Caiu a casa na reunião com a Diretoria, issue surpresa e agora ?

Adaptado do artigo:

When Issue Management Becomes Your Personal Issue de Devin Dean

Você talvez já tenha passado por isto:

Reunião semanal de projetos junto com o escritório de projetos e principais interessados na sala de reunião (diretores é claro), outros através de conference call .

Chegou o momento em que você, o gerente de projetos tem a palavra e começa impecavelmente  discorrer aos presentes  sobre o relatório de status do projeto.

Ao final, você declara com total segurança, afinal você deu show:

"Senhores, o projeto esta dentro dos trilhos, nosso trem caminha seguramente no prazo, custo , escopo e qualidade".

Neste momento um dos colegas presente sala de reunião o João, pede a palavra.

Todos o conhecem, toda a vez que o João "pede a palavra" ele não perde a viagem e não desaponta !

Para ser mais claro, sempre que o João abre a boca, todos sentem aquele frio na espinha, não importa se presencialmente ou por telefone e já sabem que ai vem BOMBA e, o João sempre eficiente mostra para que veio, a bomba cai no alvo e, ela se chama ISSUE ( PROBLEMA),

Cinco segundos de silêncio se passam ninguém sabia deste ISSUE mutante, porque ele rapidamente se transformará em plena reunião em PESADELO e justo no seu projeto.

A reunião que era de status torna-se uma nova  Guerra do Golfo (III) só que agora o campo de batalha será no seu quintal.

Todos se viram para você o Gerente de Projetos fitando-o fortemente com a expressão:

"Com certeza você esta sabendo disto, correto?".

Você começa a mentalmente ver sua carreira passando pelos seus olhos, o coração começa a palpitar, a temperatura de sua face sobe  e, para piorar a situação seu rosto começa a ficar vermelho e seu lábio resseca, entregando a todos através de sua linguagem corporal o momento que você passa, e você começa a pensar... ”Agora o issue se tornou pessoal”. 

Não desanime e não fuja, trate o problema desta maneira:

Conte ate 10

Pare e conte ate 10! Conflito/crise não é necessariamente algo ruim, na realidade ele é benéfico para a equipe de projetos e para os interessados, porque demonstra respeito ao seu trabalho e ao trabalho dos outros(inclusive o João).

Além disto significa que neste projeto que você lidera há paixão, orgulho e comprometimento de todos na sua execução, significa também que as pessoas entendem que algo deu errado e que estas ramificações que tiram o projeto dos trilhos deixaram todos preocupados; não havendo indiferença o que seria a pior coisa que poderia acontecer.

Mas, qual seria a estratégia a adotar para gerenciar este issue ?

Uma vez que você aceitou que isto não é o fim do mundo e que a preocupação de todos é saudável para o projeto, você pode agora caminhar um passo adiante e começar a tratar o problema, adotando os passos abaixo e, restabelecendo o balanço do universo trazendo a paz corporativa, evitando uma nova Guerra do  Golfo:

• Ouça

Ouça o João com atenção e demonstre interesse por suas preocupações, embora o momento atual da reunião é terrível para você, há mérito e valor no que ele tem a dizer, aliás, ouça o que todos têm a dizer, de a eles igual oportunidade para expressar suas preocupações:

como isto irá impactar seu mundo departamental e porque eles teriam que ter sabido disto antes, pois eles poderiam ter feito algo a respeito. 

Não permita que as pessoas interrompam umas as outras, atue como moderador.

• Seja o facilitador

Uma vez que todos tiveram a oportunidade de se expressar, sumarize o que você ouviu. Faça isto diplomaticamente, não utilize palavras que podem botar mais gasolina na reunião, atue de forma positiva.

Reconheça a preocupação de todos, isento de emoção e foque nos fatos. Isto é parte da gestão de issue. Fatos podem algumas vezes ser elucidantes, você pode inclusive solicitar mais informações de modo a entender com mais profundidade o issue (preocupação). 

Todos perceberão que você não esta na defensiva ou apoiando este ou aquele e, sim focando no entendimento e na possível solução do issue. 

A consequência disto é que o grupo deixará o lado emocional e partirá para a realidade lógica da questão.

• Coloque todos em um terreno comum (pois a zona de guerra e vasta e cada um fica em sua trincheira)

Agora que você esta livre de emoções e trabalhando com fatos, seu próximo passo é buscar consenso. 

Uma boa maneira de se fazer isto é discursar enfatizando que todos querem o melhor para a empresa,  que o cliente não seja impactado negativamente e que este tipo de anormalidade não introduza caos nos departamentos dos colegas.

Este é o inicio do discurso onde você deve demonstrar comprometimento e preocupação na busca da solução a qual deve ser o assunto principal do discurso.  

• Desenvolva a solução com todos os interessados

Agora que todos estão saindo da zona de ataque e com pensamento na solução (não estamos mais em DEFCON 3, e sim em 5), em tempo, é incrível como a ação em si de buscar a solução com os interessados no projeto permite que todos fiquem menos emotivos e mais racionais. 

