Modelo Prático de Dashboard de Projetos e como apresenta-lo em reunião de progresso

Um dashboard de projetos é a fotografia de como seu projeto esta sendo executado em um dado instante do tempo durante o ciclo de vida do projeto, demonstrando o progresso do projeto naquele instante, como se fosse o painel de seu veículo enquanto voce esta dirigindo. Nele você consegue visualizar todas as funções do carro com apenas um olhar no painel, desde velocidade até o nível de combustível. Quando você olha para seu dashboard (ou painel)  você recebe imediatamente feedback de onde exatamente você esta em um dado momento no tempo de sua viagem com seu carro

É a mesma coisa em um painel de projetos, seria ridículo você executar seu projeto utilizando-se apenas do dashboard, você precisa olhar para todas as direções de modo a manter seu projeto no rumo certo.

De vez em quando você vai olhar para o painel do projeto para ver como as coisas estão indo. Com base no feedback que você recebe, ajustes serão necessários para manter o seu projeto no caminho certo.

Tem sempre alguém sentado ao lado dizendo o que deve ser feito enquanto você dirige, correto ?

“Pegue a esquerda, vá devagar, acelere. Estamos perdidos não estamos?" São todas frases familiares quando estamos dirigindo e tem alguém sentado no banco de passageiro durante sua viagem. Claro que você ouve e medita sobre este contexto e, como resultado decide ou não ajustar sua viagem.

Seus projetos também possuem os colegas de viagem, eles são chamados interessados no projeto (stakeholders). Pode ser qualquer membro da equipe do projeto, patrocinador ou mesmo alguém envolvido com baixa frequência de participação.

O que pode te ajudar para fazer com que seus parceiros de viagem fiquem mais confortáveis durante o percurso?

Um bom dashboard de projetos irá prover fatos objetivos minimizando opiniões subjetivas e reduzindo o ruído de comunicação sobre a situação de seus projetos. 

O que deveria ser incluído em um Painel de Projetos ? 

Dashboard (ou Painel de Projetos)  de projetos normalmente podem ser ajustados às necessidades de cada gestor ou empresa, porém é fortemente recomendável que alguns elementos façam parte de seu painel, são eles:

• Situação Atual – Uma breve descrição de onde seu projeto se encontra.
• Risco – Deve haver alguns elementos de gestão de riscos em seu painel, talvez a quantidade de riscos em aberto (Alto, Médio e Baixo) ou ainda apenas os riscos de criticidade alta com respectivo plano de resposta.
• Financeiro– Necessário porque permitirá ao leitor do painel saber como anda a saúde financeira do projeto, isto é, do ponto de vista orçamentário (acima ou abaixo) e quanto. O mesmo conceito pode ser adotado para a utilização de recursos; além disto, voce pode utilizar outras métricas financeiras.
• Métricas Principais – Os famosos KPIs (Key Metrics or Key Performance) devem ser incluídos no dashboard. Este indicador pode variar por tipo de projeto, empresa ou indústria e irá proporcionar uma foto do momento de seu projeto.  Pode ser percentual de completude, percentual remanescente, horas extra, índice de qualidade, taxa de defeito ou qualquer indicador que necessite ser medido.
• Próxima Passos – Todos os envolvidos no projeto deveriam ler o painel do projeto, não somente para entender a situação atual do projeto de maneira clara e concisa, mas também para planejar os próximos passos para o projeto. Isso permitirá a remoção de quaisquer problemas ou obstáculos que estão impedindo que o projeto avance.

Um exemplo prático de um Painel de Projetos é mostrado na figura abaixo, este exemplo trata os indicadores do projeto e também já fornece informações da situação atual do projeto e sua tendência futura:

Este modelo é muito prático porque além de demonstrar o progresso do projeto, ele fornece a situação do projeto naquele momento do tempo, e você não precisa de nenhuma ferramenta para produzi-lo e, se necessitar utilize uma planilha de cálculo ou apresentação para construção. Note que ao lado das descrições você pode colocar o símbolo circulo (Amarelo, Verde e Vermelho), para indicar a situação do evento, como por exemplo, no caso de avaliar o marcos do projeto:

• Verde – No prazo
• Amarelo – Atenção há risco de atraso
• Vermelho – Atrasado

A sugestão é que você utilize este modelo como base e, faça as adaptações necessárias às suas necessidades, segue a explicação do modelo:

