Introdução
O estudo será desenvolvido em uma grande instituição de ensino superior, localizada na região metropolitana de campinas, fundada em 1941 considerada uma instituição de grande porte.
Conta com 960 professores e 1605 funcionários, tem aproximadamente 19000 alunos distribuídos em seus campi,
Nos dias atuais com a forte concorrência nesse segmento (educacional), a instituição tem que sair do modelo convencional e partir para o modelo enxuto, funcionários e professores precisa estar qualificados e prontos. Para tal o objetivo será a implantação do sistema Lean dentro da instituição, a fim de enxugar estruturas e processos procurando melhorar o desenvolvimento dos funcionários e professores. O sistema Lean tem como proposta a redução de desperdício, custo, valorização do funcionário entre outras. Será desenvolvida também uma matriz de responsabilidade para aumentar o controle dentro da instituição e o um mapeamento de fluxo de valor para a identificação dos processos valiosos e críticos, iniciativas essas do setor de RH.
A universidade é o inicio para o futuro e o investimento para o cliente é muito oneroso para que seja aplicado em uma instituição convencional cujos docentes não sejam altamente qualificados e funcionários despreparados, portanto investir no quadro de funcionários é investir em qualidade, qualidade essa que é sentida na prestação dos serviços oferecidos.
Além de reduzir custos, pois não mantêm um nível elevado de rotatividade dos seus colaboradores, e nem um alto índice de absenteísmo. Desenvolver pessoas é incentivar o crescimento profissional de cada um de maneira que isso reflita num todo dentro da organização.
Estes objetivos estão dirigidos aos recursos humanos da universidade, com o propósito de capacitá-los permanentemente, tanto para as atividades acadêmicas quanto para as ações gerenciais e administrativas.
Para este conjunto de objetivos estão previstas ações de fortalecimento e difusão da identidade, implantação de projetos de qualificação da convivência universitária, melhoria da gestão acadêmica e administrativa com simplificação das estruturas, racionalização dos processos e capacitação de docentes, funcionários e gestores.
Com isso a instituição ira focar seus esforços, priorizando ações vinculadas aos recursos humanos, para alcançar a melhoria das gestões acadêmicas e administrativas com foco em resultados.
II. Mapeamento de fluxo de valor
O ponto critico para iniciar o sistema Lean é identificar corretamente do que vem a ser valor para sua empresa, a definição de valor são diferentes para organizações de culturas diferentes. Para as organizações alemãs, por exemplo, valor é tudo aquilo produzido por seus engenheiros e designers, como maquinas sofisticadas e complexas de alto custo agregado.
Por outro lado, para organizações japonesas valor deve vir do cliente e não da empresa, eles buscam oferecer os produtos que os clientes querem, da forma que querem, na quantidade e qualidade desejada a um preço razoável.
Então com ponto de partida ao Sistema Lean, este conceito tem que ser mudado. As empresas têm que esquecer seus ativos e buscar desenvolver o conceito de valor dentro da organização a partir da ótica do cliente, criando produtos e serviços que atenda suas necessidades. No entanto especificar valor corretamente é a primeira etapa a implantação do Lean, mais a pergunta é: como identificar dentro do meu processo o que tem valor ? a resposta é simples, através do mapeamento do fluxo de valor.
Mapear seu fluxo de processo ajudara na identificação de todas as atividades dentro do seu processo e contribuirá na redução daquelas que não agregam valor ao cliente. [1]
III. Lean Thinking
O que é o "Lean Thinking" – Pensamento Enxuto
" Desenvolvido na Toyota (indústria automobilística) após a Segunda Guerra Mundial, o "Pensamento Enxuto", é uma quebra em relação ao pensamento ocidental tradicional, que envolve conceitos como: separar o "pensar" do "agir", assumir que defeitos são inevitáveis, que organizações devem ser desenhadas com uma hierarquia de comando, e que estoques são um mal necessário para segurar a produção frente às variações de mercado."
Tem como objetivo a redução de perdas, diminuição de custos e melhoria da qualidade, a figura abaixo retrata algumas melhorias geradas pelo Lean dentro de uma industria, e que pode ser implantada em qualquer área e ramo de atividade.
Ganhos médios das melhorias geradas pelo "Lean" na indústria
- Aumento de Produtividade - 45-75%
- Diminuição de Custos - 25-55%
- Capacidade de aumentar o fluxo - 60-90%
- Diminuição de defeitos - 50-90%
- Diminuição de Inventário - 60-90%
- Ganho de espaços - 35-50%
Fonte: Lucas Santos Zambon [2]
Mudanças imposta pelo sistema Lean.