Comece agora conectando os pontos do da solução, pensando fora da caixa utilizando técnicas que te ajude a buscar alternativas para o problema e criar um plano de trabalho.

• Follow-up

Trabalhe junto com os gerentes durante a semana para que eles tenham tudo o que é necessário para programar o plano, monitore o issue com muita atenção, e  demonstre  atitude. 

Use este processo como uma referência de como os problemas serão tratados no futuro. 

Lembre que este issue certamente vai aparecer na próxima reunião semanal de status com o PMO.

Não importa o quão duro você tente, às vezes você pode será pego de surpresa. 

O truque é manter a calma, trabalhar com o processo acima e encerrar tudo o que está impactando negativamente o projeto. 

Isso é questão de gestão.

Quanto ao João, com certeza nova issue aparecerá. 

Mas agora você já sabe o caminho a ser seguido, e  lembre-se, o João nunca perde a viagem....

BOM USO !

Entre na minha página de Excelência Operacional e Gestão de Projetos no Facebook, clicando em curtir: http://www.facebook.com/nelsonrosamilha , nela voce terá a oportunidade de conhecer mais sobre o tema e buscar oportunidades de trabalho e, siga-me no twitter: nelsonrosamilha (vagas e frases de gestão)

Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
rosamilha@gmail.com
Twitter: nelsonrosamilha
http://br.linkedin.com/in/rosamilhahttp://www.facebook.com/nelsonrosamilha (Página de Projetos e Excelência Operacional)

Lean Six Sigma - De volta ao básico

Muito se fala em Lean Six Sigma e Seis Sigma, há artigos muito bons sobre o tema e excelentes profissionais no mercado. Resolvi escrever hoje sobre sua origem e conceitos desta poderosa estratégia/ metodologia.

O Lean Six Sigma combina duas das mais importantes abordagens dos nossos dias: fazer melhor ou eficácia (usando o Six Sigma) e fazer depressa, ou eficiência (usando os princípios Lean) com aplicação direta aos métodos e fluxos produtivos.

O termo "Lean Six Sigma" refere-se a uma filosofia, objetivo e metodologia utilizadas no sentido de eliminar o desperdício e melhorar os níveis de qualidade, custo e tempo de uma atividade qualquer. Estes métodos proporcionam a uma organização todo um conjunto de metodologias e ferramentas estatísticas que levam a uma evolução radical em termos de lucro e ganhos de qualidade.

O Lean Six Sigma é, precisamente, a combinação de duas metodologias centradas na melhoria dos processos, essenciais ao sucesso de qualquer organização. Estamos, portanto, a falar da poderosa combinação e integração de:

• Six Sigma, como o método que visa à eliminação de defeitos, a melhoria da qualidade e a redução da variação e,
• Lean, como o método que visa à melhoria dos tempos de ciclo e a eliminação de todo otipo de desperdício.

Ou seja, o Six Sigma proporcionará uma melhoria do desempenho com ênfase nos aspectos críticos para a qualidade, do ponto de vista do cliente, reduzindo drasticamente a variação num dado processo. Por outro lado, o Lean endereçará os aspectos relacionados com o tempo necessário à execução de dada tarefa, eliminado o desperdício e as atividades que não adicionem valor. Estamos perante um círculo virtuoso em que, à medida que a melhoria de qualidade ajuda a reduzir os tempos produtivos, a própria redução desses tempos produtivos, por seu lado, ajuda igualmente à melhoria da qualidade. 

Integrando estas duas poderosas metodologias, a melhoria de resultados em termos de qualidade, custo e tempo aumentam exponencialmente e de forma muito mais rápida do que se aplicasse cada uma delas em separado e isoladamente.

Por meio do Lean Six Sigma, as empresas podem aumentar drasticamente sua lucratividade, com:
Redução do percentual de fabricação de produtos defeituosos.

• Aumento do nível de satisfação de clientes.
• Redução do tempo exigido no desenvolvimento de novos produtos.
• Redução de estoques, do percentual de entregas com atraso e de custos.
• Aumento do rendimento dos processos e do volume de vendas.

Do ponto de vista da implementação, o Lean recorre a “eventos Kaizen” no sentido de rapidamente identificar oportunidades de melhoria e dá um passo extra em relação ao tradicional mapa de processo, recorrendo ao mapeamento de cadeias de valor (VSM - Value Stream Mapping). O Six Sigma recorre a uma metodologia formal conhecida por DMAIC - Definir, Medir, Analisar, Melhorar [Improve] e Controlar, de forma a obter resultados mensuráveis e repetitivos. Utilizando uma metodologia conjunta Lean Six Sigma, poderemos recolher o melhor da combinação das duas abordagens e das respectivas ferramentas.

O Lean Six Sigma colocará à disposição de uma organização, no seu esforço de melhoria contínua, toda uma panóplia de ferramentas, conceitos e abordagens desde a “Voz do Cliente” como definição de qualidade, a metodologia estruturada providenciada pelo método DMAIC, o envolvimento ativo da gestão nos respectivos processos, matrizes de melhoria orientadas pelo valor, para seleção de projetos, definição de responsabilidades e tarefas (Black Belts, Champions, Sponsors), tudo no sentido de responsabilizar a organização e criar uma cultura de rigor e empenho na melhoria contínua. 

