domingo, 27 de maio de 2012

MS-PROJECT - Compartilhando ...dicas

Já ralei muito com este produto...para o bem e para o mal, e, decidi utilizar aqui um pouquinho da filosofia da Toyota, compartilhe seu conhecimento e ajude ...Por isso resolvi partilhar neste longo documento alguns pontos interessantes coletados por mim do blog a EUAX que considero de extrema importância  ....Este texto se completa a outro que já publiquei em meu blog cuja artigo se chamava "Como estruturar um cronograma"
Bom proveito..

Número 1- Identificando e monitorando o caminho crítico do projeto


Sempre que planejamos um novo projeto, é importante contar com alguns desvios. Os projetos estão sempre sujeitos a riscos e oportunidades, fazendo com que seja fundamental, no momento do planejamento, contarmos com um prazo extra para a execução das atividades. Podemos tratar isto de duas formas, adicionando um percentual de ajuste em todas as estimativas (e consequentemente ao projeto como um todo) ou adicionarmos um percentual ao projeto como um todo e monitorar o consumo deste adicional. Eu particularmente prefiro trabalhar com a segunda alternativa, principalmente devido a um “fenômeno” que eu chamo de “Síndrome do Estudante”. Tal “fenômeno” faz com que normalmente as atividades nos projetos tendam a levar todo o prazo que lhes é atribuído, pois as pessoas se planejam para entregar de acordo com o que foi estabelecido nos cronogramas. Assim, se aumentarmos cada uma das atividades é bem provável que o projeto naturalmente leve mais tempo. Por outro lado, se estabelecemos datas mais enxutas, a tendência é que estas datas sejam cumpridas, consequentemente consumindo o buffer para as atividades que realmente iriam consumi-lo.
 Desta forma, voltando a série de posts com dicas do MS-Project 2010, gostaria de apresentar a criação de buffers gerenciais de prazo para os projetos.
Passo 1 – Identificação do Caminho Crítico do Projeto:
Inicialmente precisamos do cronograma criado com os recursos alocados e consequentemente o caminho crítico do projeto identificado. Vamos tomar por base o cronograma abaixo:
 Neste cronograma podemos identificar o caminho critico pelas atividades em vermelho. Sabemos que a última atividade do caminho crítico é a atividade de “Execução do Alfa-Testes”.
 Dica: no MS-Project 2010, na pasta “Format”, existe uma opção de apresentar o caminho crítico para o projeto. A figura acima se encontra nesta pasta e com a flag de Caminho Crítico marcada.
 Passo 2 – Criação dos milestones e atividades a serem utilizados:
 Ao término do projeto iremos adicionar um novo milestone e chama-lo de “Término do Caminho Crítico”. O milestone deve estar conectado a última atividade do caminho crítico. Em seguida, abaixo do milestone, criamos uma nova atividade que chamaremos de “Buffer Gerencial”. Esta atividade não deverá ter nenhuma outra atividade como predecessora. Após a nova atividade criamos um novo milestone chamado “Projeto Finalizado”. Para este milestone você colocará a restrição de “Deve Encerrar em” e colocar a data de encerramento do projeto (termino do buffer). Para o cronograma acima iremos utilizar a data de 15/04 (isto nos dará aproximadamente 20 dias de buffer gerencial). Ao término deste passo o cronograma deve ficar parecido com este abaixo:
 Passo 3 – Definição do prazo para o Buffer (link entre datas):
No cronograma acima, o buffer ainda não possui a data de início e de término que desejamos. Neste caso precisaremos utilizar links para a data de encerramento do caminho crítico e a data de inicio do buffer. Assim, precisamos copiar a data de término da atividade 23 (Execução) que é a última atividade do caminho crítico para a data de inicio do buffer. Para isto podemos utilizar a função “Copiar” do Project. Em seguida devemos Colar esta data no campo “Data de Inicio” do Buffer Gerencial. O detalhe aqui é que é necessário utilizar a função “Colar Especial” e colar o Link (a função pode ser acessada clicando com o botão esquerdo sobre a data de início da atividade “Buffer Gerencial”):
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Em seguida utilizar o mesmo processo, porém copiando a data de início do milestone“Projeto Encerrado” para data de término do Buffer Gerencial. Ao termino deste processo, o seu cronograma deve parecer com a figura abaixo:
 Passo 4 – Formatação do Gráfico de Gantt para as atividade de buffer:
Já temos o buffer criado, agora temos que buscar uma forma melhor de representa-lo e de identificar o quanto do mesmo já foi consumido. O primeiro passo é diferenciar no cronograma o que é Buffer e o que não é. Para isto iremos customizar uma coluna do tipo “Flag” a qual irei utilizar o nome “Buffer”. Nesta coluna irei passar para sim a atividade “Buffer Gerencial”, identificando esta atividade como uma atividade “Buffer”.
Em seguida, iremos trocar o formato no Gráfico de Gantt para as atividades do tipo Buffer. Para isso, iremos acessar a pasta  Format” e selecionar o botão “Format” e a opção “BarStyles”, conforme abaixo:
Em seguida, iremos efetuar as alterações conforme abaixo:
Dica: a linha “Buffer” não existe. Você precisa criar esta nova linha através do botão “InsertRow”. Outro Detalhe, eu utilizei o campo “Flag1” como campo customizado para a identificação do Buffer. Você precisa adaptar esta informação de acordo com o campo que você customizou.
 Após este passo o cronograma deve ficar assim:
Agora, só falta apresentar o que já foi consumido. Para isto, iremos customizar mais um campo, desta vez do tipo texto. Vou chamar este campo como “Remanescente do Buffer”. Para o cálculo do valor do campo será utilizada uma fórmula conforme abaixo:
E finalmente vamos adicionar o que foi calculado no campo ao lado da barra do Gantt para as atividades de Buffer:
Como o baseline ainda não foi criado, inicialmente aparecerá “ERROR” ao lado da barra. Assim que o baseline for criado, este erro é corrigido. Desta forma, vamos criar o baseline do projeto e ao término deste processo o cronograma deve ficar assim: 
Pronto! O buffer gerencial está criado. Agora, na medida em que o cronograma for atualizado e as atividades forem sendo executadas, a data de inicio do buffer é alterada bem como o remanescente, apresentando assim o quanto ainda resta do seu Buffer Gerencial: 
 NUMERO 2 - Dicas para seu dia a dia

