Porquê o cronograma de projeto e atividades devem se priorizadas, como solucionar conflitos no Projeto

Porquê o cronograma de projeto e atividades devem se priorizadas, como solucionar conflitos no Projeto.

Saber priorizar é skill essencial para qualquer gerente de projetos. Priorização significa "organizar os itens para serem atendidos pela importância relativa deles". Com todo o universo de ferramentas de software disponíveis, isto parece uma tarefa simples, mas, coloque o que for mais importante no topo da lista e o menos importante no final e pergunte para os interessados no projeto, a realidade será bem diferente. Demandas de trabalho que competem entre si, conflito nos cronogramas dos projetos, recursos limitados e, mudanças de necessidade de negócios fazem com que esta lista seja impossível de ser mantida. 

Imagino que sua empresa deve ter vários projetos que devem ser executados alinhados com a estratégica da empresa e, para complicar ainda mais, todos são prioridades 1. Você tem que ser um mestre em software de controle de cronograma de projetos, para reportar progresso, gerir riscos e planejar próximos passos com todos os envolvidos.

Ridículo!

Se você perguntar para os altos executivos da empresa qual deles é o mais importante a resposta será "Todos são importantes" ou "Este é a prioridade 1" e "Este é a prioridade 1a". 

Se todos os projetos são importantes , então isto vai causar  estragos na organização ocasionando inclusive parada nos projetos atualmente em curso. Além é claro de consequências graves para a empresa que aqui, cabe ressaltar as seguintes: 

Recursos começam a ficar frustados


“Faça isto, Não pare, espere um segundo. Pare de fazer aquilo e faça isto agora. Eu prometo que não mudará novamente. OK Espere...esta nova prioridade acabou de chegar. Você pode colocar estas duas coisas em espera e liberar esta atividade mais rapidamente ? ”

Parece que você já teve este tipo de conversa com os recursos de sua equipe.A onda de mudanças em função dos negócios é levado adiante para a equipe, sem filtro algum. No curto prazo, você pode conseguir resolver este conflito ajustando a produtividade do recurso de maneira pontual para conseguir atingir as metas do plano. No longo prazo, a história é completamente diferente. Recursos (pessoas) necessitam de tempo para se tornarem produtivos, se ambientar e fazer o trabalho fluir da melhor maneira. Toda vez que eles são interrompidos pelo Gerente de Projetos para mudar o foco, vai custar ao projeto:tempo, dinheiro e afetar emocionalmente o profissional e pior ainda, eles pedem demissão.

Todo mundo entende que interrupções acontecem. Você gosta de ter seu trabalho interrompido frequentemente e fazer você perder o foco e retomar a atividade posteriormente ? Apenas funcionários de baixa performance não vêm isto como problema porque eles não estão mesmo trabalhando e você ficará apenas com estes recursos porque os produtivos irão embora, afinal de contas com interrupções frequentes eles irão rapidamente sofrer de stress e frustração por trabalhar em demasia para recuperar o tempo perdido.

Qualidade Sofre

Com a saída de seus melhores recursos, você começa a se aborrecer e se frustrar, pois os recursos atuais estão longe de serem exigentes,  detalhistas e conscientes com os objetivos do projeto. Aparentemente pode parecer que o trabalho esta sendo feito. Eles param o que estão fazendo, diminuem o ritmo.

As reclamações começam a aparecer inicialmente com as primeiras entregas: "Estes rapazes não sabem o que estão fazendo", "Isto é lixo”, "Eles não tem nem ideia do que é..." e "Eles atrasaram o projeto de novo" serão as expressões que serão ouvidas dos departamentos que são dependentes de trabalho de alta qualidade. 

Reclamações semelhantes virão de seus clientes mas um pouco diferente "Isto não esta fazendo o que eu pensei que fizesse", "eu não acredito que levou tanto tempo para ter isto" e sentença fatal "Vocês não serão pagos até isto estiver certo"

Projetos não entregues 

Como resultado de uma cultura que não prioriza, projetos não serão entregues ou retornarão para retrabalho. Não há surpresa aqui. Mudança de prioridades, pessoas literalmente entrando no meio de atividades do projeto que estavam sendo feitas por outros recursos e, por último bons recursos deixando a empresa colocarão o projeto em atraso ou pior o projeto não será entregue.

Um enorme período de inatividade esta sendo criado que desafortunadamente acarretará queda na produtividade, eliminando os benefícios do projeto e gerando péssima imagem perante o cliente, em função do atraso e má qualidade.

Como você para esta loucura? Você precisa intervir com priorização, isto é o que parece ser correto:

1. Traga para a mesa de discussão os alto executivos com poder de decisão para priorização imediata destes projetos, esta combinação é crítica, você precisa de pessoas que decidam e priorizem e, que não mudem de decisão, caso contrário o projeto sofrerá atraso novamente. De nada adianta trazer executivo para decidir, priorizar e logo depois nova mudança..não resolve. 
2. Reserve cerca de 4 horas do tempo deles. Venha para a reunião com um inventário dos projetos que estão a caminho. Seu software de controle de tempo (ex: ms-project) deveria ter toda a informação necessária. Inclua na sua lista o nome do projeto, patrocinador (sponsor), breve descrição e fatos principais como: quanto de receita o projeto irá proporcionar e se ele é de suporte a iniciativa estratégica da empresa. Esteja preparado para falar de fatos, mas mantenha a lista simples. Depois insira uma coluna na sua lista com algo como, esta classificação será utilizada adiante:
   1. Benefício imediato para a empresa ou gerador de receita
   2. Suporte a futura iniciativa estratégica da empresa
   3. Nenhuma das duas iniciativas acima 

Em seguida, junto com os executivos classifique um por um dos projetos de sua lista utilizando os critérios acima bem como as informações que você coletou sobre os projetos para argumentação. Não pode haver apenas 1s. Os executivos na sala entenderão que não é mais possível pensar e trabalhar daquela maneira. Você deve focar em uma short-list de 1s imediatamente. Uma lista longa de 2s que podem entrar na fila para futuras atividades e, uma short-list de 3s que são bons candidatos para serem eliminados.

Valide os projetos com 1s , tenha certeza que você tem os recursos alocados para fazer o trabalho, é fácil, se não houver os recursos suficientes então menos projetos com 1s devem existir ! O truque é comunicar claramente os resultados e consequências das decisões desta reunião, documente claramente os resultados para que todos na reunião saibam disto.

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Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
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