Rosamilha - Excelência em Projetos: Indo além do Gerenciamento de Stakeholders

É papel de todo gerente de projetos compreender as partes interessadas, suas influências e elaborar estratégias de engajamento baseadas em análises das partes interessadas, esta competência e habilidade é uma das principais preocupações das organizações . O modelo sugerido pelos autores vai te ajudar a ter uma visão abrangente e horizontal sobre as dimensões que você deve considerar quando tratamos de megaprojetos. Estes modelo é sintetizado em quatro dimensões que devem ser considerados para o correto planejamento das partes interessadas

Cada uma destas dimensões possuem elementos a serem considerados e que serão explicados a seguir.

COMPLEXIDADE

Número dos interessados: sua quantidade e variedade é diretamente proporcional ao aumento do esforço do projeto (tempo, recursos e esforço exigido em gerenciamento de projetos) para envolvê-los), além disso, o grande número de partes interessadas torna mais difícil reconhecer todas as partes interessadas centrais e possíveis resultados,
Variedade de partes interessadas do projeto e seus objetivos, está relacionado às diferenças nos seus atributos , experiência, circunstâncias sociais e objetivos, fazendo com que o gerente de projeto tenha que ajustar seu comportamento de acordo,
Complexidade interna do relacionamento, este grupo de partes interessadas podem ter múltiplos interesses que criam heterogeneidade entre eles, com o aumento desta heterogeneidade a gestão de as partes interessadas torna-se mais desafiadora, esta complexidade está ligada às características do projeto e à rede de relacionamentos entre eles,
Quantidade de relacionamento entre as partes interessadas podem formar coalizões tornando mais difícil para os gerentes de projetos resistir as pressões;um risco adicional é a possibilidade de envolvimento das partes interessadas na formação de redes independentes tornando o projeto mais vulnerável os riscos.
Variedade dos relacionamentos aumenta o desafio de gerenciamento de partes interessadas,
Padrões de relações entre as partes interessadas- partes interessadas com um alto número de conexões são atores centrais que tipicamente podem exercer uma influência significativa sobre estas relações. A existência de partes interessadas centrais, particularmente com objetivos divergentes dos do projeto, aumenta o desafio de gestão,
Complexidade interna dos relacionamentos refere-se as relações entre a organização do projeto e partes interessadas individuais. Por exemplo distância cultural institucional e, do projeto o que desafia a cooperação e/ou gerando controvérsias,
Relacionamentos Externos - leva em consideração as relações externas das partes interessadas que são não fazem parte da do projeto, mas são afetados pelo projeto ou pode afetá-lo.

INCERTEZA

Refere-se a natureza imprevisível das partes interessadas, o relacionamento entre elas e a falta de informação.

Pouca informação sobre os interessados e seus relacionamentos - desafios quanto à ausência de informações ou identificação dos interessados e seus comportamentos e interações imprevisíveis entre eles,
Experiência de gerenciamento de projetos relativo aos interessados - habilidades dos gerentes de projetos em gerenciar conflitos entre os interessados em função de suas práticas de gestão e valores culturais,
Qualidade da análise do ambiente dos interessados - informações recolhidas sem análise prévia ou verificação da origem das informações e sua veracidade,
Informações ambíguas sobre os interessados - informações de natureza ambígua fornecidas ou coletadas sobre os interessados.

DINAMISMO

Propriedade fundamental de sistemas complexos e um elemento reconhecido dos ambientes das partes interessadas do projeto. No entanto, observa-se que apesar de ser amplamente discutido e debatido, ele é um conceito mal compreendido e não muito bem caracterizado pelos gerentes de projetos.

Mudanças nas características dos interessados e alteração de posição - mudanças nos interesses das partes interessadas e seu poder sobre ciclo da vida do projeto
Modificações nos relacionamentos entre os interessados e relacionamentos e interessados emergentes - A dinâmica de relacionamento com partes interessadas afeta a execução do projeto formando uma nova configuração de força,
Alterações no modo de engajamento – como por exemplo aparecimento de novas leis,
Troca de estratégia de engajamento – As estratégias de influência das partes interessadas podem mudar de repente de estratégias passivas para estratégias de influência intensa resultante do nascimento de novas coalizões. As partes interessadas se mobilizam devido ao envolvimento ineficaz de outras partes. Aqui, a experiência do projeto na gestão das partes interessadas torna-se importante, Gerentes de Projetos mais experientes podem fornecer elementos que estabilizem a relação do ambiente.

CONTEXTO INSTITUCIONAL

A interação dos projetos com seus contextos institucionais influencia significativamente a forma como os projetos são gerenciados, embora o ambiente institucional demande, é o projeto que precisa responder à isto, agora, os projetos também podem tentar proativamente moldar seus contextos institucionais

Interessados locais- como a conexão das partes interessadas de terceiros, como por exemplo grupos políticos locais fortes ou ONG ambientais, podem, em alguns casos, apoiar a legitimidade do projeto através de recursos institucionais adicionais e conhecimento. No entanto, as partes interessadas locais (dentro da empresa) podem causar incertezas significativas para o projeto, particularmente em situações em que os atores do ambiente institucional não estão diretamente relacionado ao projeto, mas tem poder sobre as partes interessadas, tentando promover seus próprios objetivos e agendas,
Estruturas legitimadas formais ou informais e processos para envolver as partes interessadas - o papel regulador das autoridades governamentais e os processos aceitos de interação da qual as partes interessadas governamentais deveriam ser envolvidos no projeto ou, ambientes institucionais que por falta de estrutura e modelos de governança para efetivamente engajar partes interessadas e, por fim processos múltiplos de envolvimento das partes interessadas que são considerados muito complexos,
Interessado legitimado - tipos de comportamentos das partes interessadas e estratégias de influência vistos como aceitáveis, por exemplo: em algum países as greves de subcontratados podem ser vistas como um meio legitimado para influenciar o projeto, enquanto em outros tais práticas seriam consideras ilegais,
Multiplicidade dos ambientes institucionais - Grandes projetos internacionais geralmente enfrentam múltiplas ambientes institucionais dos países ou diferentes instituições dentro de um mesmo país. Projetos de oleodutos são excelentes exemplos de projetos que fisicamente atravessa vários países, cada um com seu próprio conjunto de características regulatórias, cognitivas e normativas em termos de comportamento.O gerenciamento de projetos deve entender e levar em consideração as diferentes regras, regulamentos, permissões, procedimentos e expectativas das partes interessadas entre os diferentes regiões em suas operações,
Interpretação dos processo pelas partes interessadas - Este processo de interpretação é altamente sociopolítico, cognitivo e complexo por natureza, tipicamente se aplicam ao país e ,campos específicos da organização

O sucesso do projeto é medido pelo grau de satisfação das partes envolvidas. Para alcançar o grau de satisfação que faça com que o projeto seja entregue com sucesso é necessário identificar as características e papéis de cada uma das partes envolvidas e, isto pode ir além das melhores práticas de gerenciamento de projetos, o que é o objetivo deste post, proporcionar a você um aprendizado adicional .

Adaptado do artigo:

Towards an improved understanding of project stakeholder landscapes - Kirsi Aaltonen ⁎, Jaakko Kujala – International Journal of Project Management – Sep-2016

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