Lean diz respeito à ação e à melhoria rápida, enquanto que o Seis Sigma tende a ser metódico.

O Lean Six Sigma deve ser encarado como uma Estratégia pelas empresas e não como mais uma ferramenta de melhoria. As diferenças de uma ou outra abordagem e seus resultados foram resumidas na figura abaixo:

O valor que o Lean e o Six Sigma podem contribuir para a estratégia de melhoria de uma organização:




A evolução deu-se conforme a figura abaixo:



No que diz respeito ao futuro do Lean Six Sigma é possível destacar as seguintes tendências:

• Ampliação do reconhecimento da sinergia entre o Seis Sigma e as práticas do Lean Manufacturing, gerando o programa denominado Lean Seis Sigma;
• Maior disseminação do Design for Six Sigma (DFSS);
• Aumento do número de médias e pequenas empresas que implementarão o programa, adotando as adequações ou simplificações necessárias à sua realidadeempresarial;
• Consolidação do Lean Seis Sigma como uma estratégia para criação de valor para 
• as empresas (e não, apenas, para eliminação de defeitos ou redução de custos);
• Ênfase na integração do Lean Seis Sigma a programas de qualidade previamente existentes na empresa e à certificação de produtos, como as normas da série ISO9000;
• Utilização de softwares específicos para o gerenciamento do Lean Seis Sigma nas organizações.

BOM USO !

Entre na minha página de Excelência Operacional e Gestão de Projetos no Facebokk, clicando em curtir ! http://www.facebook.com/nelsonrosamilha , nela voce terá a oportunidade de conhecer mais sobre o tema e buscar oportunidades de trabalho, e e siga-me no twitter: nelsonrosamilha

Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
rosamilha@gmail.com
Twitter: nelsonrosamilha
http://br.linkedin.com/in/rosamilhahttp://www.facebook.com/nelsonrosamilha (Página de Projetos e Excelência Operacional)

Porquê o cronograma de projeto e atividades devem se priorizadas, como solucionar conflitos no Projeto

Porquê o cronograma de projeto e atividades devem se priorizadas, como solucionar conflitos no Projeto.

Saber priorizar é skill essencial para qualquer gerente de projetos. Priorização significa "organizar os itens para serem atendidos pela importância relativa deles". Com todo o universo de ferramentas de software disponíveis, isto parece uma tarefa simples, mas, coloque o que for mais importante no topo da lista e o menos importante no final e pergunte para os interessados no projeto, a realidade será bem diferente. Demandas de trabalho que competem entre si, conflito nos cronogramas dos projetos, recursos limitados e, mudanças de necessidade de negócios fazem com que esta lista seja impossível de ser mantida. 

Imagino que sua empresa deve ter vários projetos que devem ser executados alinhados com a estratégica da empresa e, para complicar ainda mais, todos são prioridades 1. Você tem que ser um mestre em software de controle de cronograma de projetos, para reportar progresso, gerir riscos e planejar próximos passos com todos os envolvidos.

Ridículo!

Se você perguntar para os altos executivos da empresa qual deles é o mais importante a resposta será "Todos são importantes" ou "Este é a prioridade 1" e "Este é a prioridade 1a". 

Se todos os projetos são importantes , então isto vai causar  estragos na organização ocasionando inclusive parada nos projetos atualmente em curso. Além é claro de consequências graves para a empresa que aqui, cabe ressaltar as seguintes: 

Recursos começam a ficar frustados


“Faça isto, Não pare, espere um segundo. Pare de fazer aquilo e faça isto agora. Eu prometo que não mudará novamente. OK Espere...esta nova prioridade acabou de chegar. Você pode colocar estas duas coisas em espera e liberar esta atividade mais rapidamente ? ”

Parece que você já teve este tipo de conversa com os recursos de sua equipe.A onda de mudanças em função dos negócios é levado adiante para a equipe, sem filtro algum. No curto prazo, você pode conseguir resolver este conflito ajustando a produtividade do recurso de maneira pontual para conseguir atingir as metas do plano. No longo prazo, a história é completamente diferente. Recursos (pessoas) necessitam de tempo para se tornarem produtivos, se ambientar e fazer o trabalho fluir da melhor maneira. Toda vez que eles são interrompidos pelo Gerente de Projetos para mudar o foco, vai custar ao projeto:tempo, dinheiro e afetar emocionalmente o profissional e pior ainda, eles pedem demissão.

Todo mundo entende que interrupções acontecem. Você gosta de ter seu trabalho interrompido frequentemente e fazer você perder o foco e retomar a atividade posteriormente ? Apenas funcionários de baixa performance não vêm isto como problema porque eles não estão mesmo trabalhando e você ficará apenas com estes recursos porque os produtivos irão embora, afinal de contas com interrupções frequentes eles irão rapidamente sofrer de stress e frustração por trabalhar em demasia para recuperar o tempo perdido.

