Como voce Gerente de Projetos pode se motivar

Costuma-se dizer que a única diferença entre a rotina e a sepultura é a profundidade. 

Às vezes, em nosso trabalho de gestão de projetos se estabelece uma rotina tão forte que sentimos que vamos morrer se fizermos aquilo mais um dia. 

Sempre que nos encontramos em tal estado de espírito, precisamos dar um passo atrás, avaliar a situação e tomar as medidas necessárias nos revigorar  de modo a  retomar nosso desempenho e resultados.  

Para onde foram os bons tempos? 

Você se lembra de seu primeiro dia de trabalho? 

Tudo novo, excitante e desafiador com várias oportunidades! 

Você se juntou à equipe como gerente de projetos, e estava querendo mudar o mundo na empresa. Avançado um período à frente o quadro mudou, muitas coisas viraram rotina, as mesmas conversas milhares de vezes, e os dias pareciam não ter fim. 
O mesmo trabalho, as mesmas pessoas e o mesmo lugar desde o dia que você começou, mas alguma coisa aconteceu. 
Você começa a pensar em pedir demissão e iniciar em outro lugar com a mesma motivação de antes.
Mas antes de você tomar esta medida drástica, considere estes pontos abaixo, quem sabe depois de aplicá-los você não terá suas baterias recarregadas e ficará motivado novamente: 

1. Reúna-se com seus clientes (os felizes) 

Vamos encarar a realidade o dia a dia de um gerente de projetos é para apagar incêndios, tipicamente negociar com os interessados no projeto (o que pode ser frustrante para você e para o cliente), com o tempo isto vai te deixando cada vez mais desgastado emocionalmente, não importa quão bom você seja em atingir os objetivos do projeto e do cliente, a natureza do seu trabalho é esta, mas a realidade é que mesmo assim haverá desgaste.

O que você pode fazer?

Saia e visite seus clientes felizes e satisfeitos, tire um dia para isto e veja como eles estão usando seu produto e como tem se beneficiado dele. 
Ouça de seu cliente feedback sobre o trabalho do projeto,você retornará à sua empresa com motivação renovada.  
Pense desta forma:

Qual foi a última vez que você ligou para uma operadora de telefonia celular e elogiou o trabalho deles? Provavelmente nunca! 

A única coisa que eles ouvem de você são reclamações e pedidos para solucionar seu problema.

Como gerente de projetos se passa o mesmo, raramente você receberá elogios de como seu trabalho é apreciado. Mude sua rotina, tome iniciativa e visite seus clientes satisfeitos e felizes. Você se sentirá melhor após isto. 

2. Busque uma nova certificação

Porque não buscar outra certificação? Se você é CAPM você pode certificar-se PMP, se você já é PMP trabalhe para certificar-se como Program Management Professional (PgMP). Você pode ainda estudar para Seis Sigma, ITIL ou Prince 2. 
Algumas empresas pagam para os bons gerentes de projetos buscarem a certificação, tudo o que você tem a fazer é demonstrar o valor agregado que a certificação trará para a companhia. Pesquise em como adotar esta nova metodologia de gestão de projetos, afilie-se a esta associação,  com esta nova rede de contatos  você descobrirá novas maneiras de executar seus projetos, assine uma publicação de projetos e por último, leia blogs de projetos que manterão você inspirado. 

3. Arrume tudo

Algo que acontece quando você fica muito tempo em algum lugar é que a desordem se acumula, ela acontece de diferentes maneiras. 
Por exemplo: 

• Seu escritório pode estar desordenado, você pode não estar vendo a sua mesa, seu computador pode estar desatualizado ou cheio de material inútil,
• Há projetos órfãos que necessitam apenas serem fechados, 
• Relacionamentos na empresa que estão rompidos e que necessitam ser retomados.

Se você vier todos os dias ao seu trabalho com o peso desta desordem com certeza suas energias serão drenadas. 

Limpe sua mesa no escritório, retome os relacionamentos que foram rompidos, feche os projetos ainda em aberto, tire este peso de suas costas agora, você começará a olhar as coisas de maneira diferente. Um grande momento para fazer este exercício é o ritual de passagem de final de ano como diz o ditado "Ano novo vida nova"  aproveite este período de festas e férias onde provavelmente você terá um pouco de sossego e organize-se.

