Os documentos essenciais para gestão de projetos

Hoje resolvi escrever um pouquinho sobre documentação mínima para voce gerir seu projeto com segurança e efetividade. Durante cada fase do ciclo de vida do projeto, isto é,  iniciação, planejamento, execução e encerramento  há os documentos essenciais 
que precisam ser criados de modo a assegurar que tenhamos um projeto de sucesso. Não quero dizer aqui que isto é uma verdade, mas é um caminho !

Esses documentos apoiam o projeto durante seu ciclo de vida e tem papel fundamental ! 


Recomendo aqui como melhores práticas uma lista por fase do projeto que podeajudá-lo:

• Fase de iniciação:

1. Business Case – Documento que contem custos e benefícios do projeto de modo que sponsor saiba qual será o retorno sobre o investimento (benefício).
2. Estudo de viabilidade – Para garantir que o projeto seja viável antes do kick off .
3. Project Charter – Termo de Abertura onde é registrado os objetivos do projeto, escopo, equipe, premissas, restrições, prazos e resultados finais.

• Fase de planejamento:

1. Plano de projeto – Deve ser concluído durante a fase de planejamento e,  irá listar todas as fases, tarefas e subtarefas que precisam ser feitas e quando para completar o projeto.  
2. Planejamento de recursos – Plano de alocação de recursos necessários no projeto, incluindo financeiro, equipamentos e outros recursos materiais.
3. Plano de qualidade –  Documente os requisitos da qualidade , contra a qual os seus resultados serão medidos para garantir a satisfação do cliente.
4. Plano de risco – Riscos não documentados..não são gerenciados ! Para gerenciar riscos de forma eficaz, documente a probabilidade e o impacto de cada risco e o plano de resposta ao risco. Atribua responsáveis para cada risco
5. Plano de comunicação – Comunicação eficaz  com as partes interessadas no momento certo com a informação correta !

• Fase de execução:

1. Gestão de Mudança – Cada mudança no projeto deve ser documentada permitindo a correta priorização e controle de alterações.
2. Gestão de Risco – gerenciamento de riscos em curso devem ser documentados em  formulário do risco e monitorados.
3. Gestão de Issues  – registre os issues em uma diário de bordo ou formulário a medida que surjam  e adicione ações para resolvê-los de forma eficaz e rápida.
4. Gestão do tempo – gerencie o tempo da equipe no projeto através de ferramentas e atualize  seu plano de projeto continuamente.
5. Gestão de custos  – gestão financeira do projeto é gerenciar usando os formulários de despesas e planilhas de orçamento. Cada despesa deve ser registrada e aprovada para garantir que você acompanhe isso contra o orçamento original do projeto como se fosse sua empresa

• Fase de encerramento:

1. Relatório de encerramento: Quando um projeto chega ao fim, é importante documentar todas as ações e etapas necessárias para encerrar o projeto. Isso deve incluir  mudança de pessoas, equipamentos e materiais.

Boa sorte no seu projeto !