terça-feira, 9 de agosto de 2011

Projeto atrasado, replanejado ou eterno?


Projeto atrasado, replanejado ou eterno?

Written by   //  July 27, 2011  //  Gestão  //  1 Comment
eterno
Há muito tempo eu quero escrever sobre este tema mas estava procurando uma abordagem simples e não encontrava. O blog do Eli Rodrigues conseguiu falar do assunto de uma forma bem objetivo.

Projeto atrasado, replanejado ou eterno?

O dia-a-dia do Gerente de Projetos (GP) tem sempre bastante emoção. São mudanças, conflitos, atrasos, controles, reuniões calorosas, relatórios, falta de recursos etc. Sempre que tento explicar esse ofício a alguém me vem à mente a figura de uma pessoa segurando rédeas de uma carruagem sem a estrutura que prende os cavalos, cada um querendo ir para um lado. Os cavalos na analogia seriam as disciplinas de Gestão de Projetos e as rédeas, a dificuldade de manter as coisas sob controle.
Mesmo os projetos mais simples podem gerar problemas e cabe ao GP a tarefa de manter esse caos o mais organizado possível. É um desafio constante. Um projeto pode passar por situações que geram atrasos e também pode ser replanejado por motivos muito diversos. O Atraso de um projeto não segue processo, gera conflitos, prejuízos e tem resultados imprevisíveis. Já o Replanejamento deve seguir um processo de Controle de Mudanças, analisar impactos (inclusive positivos), registrar causas e recalcular os parâmetros necessários (escopo, prazo, custo etc).
Replanejamento e Atraso são coisas bem diferentes, mas possuem uma similaridade: ambos podem estender o Prazo do projeto. E seja a situação controlada ou não, o projeto sempre corre o risco de se tornar um Projeto Eterno, termo que quero abordar hoje.
Projeto Eterno
O termo Projeto Eterno surgiu de conversas de cafezinho com colegas de ofício e é um disparate às definições do PMBOK, mas ouso citar em tom de brincadeira para retratar uma situação desagradável: Projetos que se estendem demasiadamente além da linha de base inicial. Para ser considerado “eterno”, o projeto não precisa necessariamente ter longo prazo (acima de 12 meses), basta possuir um desvio da ordem de 100% de prazo. Embora não tenha dados estatísticos, arrisco ser taxativo ao dizer: Projetos com desvios tão altos tiveram problemas na concepção ou planejamento.
Projetos Eternos são pedras nos sapatos de quem quer prosseguir rumo a novos desafios, mas são excelentes para quem quer adotar o papel de “Salvador da Pátria”, aquele que está sempre no meio dos problemas, mas nunca resolve nada. Mas seja você progressista ou acomodado, sempre há um Projeto Eterno esperando por você. Abaixo apresento um caso fictício para exemplificar melhor este conceito controverso.
O Projeto que se eternizou…
Era uma vez um GP satisfeito com sua função, que recebeu um Project Charter e iniciou um projeto com o prazo final de 1 ano. O trabalho, um desenvolvimento de software, corria bem e já se iniciava o projeto de arquitetura.
De repente, situações estranhas começaram a acontecer: os arquitetos deixaram o projeto no meio do design, o cliente não encontrava tempo para validar os protótipos, uma nova lei mudou estruturalmente os requisitos, os recursos humanos começaram a enfrentar dificuldades com a tecnologia. O GP começou a notar que o conjunto desses fatores teria grande impacto no prazo.
Começaram muitas reuniões para resolução de problemas, a pressão subia junto com o prejuízo, cliente e fornecedor começaram a entrar em conflitos, as desavenças se amplificaram na equipe. Foram chamados consultores que propuseram mudanças estruturais: Tirar a responsabilidade de um único GP e distribui-la para vários, depois unificar novamente a gestão em uma única pessoa, depois trocar de GP.
Vários GPs depois, alguns requisitos entregues e passados três anos, o cliente ainda não assinou o Termo de Aceite, os requisitos continuam mudando, o time inteiro já foi modificado e o GP continua no mesmo projeto. Isto sim um Projeto Eterno!
Algumas Causas de Projetos Eternos
Em certa ocasião fui convidado a fazer uma “Análise de Causa e Efeito” de um Projeto Eterno e notei bastante pressão sobre a suposta causa “Incompetência do GP”. No entanto, em todas as análises causais que fiz na minha carreira uma coisa posso afirmar: as causas sempre têm raizes profundas. Abaixo elenco algumas causas comuns em Projetos Eternos.
  • Definição de escopo com nível de detalhes insuficiente;
  • Mudanças constantes nos requisitos;
  • Falta de planejamento e controle de recursos humanos, gerando sua indisponibilidade ao projeto;
  • Baixa senioridade dos recursos humanos na tecnologia;
  • Prazo arbitrário, não condizente com a quantidade de recursos disponíveis;
  • Falta de mapeamento das dependências externas do projeto;
  • Falta de identificação prévia das interfaces de integração do produto/serviço;
  • Aplicação de Técnica de estimativa de prazo de forma inadequada;
  • Falta de comprometimento do cliente com o processo de aprovação de requisitos e mudanças;
  • Falta de aderência às boas práticas de engenharia;
  • Uso de terceirização através contratos guarda-chuva que não estabelecem regras e multas sobre entregas;
  • Aplicação inadequada das práticas de gerenciamento de projetos;
  • Objetivos agressivos de projeto estabelecidos sem o suporte de um plano realista.
Projeto atrasado, replanejado ou eterno?
Embora o termo Projeto Eterno seja uma grande brincadeira, não dá para negar que possui um fundo de verdade. Não sei dizer se isso acontece somente em empresas com menor grau de maturidade, se é responsabilidade do GP ou se é pura questão de sorte, deixo esta análise para os pesquisadores. Mas posso dizer que eles existem e estão entre nós.
Se perceber que o projeto está se tornando um Projeto Eterno, o melhor a fazer é identificar as causas e trabalhar as ações corretivas antes que os problemas se amplifiquem. Medir sempre CPI e SPI, reportarstatus regularmente ter a documentação atualizada para um provável replanejamento.  Se ainda assim não tiver como evitar a “eternização”, o jeito é levar o projeto conforme os fatores ambientais permitirem.
O importante é manter a carruagem na direção certa e ter previsibilidade de chegada. Nunca a eternidade!

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