Qualidade Sofre

Com a saída de seus melhores recursos, você começa a se aborrecer e se frustrar, pois os recursos atuais estão longe de serem exigentes,  detalhistas e conscientes com os objetivos do projeto. Aparentemente pode parecer que o trabalho esta sendo feito. Eles param o que estão fazendo, diminuem o ritmo.

As reclamações começam a aparecer inicialmente com as primeiras entregas: "Estes rapazes não sabem o que estão fazendo", "Isto é lixo”, "Eles não tem nem ideia do que é..." e "Eles atrasaram o projeto de novo" serão as expressões que serão ouvidas dos departamentos que são dependentes de trabalho de alta qualidade. 

Reclamações semelhantes virão de seus clientes mas um pouco diferente "Isto não esta fazendo o que eu pensei que fizesse", "eu não acredito que levou tanto tempo para ter isto" e sentença fatal "Vocês não serão pagos até isto estiver certo"

Projetos não entregues 

Como resultado de uma cultura que não prioriza, projetos não serão entregues ou retornarão para retrabalho. Não há surpresa aqui. Mudança de prioridades, pessoas literalmente entrando no meio de atividades do projeto que estavam sendo feitas por outros recursos e, por último bons recursos deixando a empresa colocarão o projeto em atraso ou pior o projeto não será entregue.

Um enorme período de inatividade esta sendo criado que desafortunadamente acarretará queda na produtividade, eliminando os benefícios do projeto e gerando péssima imagem perante o cliente, em função do atraso e má qualidade.

Como você para esta loucura? Você precisa intervir com priorização, isto é o que parece ser correto:

1. Traga para a mesa de discussão os alto executivos com poder de decisão para priorização imediata destes projetos, esta combinação é crítica, você precisa de pessoas que decidam e priorizem e, que não mudem de decisão, caso contrário o projeto sofrerá atraso novamente. De nada adianta trazer executivo para decidir, priorizar e logo depois nova mudança..não resolve. 
2. Reserve cerca de 4 horas do tempo deles. Venha para a reunião com um inventário dos projetos que estão a caminho. Seu software de controle de tempo (ex: ms-project) deveria ter toda a informação necessária. Inclua na sua lista o nome do projeto, patrocinador (sponsor), breve descrição e fatos principais como: quanto de receita o projeto irá proporcionar e se ele é de suporte a iniciativa estratégica da empresa. Esteja preparado para falar de fatos, mas mantenha a lista simples. Depois insira uma coluna na sua lista com algo como, esta classificação será utilizada adiante:
   1. Benefício imediato para a empresa ou gerador de receita
   2. Suporte a futura iniciativa estratégica da empresa
   3. Nenhuma das duas iniciativas acima 

Em seguida, junto com os executivos classifique um por um dos projetos de sua lista utilizando os critérios acima bem como as informações que você coletou sobre os projetos para argumentação. Não pode haver apenas 1s. Os executivos na sala entenderão que não é mais possível pensar e trabalhar daquela maneira. Você deve focar em uma short-list de 1s imediatamente. Uma lista longa de 2s que podem entrar na fila para futuras atividades e, uma short-list de 3s que são bons candidatos para serem eliminados.

Valide os projetos com 1s , tenha certeza que você tem os recursos alocados para fazer o trabalho, é fácil, se não houver os recursos suficientes então menos projetos com 1s devem existir ! O truque é comunicar claramente os resultados e consequências das decisões desta reunião, documente claramente os resultados para que todos na reunião saibam disto.

Entre na minha página de Excelência Operacional e Gestão de Projetos no Facebokk, clicando em curtir ! http://www.facebook.com/nelsonrosamilha , nela voce terá a oportunidade de conhecer mais sobre o tema e buscar oportunidades de trabalho, e e siga-me no twitter: nelsonrosamilha

Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
rosamilha@gmail.com
Twitter: nelsonrosamilha (Projetos, Excelência e Empregos)
http://br.linkedin.com/in/rosamilha
http://www.facebook.com/nelsonrosamilha (Página de Projetos e Excelência Operacional)

Como voce Gerente de Projetos pode se motivar

Costuma-se dizer que a única diferença entre a rotina e a sepultura é a profundidade. 

Às vezes, em nosso trabalho de gestão de projetos se estabelece uma rotina tão forte que sentimos que vamos morrer se fizermos aquilo mais um dia. 

Sempre que nos encontramos em tal estado de espírito, precisamos dar um passo atrás, avaliar a situação e tomar as medidas necessárias nos revigorar  de modo a  retomar nosso desempenho e resultados.  

Para onde foram os bons tempos? 

Você se lembra de seu primeiro dia de trabalho? 

Tudo novo, excitante e desafiador com várias oportunidades! 