• Nome do Projeto – nome do projeto que esta sendo executado
• Sumário Executivo – breve descrição de alto nível da situação atual do projeto,
• Principais problemas – problemas que estão impedindo o projeto de ser executado, nome do dono do problema e data de solução,
• Marcos Atingidos – Eventos cumpridos pelo projeto (data original da linha de base e data atual do marco),
• Próximas atividades – próximas tarefas prevista do cronograma a serem realizadas até a próxima emissão do dashboard,
• Principal marcos do projeto – principais eventos do projeto planejados no cronograma que irão ocorrer
• Atividades em andamento – atividades em andamento com data prevista de término (do cronograma) e não planejadas
• Solicitações de mudança – identificação e nome das solicitações de mudança em aberto, este é um ponto muito importante no projeto porque pode afetar a desempenho do projeto como também pode ser uma oportunidade para a que novas vendas ocorram.

KPIs

• Prazo – Indicador de progresso de Prazo (SPI), que pode ser obtido através da ferramenta de análise de valor agregado 
• Custo – Indicador de progresso de Custo (CPI), que pode ser obtido através da ferramenta de análise de valor agregado 
• Qualidade – Indicador de critério de qualidade do projeto , irei abordar este tema no meu próximo post
• Margem do Projeto – Margem original no momento em que o projeto foi vendido e margem atual, lembro que este indicador em conjunto com os dois indicadores abaixo são úteis apenas quando seu projeto é executado por empresa de consultoria que recebe pelo serviço.
• Faturamento – Indicador de progresso de faturamento, por exemplo, valor total já faturado e valor total pendente ou percentual total já faturado, 
• Cobrança – Valor pendente de pagamento pelo cliente 

Riscos

Relação dos principais riscos do projeto e seu respectivo indicador de situação (Verde,  Amarelo e Vermelho)

Dica de Reunião de status do projeto:

Quando você tem o controle do projeto, você controla a situação e minimiza surpresas em uma próxima reunião, mas infelizmente o mundo não é perfeito, por isto tenha muito cuidado durante a apresentação do status do projeto, porque talvez já tenha passado por isto:

Reunião semanal de projetos junto com o escritório de projetos e principais interessados na sala de reunião. Chegou o momento em que você tem a palavra e começa impecavelmente discorrer aos presentes sobre o relatório de status do projeto. Com toda segurança você termina sua exposição, mas neste momento o João, pede a palavra, todos o conhecem, toda a vez que o João "pede a palavra" ele não perde a viagem e não desaponta, para ser mais claro, sempre que o João abre a boca, todos sentem aquele frio na espinha, n e já sabem que ai vem bomba e, o João sempre eficiente mostra para que veio, a bomba cai no alvo e, ela se chama problema. Cinco segundos de silêncio se passam ninguém sabia deste problema mutante, porque ele rapidamente se transformará em plena reunião em pesadelo e, justo no seu projeto, a reunião agora se torna uma verdadeira guerra só que agora o campo de batalha será no seu quintal.

Todos se viram para você o Gerente de Projetos fitando-o fortemente com a expressão:

"Com certeza você esta sabendo disto, correto?".

A situação é séria, mas deve ser enfrentada, lembre que conflito ou crise não é necessariamente algo ruim, na realidade ele é benéfico para a equipe de projetos e para os interessados, porque demonstra respeito ao seu trabalho e ao trabalho dos outros (inclusive o João).

Além disto, significa que neste projeto que você lidera há paixão, orgulho e comprometimento de todos na sua execução, significa também que as pessoas entendem que algo deu errado e que estas ramificações que tiram o projeto dos trilhos deixaram todos preocupados; não havendo indiferença o que seria a pior coisa que poderia acontecer. 

Uma vez que você aceitou que isto não é o fim do mundo e que a preocupação de todos é saudável para o projeto, você pode agora caminhar um passo adiante e começar a tratar o problema, adotando os passos abaixo:

• Ouça o João com atenção e demonstre interesse por suas preocupações, embora o momento atual da reunião é terrível para você, há mérito e valor no que ele tem a dizer, aliás, ouça o que todos têm a dizer, de a eles igual oportunidade para expressar suas preocupações levando em consideração em como isto irá impactar seu mundo departamental e porque eles teriam que ter sabido disto antes, pois eles poderiam ter feito algo a respeito. 
• Não permita que as pessoas interrompam umas as outras, atue como moderador.
• Seja o facilitador - Uma vez que todos tiveram a oportunidade de se expressar, sumarize o que você ouviu. Faça isto diplomaticamente atuando de forma positiva.
• Reconheça a preocupação de todos, foque nos fatos. Isto é parte da gestão de problema. Fatos podem algumas vezes ser elucidantes, você pode inclusive solicitar mais informações de modo a entender com mais profundidade o problema deste modo. Todos perceberão que você não esta na defensiva ou apoiando este ou aquele e, sim focando no entendimento e na possível solução do problema. A consequência disto é que o grupo deixará o lado emocional e partirá para a realidade lógica da questão.
• Agora que você esta livre de emoções e trabalhando com fatos, seu próximo passo é buscar consenso. 
• Uma boa maneira de se fazer isto é discursar enfatizando que todos querem o melhor para a empresa, que o cliente não seja impactado negativamente e que este tipo de anormalidade não introduza caos nos departamentos dos colegas.
• Este é o inicio do discurso onde você deve demonstrar comprometimento e preocupação na busca da solução a qual deve ser o assunto principal do discurso. 
• Desenvolva a solução com todos os interessados - comece agora conectando os pontos do da solução, pensando fora da caixa utilizando técnicas que te ajude a buscar alternativas para o problema e criar um plano de trabalho.
• Follow-up
• Trabalhe junto com os gerentes durante a semana para que eles tenham tudo o que é necessário para programar o plano, monitore o problema com muita atenção, e demonstre atitude. 
• Use este processo como uma referência de como os problemas será tratada no futuro. 
• Lembre que este problema certamente vai aparecer na próxima reunião semanal de status.

BOM USO !

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Técnicas de Criatividade - Brainwriting

A  criatividade é uma qualificação e não somente um talento de seu colega de trabalho, como algum treino voce também será capaz de possuir tal capacidade  uma qualificação essêncial necessária para as empresas. Mas lembre-se, a existência de cultura organizacional que incentive a criatividade é base do processo criativo e, para isso, há que ensinar as pessoas a utilizar as suas capacidades, recompensar a criatividade e usar técnicas de geração de ideias em grupo.

Ensinar as pessoas a serem criativas implica a utilização,na prática, de diversas técnicas, como as apresentadas neste post e, no post que escrevi sobre a técnica SCAMPER. A maioria de nós já conhecemos e nos utilizamos de técnicas de Brainstorming, neste post eu vou escrever a respeito de seu irmão silencioso chamado Brainwriting 

Brainwriting

Também conhecida como Método 6-3-5, desenvolvida pelo professora alemão Bernd Rohrbach, tem como alvo gerar 108 idéias em apenas meia hora. Assim como o Brainstorming, a qualidade das ideias, pelo menos no início do processo, não é o mais importante.

Ela tem como função principal a retirada da interação oral do grupo,  ao invés de falar as ideias, os participantes as escrevem, porque ?

O princípio por trás do Brainstorming de que se deve jogar ideias sem julgá-las simplesmente não acontece no mundo real, as pessoas já estão influenciadas antes mesmo da pessoa abrir a boca:

- “esse cara só fala besteira”,

- “essa menina nem formada é, o que ela sabe?” 

- "iiii vaiajando na maionese......e por aí vai...

Falar o que vem à mente nunca é inteligente, por isto acho interessantes que estas idéias passem por um filtro antes e, em silêncio.

Neste cenário o Brainwriting trás as seguintes vantagens:

• Nenhum membro da equipe é sujeito a avaliações críticas de suas ideias enquanto está executando a técnica.
• Elimina a possibilidade de o líder do grupo favorecer determinados participantes mais ativos e extrovertidos. 
• os membros da equipe podem ter ideias simultaneamente e são incentivados a desenvolver as ideias geradas por outros participantes.

Segundo Robson Selene e Humberto Stadler, a técnica do Brainwriting:

“Permite que todos, sem qualquer favorecimento, possam expressar suas ideias no papel, evitando constrangimentos por aqueles que se destacam (ou não) diante dos outros”.

As principais fases desta técnica são as seguintes: 

1. Identificação do tema central por parte do líder da sessão - A qualidade da questão deve ser feita de maneira muito bem elaborada e entendida por todos como consequência as respostas serão mais eficazes. 
2. Os participantes, sentados numa sala, escrevem individualmente as suas ideias durante cerca de cinco minutos - todas as pessoas podem ter ideias simultaneamente e são incentivadas a desenvolver as ideias geradas pelos outros participantes, inclusive os introvertidos.Cada participante deve escrever, em um tempo igual ou inferior a cinco minutos, três ideias pertinentes à sua demanda.
   
