Como elaborar um Plano de Ação "Matador" para o Gerente de Projetos

É o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado, por exemplo: uma ação corretiva ou preventiva ou um objetivo específico. 

Um bom Plano de Ação deve deixar claro tudo o que deverá ser feito, como e quando, para o cumprimento de seus objetivos e metas, quando a sua execução envolver mais de uma pessoa, deve esclarecer quem será o responsável por cada ação, para evitar possíveis dúvidas, deve ainda esclarecer, os porquês da realização de cada ação e onde serão feitas.

Para atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma coisa, precisamos agir - realizar uma ou, geralmente, várias ações. Até “não fazer nada” pode ser uma ação necessária para atingir um objetivo. E, exceto nos casos de urgência máxima, precisamos definir uma data para concluir um prazo. Quanto maior a quantidade de ações e pessoas envolvidas, mais necessário e importante é ter um Plano de Ação

Quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de atingir a meta.

Porque fazer Planos de Ação

Para atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma coisa, precisamos agir - e, precisamos definir uma data para concluir – um prazo.

Como para ir a qualquer lugar desconhecido precisamos saber qual o caminho ou ter um mapa, para chegar a um objetivo também precisamos de uma orientação, ou de um plano – o Plano de Ação. Quanto maior a quantidade de ações e pessoas envolvidas, mais necessário e importante é ter um Plano de Ação. E, quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de atingir a meta. Em importantes projetos, missões, empreendimentos, um bom Plano de Ação é indispensável.

Dica: Fazemos um plano de ação para atingir uma meta, um objetivo. Esse, na verdade é o ponto principal. Não vai adiantar muito fazer um ótimo Plano de Ação se estivermos focando uma meta ou objetivo inadequados. Tenha em mente então que um bom Plano de Ação deve corresponder a um bom objetivo, geralmente determinado por uma boa visão gerencial, e esta comumente fundamentada em um bom Relatório Gerencial (veja capítulo xx – Painel de Projetos)

Uma vez o Plano de Ação elaborado, é hora de acompanhar sua execução.

Um exemplo prático de um Plano de Ação  é mostrado na figura abaixo:

Este modelo é prático e tem dois objetivos, o primeiro é ajudá-lo a monitorar o plano e, o segundo é permitir que os executivos da empresa tenham uma visão sumarizada da situação do plano. Vamos abordar primeiramente o objetivo de monitoramento do plano:

• Data: Informe aqui a data que o plano foi atualizado pela última vez
• Autor: Nome de quem é responsável pelo documento
• Objetivo do Plano: O que se pretende alcançar com este plano, tenha em mente que todos os membros que participam da elaboração deste plano devem ter bem claro e acordado.
• O que: Qual atividade será executada, recomendo que o dono desta atividade juntamente com o responsável do plano acorde quanto ao escopo desta tarefa,
• Porque: Deixe claro porque a atividade esta sendo feito e assegure que o dono da atividade entenda a responsabilidade, uma recomendação é você enfatizar para o colega qual seria a consequência da não execução desta atividade,
• Como: descrever passo a passo a metodologia a ser utilizada para a atividade
• Onde: local onde a atividade será executada
• Quem: quem irá executar a atividade, uma atividade deve ter apenas um dono, se momento do planejamento não há um dono , então coloque o nome da pessoa que irá determinar o dono da atividade e cobre prazo referente à quando este dono será assinalado
• Quando: Data do término da tarefa, atenção aos prazos, se uma tarefa é considerada finalizada, então verifique os entregáveis da tarefa e seu aceite , caso contrário você vai correr o risco de ter que reabrir a atividade e impactar este plano
• Quanto: Se há um esforço para completar a atividade então você deve monitorar este esforço, pois se o plano de ação em questão é referente a uma ação corretiva ou preventiva de um projeto em curso, significa que este esforço não foi orçado. Portanto é importante você entender este esforço e verificar os impactos no projeto,
• Status: para indicar a situação do evento :

• Verde – No prazo
• Amarelo – Atenção há risco de atraso
• Vermelho – Atrasado

Dica: Muitas vezes quando estamos executando uma reunião de seguimento de um plano de ação nos deparamos com tarefas cujas datas originalmente acordada devem ser replanejadas, neste caso eu recomendo que você mantenha os históricos das datas anteriores, mude o status da atividade e, as atividades com status em vermelho sejam claramente sinalizadas no  status do projeto (veja capitulo 1- Como apresentar o painel de indicador de projeto e seu status ).

Lembre-se que comunicação é fundamental nesta área, e este plano e ação deve ter seu status comunicado para os interessados do projeto e, talvez para os gerentes funcionais dos donos das atividades do plano (depende da estrutura funcional que seu projeto está inserido). Quando da comunicação do status do plano envie no corpo do email o quadro abaixo e as atividades em vermelho

O restante poderá vir anexado ao email.

Dica: É importante você comunicar previamente aos participantes que executarão o plano de ação como serão definidas as regras do jogo relativo à comunicação do status do plano, porque caso o membro da equipe atrase uma atividade e o superior deste saiba disto pelo plano você corre o risco de ter um conflito portanto, comunique previamente e, também ao término da reunião de acompanhamento que o relatório do status do plano será enviado.

Espero que estas dicas para seu plano de ação, juntamente com sua liderança e comprometimento da equipe, voces tenham mais um projeto vencedor !

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Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
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