quarta-feira, 4 de maio de 2011

Práticas para Gestão de Escopo em Projetos - Discussão aberta

Durante minha experiência de trabalho em tecnologia de informaçõa e telecom, identifiquei que algumas ações se fazem necessárias pelo gerente de projetos para gerir o escopo com assertividade e pragmatismo , é claro que cada um dos pontos abaixo devem ser colocados para o stakeholder sempre focado no estilo de comunicação dele. Sei que muitos destes pontos, alguns dos meus colegas não concordam, mas gostaria da opinião de todos. :

1)    Estabeleça agenda de trabalho para levantamento de requisitos onde, deve constar: data e local da sessão, participantes obrigatórios da Equipe (analista de requisitos e Gerente de Projetos), agenda esta que é o compromisso firmado entre o cliente e o Gerente de Projetos.
2)    Um dia antes da sessão telefone para o cliente e confirme a presença de todos e, em seguida formalize a conversa por email, se não houver quórum, a sessão não deve ocorrer
3)    O gerente de projetos tem que liderar a primeira sessão de requisitos onde durante o processo ele atuará como facilitador,
4)    Durante a sessão ele deve gerar a ata de reunião, a qual deve constar open issues e action itens,
5)    Para cada open issues e action iten aberto, o gerente de projetos deve estabelecer dono para o item e data de resposta e, deixar claro que se esta data de resposta não for cumprida, o projeto irá atrasar , e, este atraso será registrado em RCM,
6)    No caso de open issues, o gerente de projetos deve estabelecer uma premissa para atender o item em aberto e, caso o open issue não seja fechado até a data acordada a premissa passará a ser verdadeira e, apenas com solicitação de mudança a alteração será efetivada
7)    Ao término da sessão, o gerente de projetos deve executar o wrap up, onde, ele irá ler para todos os presentes quais as decisões, itens de ação, open issues estabelecidos. No início da reunião, os open issues em aberto, mesmo que dentro do prazo, devem ser lidos antes de iniciar a reunião para confirmar o compromisso de ambas as partes.
8)    Excel de log de eventos, cujo objetivo é agrupar todos os pontos a serem respondidos (referente ao escopo) e executar follow-up com os envolvidos utilizando-se de PDCA
9)    O produto final esperado desta sessão é o escopo fechado

 Ao término da primeira sessão, é esperado que o Analista de Requisitos,escreva o documento.

Quando o documento estiver pronto, é obrigação do gerente de projetos deve:

1)    Antes da aprovação, deve ficar claro um período de antecedência de entrega dos requisitos para que o cliente já traga as alterações sugeridas. Isto trará mais eficiência pra reunião.
2)    Estes pontos devem ser registrados em uma planilha
3)    Estabelecer agenda de trabalho para aprovação dos  requisitos onde, deve constar: data e local da sessão, participantes da Equipe (analista de requisitos, gerente de projetos, arquiteto) e cliente,
4)    Um dia antes da sessão telefone para o cliente e confirme a presença de todos, se não houver quórum e todas as respostas da ata não estiverem fechadas, a sessão não deve ocorrer,
5)    O gerente de projetos tem que liderar a sessão de fechamento do escopo onde durante o processo ele atuará como facilitador, durante a sessão o analista de requisitos apresenta o escopo entendido e, executa as alterações durante a sessão.
6)    Durante a sessão o GP deve apresentar as respostas sobre os itens do Excel e apresentar as  respostas dadas para cada action iten e open issue
O objetivo desta sessão é aprovar o requisito sem ressalvas, se houver alteração neste momento recomenda-se aplicar gestão de mudança.

3 comentários:

  1. Olá Nelson, parabéns pelo post, abrange todas as fases,e pode até ser seguido como um check-list em alguns casos.
    Apenas um comentário, no seu artigo voce mencionou "se não houver quórum" a sessão não deve acontecer, neste ponto eu concordo com o processo, pois não há como ter alguma sessão sem as partes interessadas, já no mesmo parágrafo, voce cita "se todas as respostas da ata não estiverem fechadas, a sessão não deve ocorrer". Neste ponto eu incluiria algum controle de severidade para as perguntas de maneira a priorizar as mais importantes, e não cancelar a sessão caso alguma questão de menor prioridade não for respondida, talvez aproveitar a sessão para identificar os motivos das perguntas de menor prioridade não terem sido respondidas, e se for o caso ajustar a severidade das mesmas.
    Parabéns pelo artigo, realmente muito bom
    []´s
    Samir

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  2. Daniela Zancanari Ferrantte Miguel, MBA, CGD • Nelson,
    Se todos os stakeholders forem envolvidos, certamente o escopo será um sucesso.
    O GP tem que ter todos os sentidos muito aguçados para captar os sinais das partes para não deixar escapar um stakeholder sequer. A experiência do GP conta muito nesta etapa para mapear todos eles também e questionar sempre.
    Posteriormente, precisamos ter grande mais sensibilidade ainda para entender as suas necessidades e transformá-las em algo tangível, e não há outra maneira a não ser através da comunicação (reuniões, entrevistas, questinários, conferences). Essa tarefa é extremamente complexa, pois em qualquer área, o cliente tem grandes dificuldades de enxergar o que quer comprar

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  3. Rodolfo Wenceslau, ITIL, Mps.Br, SCJP, SCWCD • A implementação de um processo bem definido de Gerenciamento de Mudança com a utilização de um CCM (Comitê de Controle de Mudança), pode evitar excessivas alterações no escopo do projeto. Também é necessário buscar o envolvimento e o comprometimento dos interessados (como a colega Daniela mencionou), e dedicar tempo suficiente para coletar os requisitos e desenvolvê-los de maneira correta e não-ambígua para que os interessados fiquem cientes sobre o que faz parte ou não do escopo

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