As principais mudanças imposta pelo Lean se refere a dois pontos básicos que são:
Liderança: A implantação do Lean Thinking deve partir de lideres e chefes, para isso eles devem querer realizar.
Cultura: As mudanças são imensas, mais são essas mudanças que sustentam as melhorias trazidas pelo Lean.
Para tais melhorias e mudanças serem alcançados é importante que gestores estejam comprometidos com a implantação do "Lean Thinking" dentro da instituição. [2]
IV. Lean técnico social
O sistema social inclui pessoas e suas atitudes habituais, valores, estilos de comportamento e relacionamento.
O sistema técnicos, inclui maquinas, processos, procedimentos e arranjo físico.
O objetivo do Lean Técnico Social é fazer com que esses dois sistemas possam trabalhar em plena harmonia, exigindo alto trabalho em equipe evitando um ambiente de comando e controle (ação conjunta), pois o trabalho auto dirigido será ineficaz quando a comunicação não requer a cooperação, os sistemas sociais e técnicos devem se integrar e ajudar uns aos outros.
Fonte: Site Americano [3]
E tudo isso funciona para uma finalidade, entregar valor ao cliente! A figura acima mostra como deve ser o equilíbrio de trabalho em nossas organizações. [3]
V. Matriz de responsabilidade
– Como já compraram? Quem aprovou? Quem vai pagar? – A gente ainda não ia conferir o tamanho? – Cadê o Paulo? Como, não foi chamado por quê?
Todos nós já participamos de situações parecidas – o problema é muito comum em qualquer trabalho em grupo. Então vamos direto à solução.
É essencialmente um esclarecimento de quem faz o que. Apresentado em uma forma visual bastante prática, em forma de uma tabela, uma matriz – a Matriz de Responsabilidades.
Uma Matriz de Responsabilidades é tanto mais útil – e necessária – quanto maior a quantidade de atividades e envolvidos.
A matriz de responsabilidade, e muito útil para o planejamento e distribuição de tarefas, o grande destaque dessa ferramenta é a facilidade de leitura, ela permite visualizar todas as etapas de cada item e, em cada coluna, toda a participação de cada um dos envolvidos, alem de uma excelente visão geral do processo. [4]
VI. Retenção de funcionários através do sistema Lean
Mark Graban, escreveu em seu blog algo que lhe chamou a atenção, que certa vez em Toronto viu uma pesquisa que cerca de 80% de profissionais estavam a procura de um novo empregador e que estavam disposto a abandonar o barco dada uma nova oportunidade, e cita o sistema Lean como refugio para esses números.
Esses números nada mais são do que o reflexo da falta de investimento na carreira dos profissionais, fazendo com que o empregado perca a lealdade com o empregador.
Com a implantação do sistema Lean a empresa poderá melhor desenvolver seus funcionários, oferecer treinamentos e com a redução de perdas poderá investir mais nos funcionários aumentando assim a sua lealdade com a empresa. [5]
Meet Kevin von Grabe, presidente de uma empresa de dispositivos médicos, e um dos pioneiros na implantação do sistema Lean, relata que o aspecto mais importante da implantação do sistema é: "Desenvolver uma cultura de resolução de problemas. É uma cultura em que cada membro da equipe acredita que, desafiando o estado atual e da resolução de problemas, amanhã será melhor que hoje." [6]
VII. Desafios com a aplicação do Lean Thinking
Uns dos maiores desafios com a aplicação do sistema Lean, e que em muitas vezes refletem em maus resultados ou não tem um retorno esperado é a mudança de cultura e métodos de gestão envolvidos que a organização terá que passar, onde não são implementado em paralelo com os recursos humanos.
Pois vale lembra que fica difícil sustentar o Lean em uma organização cujo os gestores e lideres são fechados a novas mudanças organizacional, não repassando para a sua equipe o que de fato é pra ser passado, ou seja a simplicidade em desenvolver o Lean vai contra a complicada tarefa de desenvolver a estrutura gerencial, que em muitas vezes já tem um pensamento formado e fechado para novas melhorias. É fundamental ressaltar que é possível a empresa mudar seus genes sem perder sua historia. [7]
Em um site americano o pensamento é o mesmo, gestores e lideres também são responsáveis para que o sucesso da implantação Lean seja alcançado, e vêem como desafio fazer com que os representantes dos trabalhadores (gestores e lideres) mobilize suas equipes a desenvolver a redução de desperdícios (tempo, dinheiro) [8]
Outro grande desafio na aplicação do Lean é ter que tratar as pessoas com respeito, é de costume dize que as pessoas são os ativos mais importantes para a empresa, mais os funcionários são tratados dessa forma? Na maioria das vezes os funcionários são tratados como uma simples ferramenta com um único objetivo "LUCRO".