3. Cada participante passa a sua folha de papel à pessoa sentada ao seu lado, que acrescentará as suas próprias ideias, durante mais cinco minutos -  Este processo pode repetir-se diversas vezes mas, geralmente, três passagens são suficientes. Ao longo do processo, os participantes são encorajados a elaborar as ideias dos demais e, a fim de estimular suas próprias, devem ler os registros de todos os outros.Entretanto, vale ser dito que esse é o conceito original da técnica. Logo, o número de participantes, do tempo para o registro das ideias, bem como a quantidade de rodadas, podem ser modificados de modo a se encaixar à realidade da empresa, pessoal ou demanda.
4. O líder da sessão recolhe os papéis e lê as ideias ou escreve-as num quadro. 
5. O grupo discute em conjunto cada uma das ideias e avalia-as, reunindo as melhores e eliminando as que são absurdas ou impraticáveis.

Repetindo o que disse anteriormente  depois de seis rodadas em 30 minutos de atividade, o grupo alcança o objetivo fundamental do Brainwriting – 108 novas ideias.

Importante !

Os estudos da Leigh Thompson mostrou que dessa maneira, grupos que exercitaram a técnica de Brainwriting  obtiveram 20% mais ideias e 42% mais ideias originais do que o método tradicional de Brainstorming, 

Pense e Fale ! 

No seu livro “Creativity Conspiracy”, ela fala que se surpreendeu por não achar uma única pesquisa em que o velho Brainstorming se saísse mais eficiente que o Brainwriting  .

O IfM (Institute for Manufacturing) da Universidade de Cambridge, adverte que para a boa prática dessa técnica o  moderador deve:

• Permitir a comunicação verbal apenas entre os ciclos escritos;
• Procurar ser o mais visual possível (imagens, figuras, diagramas...);
• Dar abertura apenas a críticas construtivas;
• Estimular o desdobramento das ideias entendidas como mais promissoras por meio das mais simples.

Referências:

IFM. Brain writing (6-3-5). University of Cambridge. Disponível em <http://www2.ifm.eng.cam.ac.uk/dmg/tools/project/brainwrite.html>
SELENE, Robson; STADLER, Humberto. Controle da qualidade: as ferramentas essenciais. Curitiba: Ibpex, 2008.

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Uma Introdução ao PRINCE2®

Muitas pessoas, incluindo profissionais que atuam com gerenciamento de projetos ainda desconhecem o PRINCE2® no Brasil.

O PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environments), ou conforme a tradução em português, Projetos em Ambientes Controlados é um framework para gerenciamento de projetos de qualquer tipo ou porte. Amplamente utilizado e reconhecido principalmente na Europa, Ásia e América do Norte, o PRINCE2® é um padrão de gerenciamento de projetos criado pelo governo do Reino Unido Este framework fornece as ferramentas necessárias para o planejamento, execução e gestão bem sucedida que pode ser aplicável a qualquer tipo de projeto.

O PRINCE2® pode agregar maior valor ao gerenciamento dos projetos pelas seguintes razões:

• Adaptável - Fornece um modelo de processos melhor direcionado e adaptável ao gerenciamento de um projeto específico;
• Transparência de Gestão - Provê um processo de planejamento mais claro e com maior transparência, que permite, ao gerente de projetos, planejar o esforço e recursos necessários para construir os planos do projeto;
• Estrutura de Papéis e Responsabilidades Apresenta uma estrutura com papéis e responsabilidades definidas para o time do projeto, especificando quem faz, o que faz e quando faz;
• Divisão em Estágios - Define a divisão do projeto em estágios, facilitando o planejamento e gerenciamento dos projetos;
• Pontos de Controle com Processos Detalhados - Estabelece pontos de controle com processos detalhados que possibilitam a coleta de informações sobre o progresso do projeto;
• Controle e Gestão de Configuração - Apresenta uma forma clara para o controle de mudanças no projeto, por meio de uma abordagem de controle e gestão de configuração ao longo do ciclo de gerenciamento do projeto;
• Controle do Escopo - Possibilita uma maior verificação e controle do escopo do projeto;
• Monitoramento e Controle de Riscos - Fornece uma melhor forma para monitoramento e controle dos riscos e fatores inerentes aos projetos que auxiliam na gestão;

Com estas características, fica evidente que o PRINCE2® pode agregar muito valor ao gerenciamento de projetos, devido a sua aderência as normas de governança e acompanhamento de projetos. Compreender todos estes aspectos é fundamental para o profissional que pretende atuar com o PRINCE2® na gestão de projetos, principalmente para que possa explicar à direção da empresa o motivo da utilização deste eficiente método. 