Você se juntou à equipe como gerente de projetos, e estava querendo mudar o mundo na empresa. Avançado um período à frente o quadro mudou, muitas coisas viraram rotina, as mesmas conversas milhares de vezes, e os dias pareciam não ter fim. 
O mesmo trabalho, as mesmas pessoas e o mesmo lugar desde o dia que você começou, mas alguma coisa aconteceu. 
Você começa a pensar em pedir demissão e iniciar em outro lugar com a mesma motivação de antes.
Mas antes de você tomar esta medida drástica, considere estes pontos abaixo, quem sabe depois de aplicá-los você não terá suas baterias recarregadas e ficará motivado novamente: 

1. Reúna-se com seus clientes (os felizes) 

Vamos encarar a realidade o dia a dia de um gerente de projetos é para apagar incêndios, tipicamente negociar com os interessados no projeto (o que pode ser frustrante para você e para o cliente), com o tempo isto vai te deixando cada vez mais desgastado emocionalmente, não importa quão bom você seja em atingir os objetivos do projeto e do cliente, a natureza do seu trabalho é esta, mas a realidade é que mesmo assim haverá desgaste.

O que você pode fazer?

Saia e visite seus clientes felizes e satisfeitos, tire um dia para isto e veja como eles estão usando seu produto e como tem se beneficiado dele. 
Ouça de seu cliente feedback sobre o trabalho do projeto,você retornará à sua empresa com motivação renovada.  
Pense desta forma:

Qual foi a última vez que você ligou para uma operadora de telefonia celular e elogiou o trabalho deles? Provavelmente nunca! 

A única coisa que eles ouvem de você são reclamações e pedidos para solucionar seu problema.

Como gerente de projetos se passa o mesmo, raramente você receberá elogios de como seu trabalho é apreciado. Mude sua rotina, tome iniciativa e visite seus clientes satisfeitos e felizes. Você se sentirá melhor após isto. 

2. Busque uma nova certificação

Porque não buscar outra certificação? Se você é CAPM você pode certificar-se PMP, se você já é PMP trabalhe para certificar-se como Program Management Professional (PgMP). Você pode ainda estudar para Seis Sigma, ITIL ou Prince 2. 
Algumas empresas pagam para os bons gerentes de projetos buscarem a certificação, tudo o que você tem a fazer é demonstrar o valor agregado que a certificação trará para a companhia. Pesquise em como adotar esta nova metodologia de gestão de projetos, afilie-se a esta associação,  com esta nova rede de contatos  você descobrirá novas maneiras de executar seus projetos, assine uma publicação de projetos e por último, leia blogs de projetos que manterão você inspirado. 

3. Arrume tudo

Algo que acontece quando você fica muito tempo em algum lugar é que a desordem se acumula, ela acontece de diferentes maneiras. 
Por exemplo: 

• Seu escritório pode estar desordenado, você pode não estar vendo a sua mesa, seu computador pode estar desatualizado ou cheio de material inútil,
• Há projetos órfãos que necessitam apenas serem fechados, 
• Relacionamentos na empresa que estão rompidos e que necessitam ser retomados.

Se você vier todos os dias ao seu trabalho com o peso desta desordem com certeza suas energias serão drenadas. 

Limpe sua mesa no escritório, retome os relacionamentos que foram rompidos, feche os projetos ainda em aberto, tire este peso de suas costas agora, você começará a olhar as coisas de maneira diferente. Um grande momento para fazer este exercício é o ritual de passagem de final de ano como diz o ditado "Ano novo vida nova"  aproveite este período de festas e férias onde provavelmente você terá um pouco de sossego e organize-se.

4. Traga sangue novo para a equipe

Se você esta na posição de contratar pessoas e necessita de novos recursos, traga alguém diferente de você.

Nós todos somos atraídos por certos tipos de pessoas e personalidades. 
Quando você olha para a equipe de gerentes de projeto que você montou, eles são iguais a você? 
Será que eles têm a mesma formação, a educação e mesma experiência? 

Empregue alguém que é qualificado, mas que tenha formação e experiência diferente da sua.

Trazer alguém novo adiciona emoção e cria diversidade na equipe.

E se você não estiver na posição de contratar alguém novo? 

Você ainda pode se conectar com as pessoas que são totalmente diferentes de você. Se você está em TI, conecte-se com alguém de Marketing, se você é de Marketing conecte-se com alguém de Finanças. 
Saia de sua zona de conforto, você pode  fazê-lo dentro ou fora da organização.
Você vai descobrir que eles podem ter experimentado problemas semelhantes como os seus, mas resolveram estes problemas com visão totalmente diferente da sua, traga esta nova abordagem para você e sua equipe, isto o tornará mais engajado com consequências positivas para todos.

Acredito que com estes pontos acima você poderá retomar os primeiros dias de seu trabalho, como a mesma motivação e energia que você tinha antes ! 

Boa Sorte !