4. Traga sangue novo para a equipe

Se você esta na posição de contratar pessoas e necessita de novos recursos, traga alguém diferente de você.

Nós todos somos atraídos por certos tipos de pessoas e personalidades. 
Quando você olha para a equipe de gerentes de projeto que você montou, eles são iguais a você? 
Será que eles têm a mesma formação, a educação e mesma experiência? 

Empregue alguém que é qualificado, mas que tenha formação e experiência diferente da sua.

Trazer alguém novo adiciona emoção e cria diversidade na equipe.

E se você não estiver na posição de contratar alguém novo? 

Você ainda pode se conectar com as pessoas que são totalmente diferentes de você. Se você está em TI, conecte-se com alguém de Marketing, se você é de Marketing conecte-se com alguém de Finanças. 
Saia de sua zona de conforto, você pode  fazê-lo dentro ou fora da organização.
Você vai descobrir que eles podem ter experimentado problemas semelhantes como os seus, mas resolveram estes problemas com visão totalmente diferente da sua, traga esta nova abordagem para você e sua equipe, isto o tornará mais engajado com consequências positivas para todos.

Acredito que com estes pontos acima você poderá retomar os primeiros dias de seu trabalho, como a mesma motivação e energia que você tinha antes ! 

Boa Sorte !

Entre na minha página de Excelência Operacional e Gestão de Projetos no Facebokk, clicando em curtir ! http://www.facebook.com/nelsonrosamilha , nela voce terá a oportunidade de conhecer mais sobre o tema e buscar oportunidades de trabalho, e e siga-me no twitter: nelsonrosamilha

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Projeto assustador, o Gerente de Projetos pode ficar assustado ?

Vocês gerentes de projetos acabam de assumir um projeto em crise,  fora de controle e assustador quanto ao resultado financeiro,relacionamento com seu cliente e demissões...

Vocês líderes podem ficar assustados ? 

A maioria deles dirá não! Eles irão argumentar que os líderes devem ser duros, resilientes e heroicos  como nos filmes Coração Valente e Força Área Um ..todos eles se mostram grandes líderes ..mas medo não faz parte do personagem. 

Minha resposta é sim, líderes podem ficar assustados e com medo. 

Porque nós queremos líderes reais, genuínos e autênticos. Queremos líderes que olhem para cima e aspirem atingir o topo. 

Se você não demonstra ter medo em situações assustadoras a equipe pode imaginar se você é real ou se esta mentindo. Se você esta com medo ou assustado é completamente normal, a equipe prefere saber que você tem preocupações e enxerga os riscos que eles vêem.

E mais...

Como líderes nós não podemos permanecer assustados.

Mesmo se você  estiver assustado com o projeto, a lição é dura mas você deve liderar O que a maioria das pessoas fazem quando sentem medo? 

Pense sobre o que você faz quando você assiste a momentos assustadores em um filme, você estará fazendo a mesma coisa que a pessoa assustada na tela está fazendo. Eles não fazem nada. Quando estamos com medo, nós congelamos, não nos movemos, perdemos a iniciativa.

Como líder e gerente de projetos podemos ter e sentir medo , mas não podemos parar, temos de agir.

Como podemos fazer isso?

Sugiro alguns passos que você pode executar mesmo em situações de medo:

1. Perceba que, como um líder, por vezes, a situação do projeto será assustadora. Você está na frente, olhando para um futuro em que você e sua equipe podem nunca ter estado antes. É importante saber que, por vezes, essa visão vai causar medo. Prepare-se mentalmente, já é um bom primeiro passo, sem pânico,
2. Reconheça seu medo, ansiedade ou angústia. Você provavelmente não vai se surpreender com suas emoções negativas diante da situação, pois elas existem e você já estará mentalmente preparado (leia o passo 1),
3. Reconheça as emoções da equipe. Se a equipe está com medo, deixe eles saberem que é normal, e seja verdadeiro sobre seus sentimentos também,
4. Faça um planejamento, se necessário reagrupe a equipe  para decidir qual será o próximo passo, mas o foco aqui é decidir o que fazer, não fazer nada é uma desculpa para continuar congelado e ficar inativo,
5. Tome uma atitude, faça alguma coisa, a melhor maneira de perder o medo é construir confiança e tomar medidas que requerem ação de sua parte juntamente com a equipe, utilize o plano do passo 4,
6. Mantenha a equipe com você, não enfrente a situação sozinho, você não é super herói você é um líder  portanto você esta guiando estas pessoas para enfrentarem a situação como equipe. Você deve suportar e incentivar a equipe e, lembre-se que números trazem mais segurança para todos,
7. Busque feedback e continue sua caminhada, siga em frente. Momentos de ação não são grandes caminhos para aliviar o estresse, angústia e medo, mas são caminhos para o sucesso e progresso. 

Quer saber mais ?

Feel the Fear and Do It Anyway

Success can be yours with Susan Jeffers's "Feel the Fear and Do it  Anyway" The world'sforemost producer of personal development and motivational audio programs gives you the tools to face the fears that hold you back. We're all afraid of something: beginnings, endings, changing, getting stuck. But fear doesn't have to hold you back from 

BOM USO !

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Como se tornar um Gerente de Projetos Raro e Especial

Como dizem os economistas, se algo é raro como ouro ou diamante então seu valor aumenta. Você na sua carreira profissional tem que tornar-se um profissional raro em seu campo de atuação que é a gerência de projetos. Seu currículo é algo que tem que ficar separado da multidão, é isso que você tem que perseguir.  O que quero dizer é que você tem que se tornar um gerente de projetos raro para o mercado (mosca branca), isto tem que ser desenvolvido conscientemente através de crescimento técnico e de negócios com o objetivo único de se tornar referência em sua empresa, na comunidade de projetos e no mercado.

De que maneiras voce poderá atuar para se tornar um Gerente de Projetos "Mosca Branca" ? Vou elencar a serguir algumas recomendações:

1. Seja um networker ativo

Depois de exercer seu papel como gerente de projetos na empresa por algum tempo, é fácil entrar na zona de conforto. Seu trabalho se torna previsível, seus pares são sempre os mesmos e, seu conjunto de habilidades em projetos se atrofia. Isso acontece com todos nós, se não usá-los vai perdê-los.

Quer se tornar um gerente de projetos especial ?  

Mantenha sua rede de relacionamento viva e fora de sua zona de conforto. Force você mesmo a aprender novas habilidades, encontre pessoas novas e aprenda novas tecnologias. Descubra que software de gestão de projetos eles usam , e quais temas e dicas são usados para te ajudar no seu trabalho. Você sentirá momentos de desconforto em função destas novas situações a qual ficará exposto, embora rapidamente irá desaparecer quando você perceber os ganhos e benefícios obtidos.   Eu pessoalmente passei por isto este ano quando fui estudar para tirar minha certificação Prince 2 Practitioner. Outro tema, é que hoje em dia todos têm conta no  Linkedin ou ao menos já ouviram falar desta poderosa ferramenta, você esta utilizando esta rede de maneira assertiva e efetiva ?  Você ficará surpreso com os resultados. As conversas dentro desta rede trazem valores imensuráveis a partir do momento que você começa a  pensar em novas maneiras de olhar os problemas com diferente perspectiva. Isto propiciará  a você e sua equipe novas maneiras de se fazerem as coisas.  

2. Mantenha um relacionamento com a equipe de Vendas 

Não é surpresa que a equipe de vendas e alguns tipos de gerentes de projetos não se vêm "olho no olho". A função da equipe de vendas é trazer os negócios "da rua para dentro da empresa" e a função do gerente de projetos é entregar, isto resulta em constantes conflitos por datas de entrega, qualidade, etc..colocando o gerentes de projetos e vendas em diferentes lados da mesa.

