Dicas práticas de gestão para evitar Scope Creep no projeto

Scope Creep é o nome que os gerentes de projetos dão as entregas adicionais não planejadas no projeto. Estas entregas extras, ou mudanças podem significar a diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto.
Aumento do escopo sem controle  é o pior inimigo para qualquer gerente de projetos se você não gerenciar a situação adequadamente. Scope Creep é conhecido em nosso jargão de projetês como: 

• JAQUE – Já que você esta implementado isto, pode também fazer isto ?
• SDS – Só deus sabe o escopo
• BMB - Bumba meu boi, "vamo que vamo" e, o famoso Go Horse...

Todos vocês já devem ter enfrentado o monstrinho ao lado durante sua gestão de projetos. 
Um pequeno aumento do escopo dependendo de como ele se comporta pode parar o projeto, causar estouro de orçamento, cronograma ou até pior ocasionar a perda do cliente  causando  grandes prejuízos à empresa. Existem várias técnicas e ferramentas como EAP e PERT entre outras que podem te ajudar na gestão do escopo você pode encontrá-las um bom livro de gestão de projetos. 

Minha proposta aqui é contribuir com várias dicas de gestão de projetos que podem te ajudar nesta situação:

1. Visão do Projeto - Assegure o entendimento completo da visão do projeto. Reúna-se com os interessados do projeto e reforce esta visão e, não esqueça de comunicar o processo de gestão de mudança para os interessados,
2. Gerencie as expectativas das partes interessadas – Não importa o tamanho da entrega do seu projeto, você continuamente e, desde o início do projeto tem que gerenciar as expectativas do cliente, comunicando o que é esperado para ser entregue e o que não será entregue, fracasso neste ponto, significa cliente insatisfeito, projeto sem sucesso e perda de novas oportunidades de negócio, não tenha medo de dizer "não" !
3. Conheça o processo de gestão de mudanças – É importante saber qual é o processo e como se utilizar dele. Quanto menos você espera o scope creep pode se materializar, você tem que estar preparado.
   Se você não sabe, procure pela informação junto ao gerente da conta, ou comitê do projeto ou em último caso você deverá gerenciar a situação sozinho.
   Estabeleça um plano de ação, uma vez que você perceba que haverá solicitação de aumento de escopo depois,  fale com seu gerente de contas e discuta o impacto no projeto.
4. Documente os requisitos de maneira clara e detalhada e busque por aprovação formal,
5. Comunique-se com a equipe – Você deve comunicar claramente o escopo do projeto para sua equipe. Além disso , eles devem saber que idéias são bem-vindas e podem trazer benefícios ao projeto , mas devem ser discutidas antes de sua execução. Considero este ponto o mais importante de todos, reúna-se com a equipe semanalmente e assegure que os pacotes de entregas documentados na EAP (ou WBS) e sua revisão estejam claramente definidas no cronograma.
   Como diz o ditado  "O combinado não sai caro",
6. Planos de mitigação – Riscos podem se tornar rapidamente problemas sérios quando o tema é aumento de escopo, planeje com antecedência (de maneira proativa, sim estou sendo redundante), procure ter um orçamento separado para gerenciar esta estes riscos.
7. Comitê de Controle de Mudança - os membros irão rever estimativas, e recomendar a aprovação para a solicitação de alteração (veja item 3)
8. Priorização do Backlog: As alterações são incluídas na carteira de sprints futuras iterações e, o Business Owner irá priorizar o atraso que poderá determinar. quando a mudança solicitada seria incluído na próxima versão,
9. Regra Clara: Não haverá gold plating, isto é, alinhe com a equipe que gold plating deve ser conversado diretamente com o Gerente de Projetos,
10. Revisão de Escopo: revisão periódica do escopo do sendo entregue contra a linha de base,

O escopo é a própria essência do projeto e determina se o resultado é bem sucedido ou não. As partes interessadas no projeto possuem diferentes necessidades de negócio em função do tipo de trabalho, política interna, bônus, entre outros  estes fatores exigirão de você extremo cuidado e cautela quanto ao tratamento adequado desta situação. 

Entenda que estes  interesses conflitantes devem ser considerados , a fim de manter o apoio para o projeto com esta frase em mente:

O cliente não esta preocupado com o que esta no contrato, ele esta preocupado com o seu negócio ! 

Resumindo

• Entenda o que seu cliente/equipe quer alcançar,
• Colabore para produzir uma possível solução,
• Defina o escopo que irá produzir esta solução,
• Produza uma análise de impacto de custos, prazo,etc..
• Acorde por escrito sobre os detalhes do serviço a ser prestado,
• Busque aprovação do comitê se houver.

Usando as ferramentas de gerenciamento de projetos à sua disposição , a comunicação com as partes interessadas, e o gerenciamento de escopo você  poderá  manter o apoio para o seu projeto  e entregá-lo com sucesso. 

BOM USO !

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