Entre na minha página de Excelência Operacional e Gestão de Projetos no Facebokk, clicando em curtir ! http://www.facebook.com/nelsonrosamilha , nela voce terá a oportunidade de conhecer mais sobre o tema e buscar oportunidades de trabalho, e e siga-me no twitter: nelsonrosamilha

Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
rosamilha@gmail.com
Twitter: nelsonrosamilha (Projetos, Excelência e Empregos)
http://br.linkedin.com/in/rosamilha
http://www.facebook.com/nelsonrosamilha (Página de Projetos e Excelência Operacional)

Projeto assustador, o Gerente de Projetos pode ficar assustado ?

Vocês gerentes de projetos acabam de assumir um projeto em crise,  fora de controle e assustador quanto ao resultado financeiro,relacionamento com seu cliente e demissões...

Vocês líderes podem ficar assustados ? 

A maioria deles dirá não! Eles irão argumentar que os líderes devem ser duros, resilientes e heroicos  como nos filmes Coração Valente e Força Área Um ..todos eles se mostram grandes líderes ..mas medo não faz parte do personagem. 

Minha resposta é sim, líderes podem ficar assustados e com medo. 

Porque nós queremos líderes reais, genuínos e autênticos. Queremos líderes que olhem para cima e aspirem atingir o topo. 

Se você não demonstra ter medo em situações assustadoras a equipe pode imaginar se você é real ou se esta mentindo. Se você esta com medo ou assustado é completamente normal, a equipe prefere saber que você tem preocupações e enxerga os riscos que eles vêem.

E mais...

Como líderes nós não podemos permanecer assustados.

Mesmo se você  estiver assustado com o projeto, a lição é dura mas você deve liderar O que a maioria das pessoas fazem quando sentem medo? 

Pense sobre o que você faz quando você assiste a momentos assustadores em um filme, você estará fazendo a mesma coisa que a pessoa assustada na tela está fazendo. Eles não fazem nada. Quando estamos com medo, nós congelamos, não nos movemos, perdemos a iniciativa.

Como líder e gerente de projetos podemos ter e sentir medo , mas não podemos parar, temos de agir.

Como podemos fazer isso?

Sugiro alguns passos que você pode executar mesmo em situações de medo:

1. Perceba que, como um líder, por vezes, a situação do projeto será assustadora. Você está na frente, olhando para um futuro em que você e sua equipe podem nunca ter estado antes. É importante saber que, por vezes, essa visão vai causar medo. Prepare-se mentalmente, já é um bom primeiro passo, sem pânico,
2. Reconheça seu medo, ansiedade ou angústia. Você provavelmente não vai se surpreender com suas emoções negativas diante da situação, pois elas existem e você já estará mentalmente preparado (leia o passo 1),
3. Reconheça as emoções da equipe. Se a equipe está com medo, deixe eles saberem que é normal, e seja verdadeiro sobre seus sentimentos também,
4. Faça um planejamento, se necessário reagrupe a equipe  para decidir qual será o próximo passo, mas o foco aqui é decidir o que fazer, não fazer nada é uma desculpa para continuar congelado e ficar inativo,
5. Tome uma atitude, faça alguma coisa, a melhor maneira de perder o medo é construir confiança e tomar medidas que requerem ação de sua parte juntamente com a equipe, utilize o plano do passo 4,
6. Mantenha a equipe com você, não enfrente a situação sozinho, você não é super herói você é um líder  portanto você esta guiando estas pessoas para enfrentarem a situação como equipe. Você deve suportar e incentivar a equipe e, lembre-se que números trazem mais segurança para todos,
7. Busque feedback e continue sua caminhada, siga em frente. Momentos de ação não são grandes caminhos para aliviar o estresse, angústia e medo, mas são caminhos para o sucesso e progresso. 

Quer saber mais ?

Feel the Fear and Do It Anyway

Success can be yours with Susan Jeffers's "Feel the Fear and Do it  Anyway" The world'sforemost producer of personal development and motivational audio programs gives you the tools to face the fears that hold you back. We're all afraid of something: beginnings, endings, changing, getting stuck. But fear doesn't have to hold you back from 

BOM USO !

Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
rosamilha@gmail.com
Twitter: nelsonrosamilha
http://br.linkedin.com/in/rosamilhahttp://www.facebook.com/nelsonrosamilha (Página de Projetos e Excelência Operacional)

Como se tornar um Gerente de Projetos Raro e Especial

Como dizem os economistas, se algo é raro como ouro ou diamante então seu valor aumenta. Você na sua carreira profissional tem que tornar-se um profissional raro em seu campo de atuação que é a gerência de projetos. Seu currículo é algo que tem que ficar separado da multidão, é isso que você tem que perseguir.  O que quero dizer é que você tem que se tornar um gerente de projetos raro para o mercado (mosca branca), isto tem que ser desenvolvido conscientemente através de crescimento técnico e de negócios com o objetivo único de se tornar referência em sua empresa, na comunidade de projetos e no mercado.

De que maneiras voce poderá atuar para se tornar um Gerente de Projetos "Mosca Branca" ? Vou elencar a serguir algumas recomendações:

1. Seja um networker ativo

Depois de exercer seu papel como gerente de projetos na empresa por algum tempo, é fácil entrar na zona de conforto. Seu trabalho se torna previsível, seus pares são sempre os mesmos e, seu conjunto de habilidades em projetos se atrofia. Isso acontece com todos nós, se não usá-los vai perdê-los.