Considerar estas características e identificar todos os atenuantes faz parte do papel do gestor de projetos. O PRINCE2® considera que cada projeto precisa atuar dentro de um propósito, e por este motivo, o gestor deve ter uma clara consciência do propósito do seu projeto (business case) para realizar os benefícios esperados

O PRINCE2® é um framework que planeja, delega, monitora e controla estes 6 (seis) aspectos dos projetos (benefício,custo,prazo,escopo,qualidade e riscos) ajudando os gestores e as organizações a atingir os seus objetivos e terem sucesso em seus empreendimentos. 

Aprenda um pouco mais sobre esta metodologia assistindo ao vídeo legendado abaixo ou se preferir assista em meu canal do Youtube clicando aqui (outros vídeos também disponíveis) 

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O Mito da Caverna - A República - Platão

O Mito da Caverna - A República - Platão

O que é o mito 

O Mito da Caverna, ou Alegoria da Caverna, foi escrito pelo filósofo Platão e está contido em “A República”, no livro VII. Na alegoria narra-se o diálogo de Sócrates com Glauco e Adimato. É um dos textos mais lidos no mundo filosófico.É mais uma alegoria do que propriamente um mito. É considerada uma das mais importantes alegorias da história da Filosofia. Através desta metáfora é possível conhecer uma importante teoria platônica:

Como, através do conhecimento, é possível captar a existência do mundo sensível (conhecido através dos sentidos) e do mundo inteligível (conhecido somente através da razão). 

O Mito da Caverna

O mito fala sobre prisioneiros (desde o nascimento) que vivem presos em correntes numa caverna e que passam todo tempo olhando para a parede do fundo que é iluminada pela luz gerada por uma fogueira. Nesta parede são projetadas sombras de estátuas representando pessoas, animais, plantas e objetos, mostrando cenas e situações do dia-a-dia. Os prisioneiros ficam dando nomes às imagens (sombras), analisando e julgando as situações.

Vamos imaginar que um dos prisioneiros fosse forçado a sair das correntes para poder explorar o interior da caverna e o mundo externo. Entraria em contato com a realidade e perceberia que passou a vida toda analisando e julgando apenas imagens projetadas por estátuas. 

Maurício de Souza

Ao sair da caverna e entrar em contato com o mundo real ficaria encantado com os seres de verdade, com a natureza, com os animais e etc. Voltaria para a caverna para passar todo conhecimento adquirido fora da caverna para seus colegas ainda presos. Porém, seria ridicularizado ao contar tudo o que viu e sentiu, pois seus colegas só conseguem acreditar na realidade que enxergam na parede iluminada da caverna. Os prisioneiros vão o chamar de louco, ameaçando-o de morte caso não pare de falar daquelas ideias consideradas absurdas.

O que Platão quis dizer com o mito

Os seres humanos tem uma visão distorcida da realidade. No mito, os prisioneiros somos nós que enxergamos e acreditamos apenas em imagens criadas pela cultura, conceitos e informações que recebemos durante a vida. A caverna simboliza o mundo, pois nos apresenta imagens que não representam a realidade. Só é possível conhecer a realidade, quando nos libertamos destas influências culturais e sociais, ou seja, quando saímos da caverna. Isto também é verdade nos projetos e processos que executamos ou planejamos , envolve mudança de atitude, e mudança de nossa zona de conforto. Este é meu convite permanente para a reflexão empresarial !

Veja mais aqui.

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Dicas de um PMO para os Gerentes atingirem resultados em Projetos de Outsourcing

Projetos de Outsourcing se originaram em meados de 1989 quando a Kodak contratou a IBM para gerenciar quatro de seus Data Centers e, em 1994 assinou contrato de 10 anos no valor de US $ 4,1 bi com a EDS, e assim foi seguida pela AMTRAK, chegando aos dias de hoje, estes projetos  devem ser executados levando em consideração uma premissa básica no início do planejamento e posteriormente durante sua operação:

“Relacionamento de longo prazo. Como um casamento aonde ambos irão se beneficiar desta relação cliente e fornecedor e, como um casamento enfrentarão atritos, sofrerão aflições, entre outros.”