Número 2- Dicas para aumentar sua produtividade no trabalho utilizando o project


  • Em Ferramentas > Opções, selecione “Mostrar tarefa de resumo do projeto”. Assim você adiciona a “linha 0″, ao seu projeto;
  • Acostume-se a preencher o campo Resumo. Isso facilita que uma visão geral a respeito do projeto possa ser rapidamente acessada. Em conjunto com a dica anterior, já insere o nome do projeto na “linha 0″;
  • Tire vantagem da habilidade do MS Project de se ajustar a mudanças. Quando inserir uma atividade, procure determinar a duração da mesma e suas dependências, deixando o Project cuidar do resto;
  • Aproveite-se de colunas extras! Clicando com o botão direito sobre o título de qualquer coluna, você pode adicionar colunas extras com “Inserir Coluna…”;
  • Para mostrar a numeração das tarefas, como numa EAP, “Inserir Coluna…” > Nome do Campo = EDT e Título = EAP;
  • Facilite sua vida com atalhos no teclado. Para fazer uma tarefa subordinada a outra, selecione a tarefa, segure SHIFT+ALT+Seta para Direita. Para subir uma tarefa um nível na EAP, SHIFT+ALT+Seta para ESQUERDA;
  • A tecla insert adiciona uma tarefa, diretamente acima da tarefa selecionada;
  • Utilize o Assistente de Gráfico de Gantt, e habilite datas e caminho crítico no seu gráfico;
  • Não crie dependências entre tarefas resumo e atividades. Isso cria problemas para o entendimento e deixa seu gráfico com aparência pouco profissional. Dependências, somente entre atividades.
  • Faça os ajustes finais utilizando a coluna de informações (com o i num círculo azul). Lá você pode fornecer ao MS Project mais informações sobre as atividades (ela abre a aba Avançado das propriedades da tarefa), como datas de início e término específicas entre outras informações.


Customer Success - Uma estratégia de implementação e monitoramento - Parte II de II

No meu último post eu apresentei uma sugestão de framework para implementar Customer Success em serviços, onde descrevi os passos 1 a 4 da...