 

Quer se tornar um gerente de projetos raro ? Abrace a equipe de vendas. Saia com eles para almoçar e, sente do mesmo lado da mesa. Ouça e entenda os desafios que eles enfrentam. Procure rever seu processo, entregas e procedimentos levando em consideração as ambiguidades e incertezas que a equipe de vendas enfrenta todos os dias. Incorpore planos de contingência e folgas para ocorrências não previstas em seu software de gestão de projetos. Isto  proporcionará maior importância de se manter um relacionamento com seu cliente em qualquer projeto vendido. Você perceberá que fazendo pequenos ajustes no seu plano, ou modificações em como você se comunica com sua equipe de vendas ganhará um novo aliado. Estes aliados podem trabalhar com você juntamente ao seu cliente quando tempos difíceis no projeto crise surgirem. Outro benefício em manter um relacionamento com a equipe de vendas é a percepção mais cedo possível de como a empresa esta caminhando economicamente, o que vai te ajudar a planificar e balancear sua equipe de recursos no projeto (previsibilidade) 

3. Mantenha sua certificação em gerenciamento de projetos 

É verdade que há bons gerentes de projetos sem certificação, embora há outros tantos com certificação. Manter sua certificação já é um passo para estar sendo visto pelos gerentes e recrutadores. 

É importante voce não se deixar levar pela sensação de que voce tem sido um bom gerente de projetos por tantos anos, e que não vê a certificação como necessária, sim, ela é necessária e o mercado exige.    

É bom ser um profissional escasso, raro e único quando se trata de suas habilidades como gerentes de projetos. Tornando-se um poderoso networker e 

olhando fora da disciplina de gerencia de projetos, abraçando a equipe de vendas e mantendo suas certificações de gerenciamento de projetos voce estará em um campeonato onde apenas voce participa e portanto só haverá um vencedor.

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Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
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Como planejar o encerramento do projeto

Como planejar o encerramento do projeto

Há forte pressão e stress durante o encerramento de um projeto, não é a toa que utilizamos com frequência as frases: "Começe com o fim do projeto em mente" ou "Não acaba enquanto não termina". 

É sua função como gerente de projetos certificar-se de que os entregáveis, atividades e processos estejam muito bem planejados para que o fim seja exitoso !

Porquê é tão difícil encerrar um projeto ? 
São inúmeras as razões:

1. Detalhes aos montes

Quando o projeto se inicia todos estão envolvidos em aumentar vendas, reduzir custos, incrementar o market share e sermos pagos pelo cliente, é um ambiente onde o quadro geral parece excitante com forte comprometimento, com o passar do tempo e próximo da finalização do projeto, todos começam a perceber que há um grande número de perguntas não respondidas e,  decisões precisam ser tomadas para que o projeto seja encerrado. Neste momento voce percebe que é um pouco tarde para se descobrir a quantidade de detalhes e pontos em aberto que precisam ser fechados.

2. Mudança de requisitos

Dependendo da duração do projeto, os requerimentos que foram acordados no início do projeto podem ter mudado por vários motivos que não vou discorrer aqui, a mensagem que eu quero que você entenda é a necessidade obrigatório da elaboração, execução e monitoramento de um plano de ação para gerenciar estas mudanças e garantir que todos saibam que esta mudança vai ocorrer e, como consequência as atividades de encerramento do projeto serão postergadas.

3. As pessoas mudam

Conheço histórias horrorosas de pessoas que iniciaram determinado projeto e, então esta mudou-se para outro departamento ou saiu da empresa, surge então um novo profissional que assume o projeto com uma visão diferente do mundo e do projeto. Voce definitivamente precisa saber como planejar o encerramento do projeto porque caso um novo gerente de projetos assuma o empreendimento ele saiba o que deve ser feito, não seja omisso e não prejudique a empresa.

4. Clientes podem ser extremamente exigentes

Clientes possuem diferentes tamanhos e formas. Há aqueles clientes que são muito bons, outros fáceis de lidar, alguns persistentes, insistentes, meticulosos, exigentes e, por último os flexíveis. Eles  vem até o projeto com uma lista enorme de pendências que devem ser fechadas para que o projeto seja encerrado. 

Isto certamente apresenta um desafio no momento de encerrar um projeto e, mais importante, sermos pagos.  Não deixe de gerenciar seus stakeholders e, isto não se faz só no papel.