O pensamento Lean vai contra esse conceito, uma vez que possibilita a empresa estabelecer parcerias de confiança entre equipes executando suas funções, permitindo aos funcionários a liberdade de descobrir novas maneiras de alcançar resultados mais rápidos, melhor e mais baratos, levando-o para um nível superior de desempenho. [9]
IV. Conclusão
Uma instituição enxuta nos dias de hoje onde a forte concorrência é eminente, dará sustentabilidade por muitos anos dentro do mercado.
O sistema Lean abrange tudo aquilo que é necessário nos dias atuais que são: redução de custo, aumento na produtividade, diminuição de defeitos e etc, alem de estabelecer parcerias de confianças com os funcionários permitindo que os mesmos executem suas funções de forma mais rápida e barata, dando lhes a liberdade de descobrir novas maneiras de alcançar resultados, em um ambiente agradável e harmonioso.
Portanto o sistema Lean (enxuto) virou uma questão de sobrevivência dentro de qualquer instituição de diversos ramos e deve ser aplicado o quanto antes.
Referências
[1] FERNANDES, Adriano Luna: Lean Thinking Eliminado os Desperdícios e Criando Valor, disponível em:
http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/lean-thinking-eliminando-os-desperdicios-e-criando-valor/20379/ , acesso: 12, out. 2011
[2] SANTOS, Lucas Zambom: Metodologia para Melhoria de Qualidade Lean Thinkiing, disponível em: http://www.medicinanet.com.br/conteudos/gerenciamento/1789/metodologias_para_melhoria_de_qualidade_%E2%80%93_lean_thinking.htm, acesso: 12, out. 2011
[3] BLOG americano, O que é um sistema sócio-técnico?
disponível em :
http://translate.google.com/translate?hl=pt-BR&langpair=en%7Cpt&u=http://www.strategosinc.com/socio-technical.htm, acesso em 9, out. 2011
[4] ATALLA, Charbel Antonio: Matriz de Responsabilidades – o que é ?, como fazer ? e usar ? disponível em:
http://operandobien.blogspot.com/2007/05/matriz-de-responsabilidades-base-do.html ,acesso em: 1, out. 2011
[5] GRABAN, Mark: Retenção de funcionários através do respeito e Desenvolvimento, disponível em:
http://translate.google.com.br/translate?hl=pt-BR&langpair=en|pt&u=http://www.leanblog.org/2010/04/retaining-employees-through-respect-and-training/ , acesso em: 1, out. 2011
[6] KEVIN, Meet Von Grabe, Entrevista blog americano,
disponível em:
http://translate.google.com.br/translate?hl=pt-BR&langpair=en|pt&u=http://www.evolvingexcellence.com/blog/5-questions/
acesso em: 29, set. 2011
[7] JUBERT, Pascal: Implementar o Lean na sua empresa Mas é muito simples ..... não, disponivel em:
http://translate.google.com/translate?hl=pt-BR&langpair=fr|pt&u=http://www.al-consulting.com/fr/organisation-humaine/lean-management.html ,acesso: 29, set. 2011-10-13
[8] Dezaniaux, Isabela. RATE, Cecile. Catherine Anne: O conceito de gestão lean, disponível em:
http://translate.google.com/translate?hl=pt-BR&langpair=fr|pt&u=http://www.svp.com/article/le-lean-management-s-invite-chez-les-drh-100000968 , acesso em: 2, out. 2011
[9] NICKERSON, Chuck: Dicas sobre o uso lean para reduzir a variação em pessoas e processos, disponível em:
http://translate.google.com.br/translate?hl=pt-BR&langpair=en|pt&u=http://www.reliableplant.com/Read/21291/tips-on-using-lean-to-reduce-variation-in-people-processes , acesso em: 2, out. 2011
Six Sigma (1) a data-driven method for improving business and quality performance, has been published as a two-part ISO standard.