Quer se tornar um gerente de projetos especial ?  

Mantenha sua rede de relacionamento viva e fora de sua zona de conforto. Force você mesmo a aprender novas habilidades, encontre pessoas novas e aprenda novas tecnologias. Descubra que software de gestão de projetos eles usam , e quais temas e dicas são usados para te ajudar no seu trabalho. Você sentirá momentos de desconforto em função destas novas situações a qual ficará exposto, embora rapidamente irá desaparecer quando você perceber os ganhos e benefícios obtidos.   Eu pessoalmente passei por isto este ano quando fui estudar para tirar minha certificação Prince 2 Practitioner. Outro tema, é que hoje em dia todos têm conta no  Linkedin ou ao menos já ouviram falar desta poderosa ferramenta, você esta utilizando esta rede de maneira assertiva e efetiva ?  Você ficará surpreso com os resultados. As conversas dentro desta rede trazem valores imensuráveis a partir do momento que você começa a  pensar em novas maneiras de olhar os problemas com diferente perspectiva. Isto propiciará  a você e sua equipe novas maneiras de se fazerem as coisas.  

2. Mantenha um relacionamento com a equipe de Vendas 

Não é surpresa que a equipe de vendas e alguns tipos de gerentes de projetos não se vêm "olho no olho". A função da equipe de vendas é trazer os negócios "da rua para dentro da empresa" e a função do gerente de projetos é entregar, isto resulta em constantes conflitos por datas de entrega, qualidade, etc..colocando o gerentes de projetos e vendas em diferentes lados da mesa.

 

Quer se tornar um gerente de projetos raro ? Abrace a equipe de vendas. Saia com eles para almoçar e, sente do mesmo lado da mesa. Ouça e entenda os desafios que eles enfrentam. Procure rever seu processo, entregas e procedimentos levando em consideração as ambiguidades e incertezas que a equipe de vendas enfrenta todos os dias. Incorpore planos de contingência e folgas para ocorrências não previstas em seu software de gestão de projetos. Isto  proporcionará maior importância de se manter um relacionamento com seu cliente em qualquer projeto vendido. Você perceberá que fazendo pequenos ajustes no seu plano, ou modificações em como você se comunica com sua equipe de vendas ganhará um novo aliado. Estes aliados podem trabalhar com você juntamente ao seu cliente quando tempos difíceis no projeto crise surgirem. Outro benefício em manter um relacionamento com a equipe de vendas é a percepção mais cedo possível de como a empresa esta caminhando economicamente, o que vai te ajudar a planificar e balancear sua equipe de recursos no projeto (previsibilidade) 

3. Mantenha sua certificação em gerenciamento de projetos 

É verdade que há bons gerentes de projetos sem certificação, embora há outros tantos com certificação. Manter sua certificação já é um passo para estar sendo visto pelos gerentes e recrutadores. 

É importante voce não se deixar levar pela sensação de que voce tem sido um bom gerente de projetos por tantos anos, e que não vê a certificação como necessária, sim, ela é necessária e o mercado exige.    

É bom ser um profissional escasso, raro e único quando se trata de suas habilidades como gerentes de projetos. Tornando-se um poderoso networker e 

olhando fora da disciplina de gerencia de projetos, abraçando a equipe de vendas e mantendo suas certificações de gerenciamento de projetos voce estará em um campeonato onde apenas voce participa e portanto só haverá um vencedor.

BOM USO !

Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
rosamilha@gmail.com
Twitter: nelsonrosamilha
http://br.linkedin.com/in/rosamilha
http://www.facebook.com/nelsonrosamilha (Página de Projetos e Excelência Operacional)

Como planejar o encerramento do projeto

Como planejar o encerramento do projeto

Há forte pressão e stress durante o encerramento de um projeto, não é a toa que utilizamos com frequência as frases: "Começe com o fim do projeto em mente" ou "Não acaba enquanto não termina". 

É sua função como gerente de projetos certificar-se de que os entregáveis, atividades e processos estejam muito bem planejados para que o fim seja exitoso !

Porquê é tão difícil encerrar um projeto ? 
São inúmeras as razões:

1. Detalhes aos montes

Quando o projeto se inicia todos estão envolvidos em aumentar vendas, reduzir custos, incrementar o market share e sermos pagos pelo cliente, é um ambiente onde o quadro geral parece excitante com forte comprometimento, com o passar do tempo e próximo da finalização do projeto, todos começam a perceber que há um grande número de perguntas não respondidas e,  decisões precisam ser tomadas para que o projeto seja encerrado. Neste momento voce percebe que é um pouco tarde para se descobrir a quantidade de detalhes e pontos em aberto que precisam ser fechados.