Como planejar o Encerramento do Projeto 

Quero compartilhar alguns pontos importantes:

1. Comece com o fim em mente 

Voltemos com a expressão, "comece com o fim em mente", definitivamente há valor quando se trata de encerrar o projeto. É aí que você deve estabelecer e definir os objetivos do projeto, através de métricas específicas (lembra do temo SMART ?).

Há uma grande diferença entre dizer que o resultado do projeto é de "boa qualidade" (muito subjetivo) ou, dizer que  "será de cor verde, tamanho 6 cm x 6 cm, feito de um determinado tipo de madeira ". O segundo é específico, objetivo e mensurável , é de fácil comparação e validação pelos nossos clientes

2. Prepare uma checklist para verificar o que precisa ser feito para encerrar o projeto

Com os objetivos descritos acima, coloque em uma check list todos os itens que devem ser finalizados antes de o projeto ser considerado encerrado. Esta lista deve incluir as seguintes perguntas: 

• Todas as atividades do projeto estão finalizadas ? Todas as reuniões que são necessárias foram realizadas para concluir o projeto ? Existem outras áreas que devem ser informadas de que o projeto esta concluído ? Há outras atividades que até o momento foram esquecidas e que deveriam ser completadas ? 
• Todos os entregáveis necessários estão prontos ? É um bom momento para verificação da EAP ou  Work Breakdown Structure (WBS). Faça uma verificação cruzando a EAP e os entregáveis e questione se todos os resultados tangíveis foram concluídos. Isso inclui documentação, guias de formação, e outras entregas que podem não ser "de missão crítica", mas ainda assim são importantes para o encerramento do projeto. 
• Todos os termos de aceite e aprovações foram recebidos  ? Esta é uma área em que muitos gerentes de projetos tem muitos problemas, quando se trata de como planejar um projeto para o encerramento. Não quero ser negativo, mas a realidade é que às vezes você confia na palavra das pessoas. A assinatura e nome das pessoas na documentação de aceite e, de aprovação garantem que não haverá problemas no futuro e protege o projeto. Vi muitas vezes alguns clientes aprovarem verbalmente a documentação e, no momento de formalizar não houve a assinatura de fato, como consequência apesar do projeto "estar entregue" o encerramento não aconteceu. Nunca, jamais deixe de obter estas aprovações. 
• Todas as tarefas administrativas do projeto foram executadas ? Isto inclui encerrar contratos, certificar-se de que as horas da equipe tenham sido assinaladas ao projeto,assegurar que o faturamento tenah sido emitido e que as pessoas do projeto tenham sido desalocadas e assinaladas para outros desafios. 
• Toda a documentação do projeto e seus entregáveis foram arquivados?  Garanta que toda a documentação do projeto esteja muito bem guardada em um repositório central para futuras consultas. Lembre que ela poderá servir como base para projetos futuros ou possíveis questões que podem surgir. Além disto é um bom lugar para armazenar as Lições Aprendidas do projeto, por fim certifique-se que haja cópias de segurança.

Inclua as Atividades de Encerramento no Projeto no Plano do Projeto 

Uma vez que você saiba como planejar o encerramento do projeto, voce precisará incluir estas atividades no seu plano de projeto, parece básico não ? Respondendo as questões acima no item 2, voce pode fazê-lo com facilidade, não esqueça de estimar o esforço para o encerramento bem como seus respectivos prazos.   

   

Agora se você   “começa com o fim em mente" e lembrando que "só acaba quando termina" você já esta apto a entender como planejar o encerramento do projeto.

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Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
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Gráfico de programa de decisão de processo (PDPC) - Ajudando a mitigar riscos

Gráfico de programa de decisão de processo (PDPC)

O PDCP (Process Decision Programme Chart) consiste num modelo gráfico onde são esquematizadas possíveis decorrências de decisões relativas à solução de um problema. O diagrama tende a detectar situações não previstas, possibilitando abortar sua ocorrência ou, caso ela seja inevitável, listar as ações para neutralizá-la. Assim, pode-se tanto antecipar quais problemas serão derivados de uma tomada de decisão, quanto evitar sua ocorrência.

