Dicas Práticas e Rápidas de Comunicação em Projetos

“Uma comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses na execução ou nos resultados do projeto. ”

(Guia PMBOK®, 2008, p.243)

Há uma velha máxima na área de Publicidade que diz que comunicação não é o que você fala, mas o que os outros entendem. O velho jargão e sempre....ao escolher melhor o quê e como falar/escrever, você amplia o poder de sua mensagem outro velho jargão más escolhas em Comunicação também ganham força, geralmente fora de seu controle ou com efeito contrário ao que você gostaria de atingir, principalmente em projetos...

Por isso resolvi listar aqui algumas dicas que podem ajudar voce gerente de projetos no seu dia a dia junto a sua equipe, cliente e interessados no projeto, não há técnica ou metodologia aqui, apenas experiência adquirida em função de muito sofrimento causado às custas da má comunicação. O mais importante aqui é compartilhar as lições aprendidas em comunicação com você gestor de projetos.

Mas não achem que é apenas esta lista, todo dia tem novidade não é mesmo ?

Convido você a contribuir com suas dicas na parte de de comentários !

Vamos aprender juntos porque conhecimento é uma mão de duas vias, quem sabe não acaba virando um livro..

Mantenha a calma - Exercício muito difícil mas, se você reconhece este ponto, então você já esta um passo à frente (Aceitar, Reconhecer e Melhorar). Como gerente de projeto, você vai se encontrar no centro do fogo cruzado, mantenha a calma ! Em ambientes com muito estresse, todo mundo já está irritado, e se você mesmo ficar irritado só vai piorar a situação. Se você sente que está ficando tenso, dê um passo para trás mentalmente, respire e relaxe. Você precisa permanecer racional e demonstrar sua liderança. Repense suas respostas antes de reagir, seja verbalmente ou enviando um e-mail, e exiba um comportamento calmo e equilibrado,
Explique - Muitas vezes a equipe perde o interesse em um projeto simplesmente por não saber do que se trata. Sabe-se bem que em uma empresa, ou em um negócio, é inevitável a criação de palavras que

explicitam de maneira mais específica uma determinada função.Tente deixar tudo muito claro para os membros de sua equipe na hora de colocar em prática seu projeto. Lembre-se que as informações devem ser apresentadas de tal forma que mesmo pessoas não envolvidas entendam o projeto e suas especificidades,
Plano de contingência - Certo, mas qual seu plano de contingência em caso de problemas de comunicação? Ou melhor: o que fará quando seus colaboradores lhe trouxerem um daqueles novos desafios inesperados, talvez um que possa

comprometer o projeto inteiro ?
Comunicação é um esforço em conjunto - Para que a comunicação funcione de forma efetiva,todos os envolvidos no projeto devem participar deste processo . Trabalhar a comunicação como um esforço em grupo significa manter todas as partes interessadas alinhadas. Esse processo está diretamente ligado ao feedback que os profissionais recebem.Os gestores devem ter em mente que os profissionais envolvidos do projeto irão executar o que eles entenderam que os stakeholders querem. Sem um feedback desses stakeholders eles não podem ter certeza de que estão no caminho certo,
Reuniões -Estabeleça uma rotina de reuniões semanais obrigatórias, onde cada membro da equipe tenha um ou dois minutos para dizer à equipe o que fez na semana passada, os seus planos para a próxima semana e qualquer empecilho encontrado que a equipe possa ajudar a superar.Além disso, é importante que sejam estipuladas as datas e eventos importantes do projeto para que, conforme a proximidade destas, o time possa se organizar para que a comunicação se dê de maneira mais eficiente e prática.Isso cria um sentimento de urgência que faz cada indivíduo na equipe buscar apresentar progressos a cada semana,
Lide com o conflito assim que ele surgir, não espere - O conflito é parte da vida cotidiana. Isso acontece em torno de nós, em formas diferentes, mas é importante agir sobre ele assim que você perceber que ele está lá. Não deixe o conflito piorar, assumindo que ele vai simplesmente desaparecer,
Bomba - Falta de comunicação entre os participantes do projeto pode ser uma bomba nuclear. Se você suspeitar que algo está errado, fale com sua equipe, e se há um problema, lide com isso de forma transparente.
Rumores e fofocas-

Bem comum acontecer dentro das organizações, o mais relevante é esclarecer os fatos,
Valorize cultura organizacional-Através de textos, murais, palestras, auxílio visual, como fotos, reforçam a visão, a missão, valores, regras, benefícios, projetos bem-sucedidos e projetos voluntários da organização,
Valorize os funcionários - Através de propostas e pesquisas simples, muito pode ser obtido e trazer mais satisfação interna e melhores resultados. Como gestor você pode fazer entrevistas individuais, reunião em grupo, pesquisa interna através de questionário ou relatório para compreender as propostas dos funcionários,
Emails - Email não é livro, tese de mestrado ou blog ! Portanto, procure se comunicar verbalmente sempre que possível e por email para formalizar o assunto, seja prático, utilize-o de forma inteligente e assertiva.