
ü Busque por ganhos rápidos no
processo
ü Promova os impactos positivos nas
mudanças de procedimento
ü “Keep
it Small “ – Pequeno projeto = Pequeno impacto
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Princípio 4 -
Produção
Puxada
|
ü Execute pequenas entregas
ü Priorize os recursos que estão
trabalhando nas entregas de maior prioridade para entregarem mais cedo
ü Não agrupe os projetos por data de
início e fim
ü Cultura RASIC (não deixe apenas no papel)
ü Coloque ênfase nas fases de planejamento
de desenvolvimento
ü Monitore o ciclo do projeto
constantemente (Veja o TODO), liberando recursos de tarefas desnecessárias e
buscando por novas oportunidades
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Princípio 5 -
Perfeição
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ü Gerencie Coisas e Lidere Pessoas
ü Construa uma equipe liderando-a em
direção à meta
ü Proporcione poder e autoridade aos
membros da equipe e delegue (Empowerment)
ü Treine sua equipe na utilização da
EAP (WBS)
ü Promova a cultura da qualidade
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14 Princípios Toyota
Princípio
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Recomendação
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Princípio 1
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Projeto esta
alinhado a Missão e Visão da Empresa ?
A maneira mais eficiente de responder a esta pergunta é através da
Gestão de Portfólio de Projetos
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Princípio 2
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ü Mapear os Stakeholders (Partes Interessadas)
enfatizando identificação de todas as
partes interessadas possíveis e suas interfaces com os outros, bem como a sua
posição em relação ao projeto.
ü Utilize o Termo de Abertura
|
Princípios 3 e 4
|
Princípios 2, 3
e 4 o projeto pode viver muito bem com os especialistas assinalados
parcialmente em um determinado projeto. Tudo se resume a gerir adequadamente
os gargalos ao nível do programa e algumas regras simples para observar. Isso
está muito bem descrito no livro de Ely Goldratt, 'A Corrente Crítica ' (Goldratt,
1997), sobre a teoria das restrições - de fácil leitura e implementação.
|
Princípio 5
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Todas as partes
interessadas e, especialmente, a equipe do projeto precisam entender que o projeto só será bem
sucedido se os riscos e suas questões forem colocados e discutidos
abertamente e, se um plano de resolução adequada é concebido e executado para
resolver a causa raiz do problema.
|
Princípio 6
|
ü A equipe deve trabalhar a estrutura
e os processos que descreve como o projeto será entregue de uma forma
simples, eficiente e repetitiva, não esquecendo Princípios 2, 3 e 4.
ü “Segundo Edward Deming:”. “Se você
não pode descrever o que você está fazendo como um processo, você não sabe o
que está fazendo”. Este princípio aconselha a padronizar (e assim por
documento) tudo que você faz.
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Princípio 7
|
KISS – Keep It Simple and Specific (Seja
simples e específico) preferencialmente de forma visual e colocada
centralmente
|
Princípio 8
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Uma ferramenta
só é útil se ele suporta o processo, o que significa que o processo tem de
ser descrita pela primeira vez. Só então se deve olhar para as ferramentas
que se encaixam no modus operandi e torná-lo mais fácil, mais
rápido ou mais seguro.
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Princípio 9
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O Líder do
Projeto precisa se envolver mais
cedo possível, de preferência já na fase de seleção dos projetos.
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Princípio 10
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A equipe deve
ser corretamente diversificada com especialistas e multifuncionais, você tem que selecionar as pessoas que são
de mente aberta para aprender e explorar novas formas de trabalho.
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Princípio 11
|
Termo de
Abertura nada mais é que um contrato entre a equipe do projeto e os
patrocinadores do projeto. Este contrato deve ser baseado no respeito mútuo,
permitindo a ambas as partes para de forma sustentável realizar este
empreendimento. Portanto, o simples fato de coletar os dados e tentar
compilá-lo (e acordar) em no Termo de Abertura é um desafio para todos, isto
irá evitar qualquer tipo de interpretação errônea e discussões sobre metas
alcançadas ou não, na entrega do projeto. Além disso, ele irá manter a equipe
focada no que é realmente importante.
|
Princípio 12
|
ü Quanto mais poder um líder do
projeto tem maiores serão as chances do projeto ter sucesso; estas autoridades
especiais precisam ser claramente documentadas (e comunicada a todos os Stakeholders).
ü Se você quer que a equipe vá além
dos 100%, eles têm estar convencido de que o projeto vale a pena. "Vá e
veja por si mesmo", vai ajudar aqui, lembre-se você é o chefe.
|
Princípio 13
|
ü Invista mais tempo nas fases de
iniciação e planejamento isto vai prevenir erros que podem aparecer mais
tarde e a execução do projeto será mais eficiente.
ü Gerenciamento de projetos é sobre a
obtenção de dados corretos (analisados e condensados ao essencial) o mais rápido
possível, a espinha dorsal de
conseguir isso é governança.
ü De acordo com o Princípio 8 ('não
mudar um sistema em execução') o grande risco para um fluxo contínuo de um
projeto é a mudança, especialmente na equipe ou no processo. Portanto, gerenciamento de mudanças tem de
ser tratado com cuidado (Princípio 13); todos os aspectos da mudança e suas
consequências criam necessidades que devem ser analisadas e medidas
preventivas devem ser tomadas para
amenizar o impacto. Em projetos com uma série de mudanças, pode valer a pena
dedicar alguns recursos para gerir este processo.
|
Princípio 14
|
ü Aprender com seus erros e melhorar
continuamente - vocês só podem melhorar os sistemas que são estáveis e com processos documentados e
repetitivos (Princípio 6). Esta é a condição sine qua non para encontrar a causa raiz de qualquer incidente
incorrido e implementar uma ação corretiva sustentável, que vai resolver o
problema de uma vez por todas.
ü A equipe nunca deve estar satisfeita
com a condição atual e sempre deve procurar por melhorias tem como base dados
do progresso do projeto.
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No livro ‘The Toyota Way’ (Liker, 2004), Jeffrey
Liker observa:
“Se você estiver utilizando o modelo Toyota para se tornar Lean, a
lição aqui é que você imitar a Toyota no uso de ferramentas. Toyota é uma
filosofia e o conjunto de ferramentas deve ser apropriadamente aplicado em cada
situação. Mas entender estes princípios é algo que você deve acreditar e lutar
por eles. Eles são parte de um grande sistema que busca harmonia e perfeição
para o sucesso sustentado.”
Do ponto de vista
de aplicação de melhores práticas o leitor vai perceber que não há novidade, a
mudança proposta aqui é de cultura de gestão de projetos e de atitude sua e da equipe perante o projeto.
Lean Project Management é baseado em na mentalidade
cultural do gestor com foco e comprometimento em:
E por último, depois de provar o sucesso do Lean e TPS nas indústrias de manufatura eles agora se movem cada vez mais rapidamente para o setor de serviços, a maioria das empresas listadas na Fortune 500 você vai encontrar Lean e TPS.
Nas próximas semanas irei aprofundar estes princípios junto a comunidade.
Veja também no slideshare um resumo deste artigo
Bibliografia:
· Fonte: Liker, Jeffrey K. (2004). The Toyota Way: 14 Management Principles from the World’s Greatest Manufacturer. McGraw-Hill. ISBN 9780071392310.
· http://pt.slideshare.net/achiles6408/lean-project-management-principles-for-slide-share-3229562
· Womack, James P. and Daniel T. Jones. 1996. Lean thinking. New York, NY: Free Press, a division of Simon and Schuster, Inc.
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