É um diagrama parecido com o diagrama árvore: parte-se de uma situação-núcleo para expandir sua análise em várias direções (ramos), com o objetivo de eliminar a ocorrência de elementos inesperados ou minimizar sua influência no processo.

Quando usar PDPC:

• Antes de implementar um plano, especialmente quando o plano é grande e complexo.
• Quando o plano deve ser concluído dentro do cronograma.
• Quando o preço do fracasso é alto.

Para a construção de um PDCP, podem-se seguir os seguintes passos:

• Construir um diagrama de árvore do plano proposto, este deve ser um diagrama de alto nível mostrando o objetivo, um segundo nível de atividades principais e um terceiro nível de tarefas amplamente definidos para realizar as atividades principais 
• Tomar um dos ramos maiores do diagrama de árvore e fazer a pergunta: “O que pode acontecer de errado nesta etapa?” ou “Que outro caminho esta etapa poderia tomar?”; 
• Responder às perguntas fazendo ramificações da linha original, como é feito na construção de “organogramas”; 
• Para cada problema potencial, debater possíveis contramedidas e ao lado de cada etapa, fazer uma lista de ações ou contra medidas que podem ser tomadas, decida como prática cada contramedida é. Utilize critérios como custo, tempo necessário, facilidade de implementação e eficácia. Marcar contramedidas impraticáveis com um X  e práticaveis com um O;
• Continuar o processo até a exaustão do ramo; 
• Repetir esta seqüência com os outros ramos principais do diagrama de árvore.

Sequem algumas perguntas que devem ser utilizadas para identificar os problemas:

• Quais entradas devem estar presentes? Há entradas indesejáveis ​​ligadas às boas entradas?
• O que esperamos de saídas? Pode ocorrer outras ?
• O que mais pode ser feito ou incluído ?
• Isto dependerá de ações, condições ou eventos? São controláveis ?
• O que não pode ser mudado ? 
• Ha uma margem de erro tolerável ?
• Quais as premissas assumidas que podem gerar risco de algo dar errado ?
• Qual foi nossa experiência em situações semelhantes no passado?
• Como isso é diferente de antes?

Exemplo de um PDPC (Interrupções no Processo de Emissão das Faturas)

O PDCP é um método que trata de maneira proativa identificando sistematicamente o que pode dar errado em um plano em desenvolvimento, você pode prever o plano para evitar problemas ou estar pronto para responder a um problema quando ele ocorra

Para saber mais: http://www.portaladm.adm.br/fg/fg47.htm

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Seu relatório de status do Projeto não parece muito bem..

Ah, o cheiro de projeto novo....todos animados e energizados, voce virou noites trabalhando no planejamento com a equipe, plano de escopo, prazo, qualidade e custo tudo perfeito.

A expectativa é grande, todos estão falando do novo projeto, o qual fará a empresa atingir um novo patamar de vendas, abrirá as portas para novas oportunidades e fará história. !

O Kick-off do projeto foi um sucesso !

A vida é linda !

Após 3 meses de execução você começou a notar algumas mudanças sutis no ambiente já nesta semana....

Nas reuniões semanais do projeto onde havia 100 % de adesão, agora começam a ter menos assiduidade. Parece que não se dá mais importância ao projeto como antes.

O que aconteceu?

Seu projeto simplesmente sucumbiu a nova novidade, voce sabe o que é isso não sabe ?
A nova novidade assumiu o lugar no Olimpo que antes era seu projeto e, esta sendo gerenciada por outro gerente de projetos, o João...e voce nem mesmo percebeu .... 

Parece que muitos de nós já passamos por isto antes ...é simplesmente um fato, e voce precisa ficar atento.

Estes são os sinais que voce deve prestar atenção antes que o pior aconteça... 

1. Palavras da moda que se perdem....

Ha dois anos atrás IPAD era moda, agora não é mais, agora a palavra da moda é Cloud e, assim vai..

Quando seu projeto começou a nascer, longas reuniões ocorreram onde discutiu-se como seu projeto era importante, argumentos, opiniões e debates acalorados sobre a melhor estratégia a  adotar no projeto eram frequentes.

O CEO da empresa agendava reuniões de acompanhamento para garantir que o projeto estivesse nos trilhos, datas eram impostas e, qualquer obstáculo no projeto era imediatamente resolvido.