 A chave para o sucesso é:

“Tenha em mente os desejos e objetivos de cada ajudando um ao outro de modo a resolver os problemas entre eles, até que a morte (fim do contrato) os separe”.

Outsourcing é muito apropriado para: 

• reduzir custos, 
• gerar capital, 
• permitir ao cliente colocar foco e esforço em seu Core Business,
• ter a vantagem de utilizar a expertise externa em suas operações e,
• ajudar a empresa a se expandir globalmente. 

Com correto planejamento e gestão, Outsourcing pode trazer economia e vantagens competitivas, um planejamento fraco causará um desastre. 

Ao longo de minha experiência na área e, contribuição de parceiros de trabalho decidi listar aqui algumas dicas que considero importantes e convido você leitor a postar outras dicas nos comentários deste blog:

Estabeleça confiança e cooperação entre as partes para se obtiver ganhos de ambos os lados

Comunicação e Relacionamento:

• Espírito de parceria – Duas palavras fundamentais que devem ser compreendidas e seguidas por cliente e fornecedor: cooperação e confiança. Ambos devem estar trabalhando para atingir um objetivo comum de modo que os dois lados obtenham ganhos deste relacionamento. 
• Ponto Focal – nomeie representantes para atuarem como elo entre o cliente e fornecedor e, juntos definirem as responsabilidades dos seus representantes de ligação e do seu modelo de operação.
• Autoridade - Estes indivíduos devem ter a autoridade para agir junto aos seus empregadores continuamente, e devem ser o canal de comunicação entre as parte, especialmente para reclamações,este profissional (ou mais de um) deve:
• Estar bem informado sobre a tecnologia envolvida,
• Saber se relacionar,
• Ter firmeza no acompanhamento e monitoramento, exigindo umdesempenho adequado do fornecedor,
• Ser leal aos interesses do cliente,
• Entender que o fornecedor dever ter seus direitos respeitados. 
• Reuniões frequentes devem ocorrer entre cliente e fornecedor como objetivo de reforçar o trabalho em conjunto e discutir tópicos de interesse de todos. Se possível sob a orientação dos pontos focais de modo que eles saibam dos problemas que estão ocorrendo e os tenham sob controle, é importante que estas reuniões sejam fomentadas para que as equipes de ambos os lados saibam de suas atividades e desafios, encorajando-os ao relacionamento cooperativo com forte senso de participação conjunta. 
• Mal Entendidos – Tenha um contrato descrevendo claramente o escopo do trabalho a ser feito e os padrões de desempenho esperados, além disso,cobrindo também todas as exceções que possam ocorrer. Embora nós saibamos que o mundo não é perfeito, eventos não antecipados no contrato podem ocorrer ou serem interpretados de maneira diferente no contrato.
• Resolução de conflitos – Há três diferentes maneiras de se resolverem conflitos antes de uma ação legal (a qual eu recomendo que se evite): 
• Comitê de resolução de conflitos - deve ser liderado pelos representantes do cliente e fornecedor e deve também participar deste grupo os especialistas técnicos que tratam do problema em questão, caso o comitê não chegue à resolução do conflito então o problema deve ser levado ao nível hierárquico superior (VP ou CEO) para ser resolvido, caso não haja consenso pode-se utilizar de Arbitração, por exemplo, nos EUA existe a American Arbitration Association, o que com certeza é bem mais barato que advogado.
• Escalonamento do conflito para nível executivo superior
• Arbitração ou mediação 

“Cooperação conjunta e coleguismo junto à equipe são fatores de 
           sucesso para um relacionamento saudável”