2. Mudança de requisitos

Dependendo da duração do projeto, os requerimentos que foram acordados no início do projeto podem ter mudado por vários motivos que não vou discorrer aqui, a mensagem que eu quero que você entenda é a necessidade obrigatório da elaboração, execução e monitoramento de um plano de ação para gerenciar estas mudanças e garantir que todos saibam que esta mudança vai ocorrer e, como consequência as atividades de encerramento do projeto serão postergadas.

3. As pessoas mudam

Conheço histórias horrorosas de pessoas que iniciaram determinado projeto e, então esta mudou-se para outro departamento ou saiu da empresa, surge então um novo profissional que assume o projeto com uma visão diferente do mundo e do projeto. Voce definitivamente precisa saber como planejar o encerramento do projeto porque caso um novo gerente de projetos assuma o empreendimento ele saiba o que deve ser feito, não seja omisso e não prejudique a empresa.

4. Clientes podem ser extremamente exigentes

Clientes possuem diferentes tamanhos e formas. Há aqueles clientes que são muito bons, outros fáceis de lidar, alguns persistentes, insistentes, meticulosos, exigentes e, por último os flexíveis. Eles  vem até o projeto com uma lista enorme de pendências que devem ser fechadas para que o projeto seja encerrado. 

Isto certamente apresenta um desafio no momento de encerrar um projeto e, mais importante, sermos pagos.  Não deixe de gerenciar seus stakeholders e, isto não se faz só no papel.

Como planejar o Encerramento do Projeto 

Quero compartilhar alguns pontos importantes:

1. Comece com o fim em mente 

Voltemos com a expressão, "comece com o fim em mente", definitivamente há valor quando se trata de encerrar o projeto. É aí que você deve estabelecer e definir os objetivos do projeto, através de métricas específicas (lembra do temo SMART ?).

Há uma grande diferença entre dizer que o resultado do projeto é de "boa qualidade" (muito subjetivo) ou, dizer que  "será de cor verde, tamanho 6 cm x 6 cm, feito de um determinado tipo de madeira ". O segundo é específico, objetivo e mensurável , é de fácil comparação e validação pelos nossos clientes

2. Prepare uma checklist para verificar o que precisa ser feito para encerrar o projeto

Com os objetivos descritos acima, coloque em uma check list todos os itens que devem ser finalizados antes de o projeto ser considerado encerrado. Esta lista deve incluir as seguintes perguntas: 

• Todas as atividades do projeto estão finalizadas ? Todas as reuniões que são necessárias foram realizadas para concluir o projeto ? Existem outras áreas que devem ser informadas de que o projeto esta concluído ? Há outras atividades que até o momento foram esquecidas e que deveriam ser completadas ? 
• Todos os entregáveis necessários estão prontos ? É um bom momento para verificação da EAP ou  Work Breakdown Structure (WBS). Faça uma verificação cruzando a EAP e os entregáveis e questione se todos os resultados tangíveis foram concluídos. Isso inclui documentação, guias de formação, e outras entregas que podem não ser "de missão crítica", mas ainda assim são importantes para o encerramento do projeto. 
• Todos os termos de aceite e aprovações foram recebidos  ? Esta é uma área em que muitos gerentes de projetos tem muitos problemas, quando se trata de como planejar um projeto para o encerramento. Não quero ser negativo, mas a realidade é que às vezes você confia na palavra das pessoas. A assinatura e nome das pessoas na documentação de aceite e, de aprovação garantem que não haverá problemas no futuro e protege o projeto. Vi muitas vezes alguns clientes aprovarem verbalmente a documentação e, no momento de formalizar não houve a assinatura de fato, como consequência apesar do projeto "estar entregue" o encerramento não aconteceu. Nunca, jamais deixe de obter estas aprovações. 
• Todas as tarefas administrativas do projeto foram executadas ? Isto inclui encerrar contratos, certificar-se de que as horas da equipe tenham sido assinaladas ao projeto,assegurar que o faturamento tenah sido emitido e que as pessoas do projeto tenham sido desalocadas e assinaladas para outros desafios. 
• Toda a documentação do projeto e seus entregáveis foram arquivados?  Garanta que toda a documentação do projeto esteja muito bem guardada em um repositório central para futuras consultas. Lembre que ela poderá servir como base para projetos futuros ou possíveis questões que podem surgir. Além disto é um bom lugar para armazenar as Lições Aprendidas do projeto, por fim certifique-se que haja cópias de segurança.

Inclua as Atividades de Encerramento no Projeto no Plano do Projeto 

Uma vez que você saiba como planejar o encerramento do projeto, voce precisará incluir estas atividades no seu plano de projeto, parece básico não ? Respondendo as questões acima no item 2, voce pode fazê-lo com facilidade, não esqueça de estimar o esforço para o encerramento bem como seus respectivos prazos.   

   

Agora se você   “começa com o fim em mente" e lembrando que "só acaba quando termina" você já esta apto a entender como planejar o encerramento do projeto.

BOM USO !

Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
rosamilha@gmail.com
Twitter: nelsonrosamilha
http://br.linkedin.com/in/rosamilhahttp://www.facebook.com/nelsonrosamilha (Página de Projetos e Excelência Operacional)