Algumas vezes é importante você entender o que não é dito sobre este projeto;.se as pessoas não fazem mais perguntas, não atendem as datas assumidas no projeto, não apresentam mais riscos ou desafios no projeto, então seu projeto esta a caminho de ser outra casualidade da moda.

Isto é dificil capturar nos relatórios de projeto. Voce precisa confiar na sua experiência e no seu feeling de gestor.

2. Reuniões com baixa nível de assiduidade

Antes dezenas de pessoas compareciam à reunião e, sempre faltavam cópias  dos relatórios para distribuir aos presentes, a reunião era sempre planejada para levar uma hora e a quantidade de itens de ação era grande o suficiente para deixar qualquer PMO com muito trabalho...

Mas, a natureza mudou, com o advento da nova novidade...os gerentes funcionais que eram assíduos frequentadores da reunião estavam ocupados com o novo Zeus no Olimpo e deixaram voce com recursos de baixo nível técnico, as reuniões de seu projeto se tornaram econtros sociais e , nem os relatórios de status eram solicitados...

Quando voce percebe a situação acima voce realmente tem certeza que seu projeto esta com problemas.

3. Você não é mais uma estrela de rock.. 

Você normalmente era o centro das atenções no projeto. Os gerentes vinham até você com perguntas e você sempre tinhas as responstas, os riscos identificados eram sempre mitigados por você. Os stakeholders solicitavam demandas que não eram razoáveis e como sempre, voce conseguia contornar o problema e manter o projeto seguro.
Gerente com reputação e energia, adorado pela equipe, então, voce começa a perceber que a quantidade de emails diária que chegavam a 150 não passam de meia dúzia, agora a estrela é o João, voce esta agora vislumbrando que seu projeto pode ser cancelado já que o projeto pode não estar mais agregando valor à empresa.

O que voce deve fazer ?

Primeiro, verifique com a pessoa mais senior da empresa interessada no projeto que voce conhece se o seu projeto realmente ainda é viável e importante para a organização. Se ainda é importante, exponha o que voce tem percebido quanto ao suporte organizacional ao projeto e pergunte quando e como o projeto será reenergizado.
Eles podem nem estar sabendo da situação e podem querer retomar a situação anterior ou,  podem começar a "enrolar", neste caso peça permissão para cancelar o projeto, deste modo você poderá depois aplicar seus conhecimentos de projetos na próxima nova onda da empresa e, se tornar um novo João!

BOM USO !

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A3: Um Processo de Gerenciamento Eficaz

“If you keep doing what you’ve always done, you’ll keep getting what you’ve always 

gotten”  
Kenneth Blanchard

Uma das problemáticas observadas nas organizações é o modo no qual o conceito de melhoria contínua é integrado à rotina do trabalho. Desde os anos 50 esta preocupação vem ganhando espaço ao passo que os conceitos de qualidade são integrados em todos os níveis organizacionais.  Um dos pilares do sucesso Lean está em um método (alguns pesquisadores denominam de processo e aprendizagem contínua) de gerenciamento que tem se mostrado eficaz na solução de problemas e na execução dos planos da empresa japonesa: A3 e pode ser facilmente aplicado à projetos. 

Na Toyota, A3 significa uma metodologia de agir perante um problema, desafio ou projeto a ser implementado, transformando-se em uma ferramenta de gerenciamento do TPS – Sistema de Produção Toyota. 

Relatório A3 é uma ferramenta onde problema, análise, ações corretivas e plano de ação são escritos em apenas uma das faces de uma única folha de papel tamanho internacional A3 (297 x 420 mm), normalmente utilizando-se gráficos e figuras,  um nome bem simples que diferente do significado real  

No método A3, cada desafio que a organização precisa enfrentar (projeto ou problema) deve ser registrado em uma única folha de papel A3. Nada mais, nada menos. Exatamente nesse papel, portanto, o relatório A3 é a ferramenta que se utiliza o autor (da solução) para apresentar de forma sintetizada e organizada a solução encontrada para o problema; muitos autores gostam de enfatizar que um relatório A3, além ser uma representação do ciclo PDCA, conta a história do problema, como será resolvido (plano de ação) e como saberemos que as melhorias foram implementadas (acompanhamento).