Planejamento

• Elaborar planos detalhados de transição – fator chave de sucesso é a elaboração cuidadosa e detalhada da lista de atividades e eventos que devem ser executados considerando-se: prazos, transferências de equipamentos, software e pessoas e quem irá fazer o que (cliente ou fornecedor). É claro que todo o processo de transição foi declarado em contrato, mesmo assim detalhes e datas devem ser bem especificados no plano, como por exemplo, especificar nomes ao invés de funções (que consta no contrato), datas ao invés de períodos (como esta no contrato). Outro aspecto importante é que durante a fase de transição é recomendável que as equipes de ambos os lados se conheçam melhor. Eu recomendo que os líderes fomentem discussões entre os times com o objetivo de estabelecer conexão emocional entre eles e estabelecer relacionamento que irá ajudar na operação do contrato. Os pontos focais devem liderar a coordenação e elaboração do plano de transição e assumir o papel principal na condução do plano.
• Operar o antigo sistema paralelamente ao novo sistema “outsourced” é o melhor método de confirmar e validar o novo processo de operação do sistema. Algumas vezes por restrições de recursos isto não é possível, neste caso recomendo fazê-lo em partes (escopo reduzido) para todo o ciclo de operação.
• Monitorando e avaliando o trabalho do contratado- para atingir os resultados desejados pelo cliente, primeiramente defina claramente quais os fatos conhecidos que devem ser satisfatoriamente considerados, depois compare a desempenho atual com os padrões estabelecidos, e finalmente motive o fornecedor a atingir ou exceder os resultados esperados.
• Estabelecendo padrões e gerenciando expectativas- Contratos neste segmento devem não só definir qual trabalho será feito pelo fornecedor, mas também estabelecer quais resultados esperados e como eles serão medidos, por exemplo, o limite máximo de tempo para resolver um problema crítico, outra recomendação é que a medida que o trabalho vai sendo executado ao longo do tempo pelo fornecedor, ajustes nos indicadores podem ser necessários sobre os padrões previamente definidos, estes refinamentos podem ser negociados entre as partes (mesmo critério deve ser considerado no caso de software e hardware).
• Relatórios de Desempenho-Informação essencial que deve ser regularmente emitida pelo fornecedor e pelo cliente como, por exemplo, satisfação dos usuários na utilização do help desk. Os pontos focais logicamente devem ser os responsáveis pela coordenação, compilação e disseminação destes resultados. Alguns aspectos de requisitos do contrato não podem ser facilmente verificados por relatórios, por exemplo, manter a informação confidencial exclusiva é uma questão que pode ser verificada através de comunicação com as pessoas certas, discretamente procurando possíveis violações e diplomaticamente buscando por tarefas suspeitas.
• Motivando o fornecedor - Se os pagamentos ao fornecedor forem atrelados aos resultados de desempenho do fornecedor, este evento passa a ser um fator de motivação na busca pelo atingimento do resultado esperado, outros exemplos como receita compartilhada, bônus por exceder metas estabelecidas ou ainda, multas contratuais força com que a relação entre cliente e fornecedor seja de parceria. Lembre-se que nos casos das duas últimas discas é necessário: monitorar, controlar e documentar decisões, ações corretivas, desvios e aceites de forma a proteger a relação de parceria e evidenciar o historio do processo.Na minha visão este tema pode ser muito bem explorado por ambos e proporciona apenas vantagens como:
• Aumento de produtividade,
• Melhoria da qualidade do serviço,
• Redução de OPEX e,
• Aumento de receita.

Pessoas

Nosso maior desafio nesta modalidade de negócio é gerenciar os aspectos emocionais dos funcionários com o intuito de preservar a moral e lealdade do grupo. Desligamento, transferências, magoa e insegurança, são alguns aspectos que precisam ser tratados com cuidado e devem ter seus impactos minimizados ou eliminados, deixando a organização mais forte.

Métodos de downsing – redução de custos é um dos objetivos do downsizing, e esta redução é primariamente na redução da quantidade de empregados, há varias maneiras de se fazer isto, uma delas é a reengenharia, que consiste metodicamente em examinar os processos operacionais e os tipos de profissionais que executam cada função deste processo, outra maneira é literalmente, digamos, cortar 20 % das despesas de cada departamento geralmente não é recomendado porque se acaba cortando despesas em lugares errados:

