sexta-feira, 21 de dezembro de 2012

Caiu a casa na reunião com a Diretoria, issue surpresa e agora ?

Adaptado do artigo:

When Issue Management Becomes Your Personal Issue de Devin Dean



Você talvez já tenha passado por isto:

Reunião semanal de projetos junto com o escritório de projetos e principais interessados na sala de reunião (diretores é claro), outros através de conference call .

Chegou o momento em que você, o gerente de projetos tem a palavra e começa impecavelmente  discorrer aos presentes  sobre o relatório de status do projeto.

Ao final, você declara com total segurança, afinal você deu show:

"Senhores, o projeto esta dentro dos trilhos, nosso trem caminha seguramente no prazo, custo , escopo e qualidade".

Neste momento um dos colegas presente sala de reunião o João, pede a palavra.

Todos o conhecem, toda a vez que o João "pede a palavra" ele não perde a viagem e não desaponta !

Para ser mais claro, sempre que o João abre a boca, todos sentem aquele frio na espinha, não importa se presencialmente ou por telefone e já sabem que ai vem BOMBA e, o João sempre eficiente mostra para que veio, a bomba cai no alvo e, ela se chama ISSUE ( PROBLEMA),

Cinco segundos de silêncio se passam ninguém sabia deste ISSUE mutante, porque ele rapidamente se transformará em plena reunião em PESADELO e justo no seu projeto.

A reunião que era de status torna-se uma nova  Guerra do Golfo (III) só que agora o campo de batalha será no seu quintal.
Todos se viram para você o Gerente de Projetos fitando-o fortemente com a expressão:

"Com certeza você esta sabendo disto, correto?".

Você começa a mentalmente ver sua carreira passando pelos seus olhos, o coração começa a palpitar, a temperatura de sua face sobe  e, para piorar a situação seu rosto começa a ficar vermelho e seu lábio resseca, entregando a todos através de sua linguagem corporal o momento que você passa, e você começa a pensar... ”Agora o issue se tornou pessoal”. 

Não desanime e não fuja, trate o problema desta maneira:

Conte ate 10

Pare e conte ate 10! Conflito/crise não é necessariamente algo ruim, na realidade ele é benéfico para a equipe de projetos e para os interessados, porque demonstra respeito ao seu trabalho e ao trabalho dos outros(inclusive o João).
Além disto significa que neste projeto que você lidera há paixão, orgulho e comprometimento de todos na sua execução, significa também que as pessoas entendem que algo deu errado e que estas ramificações que tiram o projeto dos trilhos deixaram todos preocupados; não havendo indiferença o que seria a pior coisa que poderia acontecer.

Mas, qual seria a estratégia a adotar para gerenciar este issue ?

Uma vez que você aceitou que isto não é o fim do mundo e que a preocupação de todos é saudável para o projeto, você pode agora caminhar um passo adiante e começar a tratar o problema, adotando os passos abaixo e, restabelecendo o balanço do universo trazendo a paz corporativa, evitando uma nova Guerra do  Golfo:
  • Ouça
Ouça o João com atenção e demonstre interesse por suas preocupações, embora o momento atual da reunião é terrível para você, há mérito e valor no que ele tem a dizer, aliás, ouça o que todos têm a dizer, de a eles igual oportunidade para expressar suas preocupações:
como isto irá impactar seu mundo departamental e porque eles teriam que ter sabido disto antes, pois eles poderiam ter feito algo a respeito. 
Não permita que as pessoas interrompam umas as outras, atue como moderador.
  • Seja o facilitador
Uma vez que todos tiveram a oportunidade de se expressar, sumarize o que você ouviu. Faça isto diplomaticamente, não utilize palavras que podem botar mais gasolina na reunião, atue de forma positiva.

Reconheça a preocupação de todos, isento de emoção e foque nos fatos. Isto é parte da gestão de issue. Fatos podem algumas vezes ser elucidantes, você pode inclusive solicitar mais informações de modo a entender com mais profundidade o issue (preocupação). 
Todos perceberão que você não esta na defensiva ou apoiando este ou aquele e, sim focando no entendimento e na possível solução do issue. 
A consequência disto é que o grupo deixará o lado emocional e partirá para a realidade lógica da questão.
  • Coloque todos em um terreno comum (pois a zona de guerra e vasta e cada um fica em sua trincheira)
Agora que você esta livre de emoções e trabalhando com fatos, seu próximo passo é buscar consenso. 
Uma boa maneira de se fazer isto é discursar enfatizando que todos querem o melhor para a empresa,  que o cliente não seja impactado negativamente e que este tipo de anormalidade não introduza caos nos departamentos dos colegas.
Este é o inicio do discurso onde você deve demonstrar comprometimento e preocupação na busca da solução a qual deve ser o assunto principal do discurso.  
  • Desenvolva a solução com todos os interessados

Agora que todos estão saindo da zona de ataque e com pensamento na solução (não estamos mais em DEFCON 3, e sim em 5), em tempo, é incrível como a ação em si de buscar a solução com os interessados no projeto permite que todos fiquem menos emotivos e mais racionais. 
Comece agora conectando os pontos do da solução, pensando fora da caixa utilizando técnicas que te ajude a buscar alternativas para o problema e criar um plano de trabalho.
  • Follow-up
Trabalhe junto com os gerentes durante a semana para que eles tenham tudo o que é necessário para programar o plano, monitore o issue com muita atenção, e  demonstre  atitude. 
Use este processo como uma referência de como os problemas serão tratados no futuro. 
Lembre que este issue certamente vai aparecer na próxima reunião semanal de status com o PMO.

Não importa o quão duro você tente, às vezes você pode será pego de surpresa. 

O truque é manter a calma, trabalhar com o processo acima e encerrar tudo o que está impactando negativamente o projeto. 
Isso é questão de gestão.
Quanto ao João, com certeza nova issue aparecerá. 
Mas agora você já sabe o caminho a ser seguido, e  lembre-se, o João nunca perde a viagem....


BOM USO !



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