O relatório A3 é composto pelas seguintes informações:

• O título do A3 – É ele que vai deliminar o problema, desafio ou projeto a ser enfrentado ou implementado na empresa;
• Responsável e a Data – Identificação a respeito de quem é o responsável pela execução do que está registrado naquele A3, além da data de quando o documento foi elaborado e revisado pela última vez; 
• Contexto – Detalhamento do contexto do que está sendo feito ou planejado explicando a importância do problema a ser resolvido, o desafio a ser enfrentado ou o projeto a ser implementado; 
• Condições atuais – Explicações sobre o que ocorre ou o que se sabe hoje sobre o problema, desafio ou projeto a ser trabalhado., incluindo quadros, gráficos, desenhos, mapas, caso sejam necessários para melhorar e ampliar a visualização; 
• Objetivo e metas – Essa parte deve descrever claramente e o mais preciso possível o resultado que se espera conseguir, sempre detalhando quais são os resultados específicos exigidos; 
• Análise – Parte do documento em que se relata a situação e as causas, ou seja, detalhar a relação entre a causa e o efeito que criaram a oportunidade entre o que se tem hoje e o que se espera conseguir; 
• Contramedidas propostas – Essa seção do documento define as ações corretivas com foco no problema, no desafio ou nos objetivos ou metas, em busca da causa raiz; 
• Plano – Aqui nessa etapa se detalha todas as atividades e os indicadores do plano de ação, que deve ser objetivo e claro, além de explicitar quem faz o quê e quando, sempre visando resolver o problema, atingir a meta ou implementar o projeto; 
• Acompanhamento – Ao final se detalha o acompanhamento e o aprendizado obtido durante o enfrentamento do problema, desafio ou projeto a ser implementado, gerando o histórico. 

O sucesso do uso do relatório A3 atribui-se a diversos factores: 

1. O método A3 exige que se documente a forma como o trabalho é realmente feito. A melhor (e provavelmente com maior credibilidade) forma para se documentar o trabalho actual é observá-lo em primeira mão. Recriar o processo a partir da memória em sala de reuniões distante de onde o trabalho acontece resultará em informações incorrectas e generalizações excessivas. Quase sempre, são os pequenos detalhes negligenciados no local de trabalho que causam as ineficiências ou problemas de qualidade.
2. O relatório A3 permite que as pessoas nos locais de trabalho possam contribuir para a solução de problemas em vez de apenas trabalhar ao torno dele. O relatório A3 não requer horas de treino especializado. Podem ser simples rascunhos com lápis e papel, sem necessidade de uso de computador. Por exemplo a Toyota não faz distinção das pessoas que fazem o trabalho das pessoas que resolvem os problemas. O trabalho de todos é resolver problemas e melhorar.
3. A natureza visual dos ícones e diagramas criam uma representação mais próxima dos sistemas reais comparados com outras representações tais como fluxogramas. Dessa maneira, os responsáveis estão aptos a verem seus problemas com maior clareza e todos percebem o sistema com maior facilidade. Além disso, os diagramas servem como um limite objectivo entre indivíduos e as unidades da organização. Perante um documento físico que todos podem discutir, facilita a comunicação e a partilha do conhecimento.

“A melhoria, ato de tornar as coisas melhores do que o seu estado atual, só pode ocorrer após uma pessoa ter descoberto e entendido a plena natureza de um problema atual.”
Shigeo Shingo

Quer saber mais ?

Website do Lean Enterprise Institute, vwww.lean.org  

Durward K. Sobek and Art Smalley, Understanding A3 Thinking – A Critical component of Toyota´s PDCA 

Management System, 2008. 

Sammy Obara, Workshop Lean Problem Solving, Lean Enterprise Institute. 

Dave LaHote, Workshop An Introduction to Using the A3 Management Method, Lean Enterprise Institute. 

Pascal Dennis, Getting The Right Things Done, Lean Enterprise Institute.

BOM USO !

NELSON ROSAMILHA,PMP,BB,PRINCE 2 PRACTITIONER

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