• Explique o processo na primeira oportunidade – o momento mais adequado de anunciar o plano de downsizing é uma decisão difícil, mas o plano deve ser explicado antes que os rumores prevaleçam, o pior que pode acontecer é seus funcionários descobrirem isto pela imprensa, parceiro ou colegas de mercado antes de você comunicar, é desconcertante. 
• A fase de planejamento inicial junto às pessoas chaves de sua empresa deve ser feita o mais rapidamente possível e no menor espaço de tempo, isto irá minimizar o aparecimento de rumores.
• Durante o anúncio do projeto, é importante esclarecer e enfatizar as razões de negócio que causam esta mudança e apresentar um plano justo de suporte para os funcionários que serão desligados, isto não vai eliminar o sentimento negativo em relação ao processo, mas irá reduzi-lo ao mínimo.
• A equipe de recursos humanos deve participar ativamente no plano de outsourcing, no manejo das relações com os empregados, especialmente aqueles que envolvem sentimentos emocionais intensos, aconselhamento e orientação. No entanto a execução do plano é uma responsabilidade de linha; ou seja, é papel do gerente de linha deve fazer os anúncios para os grupos afetados e, em última análise, explicar para cada indivíduo como este plano o afeta.
• Lealdade dos empregados – decisões sobre quem deve permanecer na empresa e aqueles que serão terceirizados para o fornecedor devem ser tomadas com base nas habilidades relacionadas às necessidades do cliente, mas um importante fator a ser considerado mesmo que seja subjetivo é a lealdade do funcionário. Ela é julgada por intuição através de sinais como: comportamento cooperativo, sentimentos de amargura, comportamento geral de aceitação e decisão relativo ao plano apresentado.
• A empresa seve encorajar os funcionários selecionados a ficarem; assegurando a eles planos futuros, possibilidade de aumento salarial em função de inclusão de novas responsabilidades, bônus ou outros incentivos financeiros. Esta segurança é muito importante em função da atmosfera negativa e incertezas geradas neste processo, funcionários leais necessitam de previsibilidade no trabalho e visão de futuro.
• Para os funcionários que serão retidos, os gestores devem continuamente explicar os objetivos da organização e o porquê de alcançá-los e mais importante como cada um dos funcionários se encaixam nos planos para atingir estes objetivos. Este comportamento do gestor é fundamental para reforçar a moral da equipe e também para reduzir ao máximo o sentimento negativo causado em função dos colegas que se foram.

Espero que estas sugestões ajudem você colega em seus próximos projetos !

Bom Uso !

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Dicas para elaboração de um plano de qualidade em projetos

O grande desafio que nós gerentes de projetos temos é satisfazer os requisitos de qualidade dos interessados em projeto aqueles que estão claramente declarados e os subentendidos. 

Mas como atender todos os interessados ? 

Ainda mais em um projeto onde há vários stakeholders ? 

Além disto como podemos assegurar que que os requisitos serão atendidos ?

Este é o objetivo deste post, ajudá-lo com dicas práticas de como vencer esta etapa. 

O primeiro passo é você assumir que existem princípios de excelência a serem seguidos por voce , o líder  e, sem eles seu plano de qualidade nunca terá sucesso e nem será perenizado junto à equipe, são eles:

• Foco no cliente – compreender as necessidades e exigências dos clientes (expectativas),
• Liderança – indicar a direção a ser seguida para o cumprimento das metas e objetivos
• Envolvimento – engajar a equipe na participação plena para tornar o projeto bem sucedido
• Decisões baseadas em fatos – aumentara probabilidade de acerto ao invés do uso de suposições (medir).
• Fornecedores – eles são parceiros, cujo relacionamento deve ser próximo e aberto com objetivo de assegurar resultados financeiros para ambos

O segundo passo é seguir o processo sugerido de priorização das necessidades dos clientes do projeto:

• Identificação dos clientes: quem são os clientes internos e externos de seu projeto ? Qual sua influência e poder de decisão ? 

 Lembre-se, nem todos os clientes são iguais , Priorize !

• Identificação das necessidades: nem todas as necessidades são criadas igualmente.Existem técnicas bem interessantes para coleta das necessidades como (leia os artigos nos links ao lado) QFD , Kano entre outras técnicas .

 Lembre-se, nem todos as necessidades são iguais , Priorize !

• Combinar Resultados: Combine os resultados da priorização dos clientes com os resultados das priorizações das necessidades de forma a se obter uma priorização integrada de requerimentos e clientes  (para isso faça uso de matrizes de priorização)
• Desenvolva Especificação:  Identificada a necessidade,desenvolva uma definição operacional e o valor específico contra o qual o desempenho será medido 

O que falta agora ?

Desenvolva as atividades de  Garantia de Qualidade e de Controle de Qualidade do projeto utilizando-se das melhores práticas do PMBOK(R) ou inclua este processo na estratégia de qualidade do Prince2(R). 

Lembre-se que o acompanhamento é fundamental para um projeto de sucesso !

Bom Uso !

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