Rosamilha - Excelência em Projetos: Gerenciando os Interessados em Projetos

Interessados em projetos, de modo prático e pragmático é qualquer pessoa afetada pelo projeto de qualquer forma isto inclui inclusive sua família, já pensou nisto ? Acho que existem milhares de artigos sobre técnicas de mapeamento de interessados e sobre soft skills de gestão, mas na prática, quando vamos ao campo de batalha, as vezes a impressão é de que nada adianta, não é mesmo ?

Pergunte-se então:

Quão forte é seu relacionamento com os interessados no projetos ?

Parabéns Caminho Certo Inicio dos Problemas Caminho para o Fracasso

A imagem acima e para te ajudar a demonstrar o quão perto você esta de um projeto problemático...

#ficaadica: A satisfação das partes interessadas é mais do que um bom plano de qualidade executado à perfeição. Avalie o poder das partes interessadas, aprenda a lidar com as dores dos stakeholders , construa relacionamentos com eles !

Não há fúria maior que um cliente sentindo-se menosprezado ou sendo desprezado por você, preste atenção, estamos falando de percepção do cliente, não é métrica, é coração (não mapeou porque ?)

Seja sincero, afinal é entre você e , este post apenas...

Você se encontra no início do serviço a ser prestado para seu cliente e , olhando nos olhos deles você ajusta as expectativas quanto à entrega do trabalho o que você diz:

A verdade absoluta
Comenta apenas as mais importantes
Não faz

Pois, bem se você respondeu 2 ou 3, então é hora de aprender que muito provavelmente você tem ou terá um cliente furioso, é importante entender seu cliente da melhor maneira possível e, melhor maneira por mais que doa ou cause medo é a verdade absoluta.

#ficaadica: Pergunte a eles qual a maior preocupação deles, como o desempenho deles é avaliado e o que o faz o chefe do seu cliente dizer a ele “bom trabalho “.

Ah, a comunicação....o maior dos desafios... Você sabe se comunicar ? Então vamos lá:

Sua comunicação é regular e planejada antecipadamente ?
Você aproveita cada oportunidade para se comunicar efetivamente ?
Boas notícias são envidadas por email ou whats up ?
Mas notícias são comunicadas presencialmente ?

Se você respondeu SIM para todas, parabéns ! Caso contrário é melhor seguir mudar de atitude e conseguir executar as perguntas acima o mais rápido possível, o projeto não pára.

Meu colega Gerente de projetos, seus stakeholders são confiáveis, suportam o projetos, almoçam com você, os problemas são resolvidos rapidamente e, muito provavelmente haverá mais um case de sucesso para se apresentar ( a propósito, nunca vi em congresso de projetos alguém apresentar um case de fracasso, acho que aprenderíamos muito mais....)

Nossa realidade de projetos quando nos referimos aos interessados é bem diferente e, precisamos falar disto mesmo que doa a você leitor, vamos quebrar este tabu e falar deles. Posso te ajudar um pouco aqui.

As chances são altas de você ter na prestação de seu serviço alguns stakeholders problemáticos, na real ? É parte da natureza humana ! Não seja ingênuo, vamos a eles:

Eles não te parecem familiar, já tratou com algum deles ?

O intrometido, este está sempre lá, sempre se intromete em decisões, reuniões e processos, e pior aparece no pior momento, causando pânico, stress e desespero da equipe ..calma..tem solução...

#ficaadica: desenvolva regras de convivência com eles, elas podem ser verbais ou escritas e, documente, eles não vão desaparecer mas serão administrados por você, sei que consegue !

Para mim o arrogante é o pior de todos porque em função de seu poder ou personalidade ele pode dominar o projeto e coloca-lo em risco.

#ficaadica: procure ajuda nesta situação, assegure-se que ele não arruíne o projeto ou relacionamento com a equipe

Temos também o pobre, porque ele tem interesse ou é impactado pelo projeto mas não tem orçamento ou autoridade, neste caso ele se utiliza da única ferramente que possui, fazer política para ganhar influência, portanto não ignore ele

#ficaadica: compreenda como os interesses deles se alinham ao projeto, procure entender como seus interesses se conflitam com interessados com maior poder, isto vai te ajudar a prever possíveis preocupações e alavancar oportunidades.

E, o não confiável ? Joga dos “dois lados” , não mantém a palavra e, se recusa a assinar qualquer documento...
#ficaadica: Faça com que comunicação com ele seja seja documentada e rastreável, se utilize de dados e fatos para agir proativamente inclusive se aliando a outros interessados. Aja com precaução mas aja !

Já o indeciso, deixa tudo para a última hora ou procrastina. Nunca decide dentro do prazo necessário
e não se compromete com decisões tomadas anteriormente

#ficaadica: Estabeleça e estruture processo claro de comunicação de quando a decisão é necessária e o impacto se ela não for tomada, quarde um histórico destas consequências e meça o tempo perdido devido a decisões tardias.

Por fim, tem o cliente muito ocupado, isto é, o indisponível. Ele esta “muito ocupado” em participar com suas sugestões ou aprovações , frequentemente se envolve tardiamente nas entregas fundamentais do serviço quando teve oportunidades anteriores

#ficaadica: quarde um histórico das tentativas de contato com ele, procure fazer com que ele delegue autoridade a alguém confiável e crie um mecanismo junto a ele que permita à ele tomar decisões sem estar presente fisicamente e, por fim, publique antecipadamente os convites de reunião e faça follow up por telefone ou email ou whats up.

Por fim dicas úteis para qualquer situação !