Como manter sua equipe focada no plano do projeto

Como manter sua equipe focada no plano do projeto

Quem nunca investiu grande parte do tempo no planejamento do projeto, executou o team buy in, fez as reuniões de status de projetos e, frequentemente se depara com perda de foco da equipe e sua..e o tempo passa... Todos nós nos deparamos com isto. Por isto discuto aqui um pouco sobre o tema e como ajudar a manter o foco no plano. Antes de mais nada vamos aos fatos..

Fatos importantes e percebidos:

Coordenação se deteriora ao longo do tempo –   Um bom gerente de projetos mantém e informa os eventos, atividades e entregáveis claramente para todos, não há dúvida de quem é a responsabilidade por cada uma das atribuições no cronograma de trabalho. Voce deve saber que como gerente de projetos, qualquer desvio no plano deve ser imediatamente corrigido..pois bem...o tempo passa e as atividades incrivelmente mudam, voce perde o foco e passa a sua atitude como por osmose é para sua equipe. Isto acontece com todos nós, fato !

Foco na visão geral do projeto – Outra razão é que enquanto os projetos estão sendo executados as pessoas perdem o foco do "BIG Picture" ! No início todos estão sintonizados no cronograma e, quando todos começam a trabalhar no projeto e iniciam suas tarefas individuais (issues, desafios, triunfos,etc..), as pessoas começam a focar no seu "pequeno" mundo (ou umbigo) e perdem a visão de que este pedacinho é parte de um todo..., fato !

Distração por outros projetos - Outras coisas aparecem no caminho e,  nos distraímos com elas. O projeto atual que voce esta trabalhando é o mais importante da empresa, todos participaram do kick off , inclusive o "big boss", agora há um novo brinquedo que apareceu e todos querem brincar com ele... Pode ser um novo projeto, nova oportunidade, ou mesmo um problema que veio à tona que precisa ser tratado...As pessoas agora estão distraídas com esta nova coisinha e começam a perder o foco no projeto atual, , fato !

Como voce pode ajudar sua equipe a manter o foco ? 

É como fazer ginástica, necessita disciplina e forte rigor de gestão !

1.  Relembre a todos sobre a visão geral do projeto – Todos os dias, certifique-se de lembrar a todos que cada oportunidade deve ser vista sempre levando em consideração o big picture (quadro geral)  do projeto.  É compreensível que os membros da equipe irão se concentrar nas tarefas pelas quais eles são responsáveis​​, cabe a você certificar-se de que eles devem manter a visão do projeto coesa. Deixe-os conhecer os benefícios que virão com  conclusão deste projeto (talvez um bônus, mais tempo livre, reconhecimento, etc) e, como voce está determinado a garantir que a equipe chega lá, inspire-os e mostre a equipe a visão de futuro.

2.  Reafirme seu compromisso pessoal – Algumas vezes durante o ciclo de vida de um projeto as coisas ficam difíceis. Você pode estar enfrentando um problema técnico ou a empresa está em tempos dificeis. É durante este periodo que as pessoas começam a perder o foco. Afinal, você não pode ver muito bem no escuro. É  hora de deixar sua equipe saber que seu compromisso pessoal  vai até o fim do projeto ! Não importa o quão tristes as circunstâncias atuais possam parecer. Sua equipe está olhando para voce como prenúncio do que está por vir. Se você só pensar que os tempos estão ruins ao virar a esquina e que nada que você ou sua equipe fizer vai mudar isso então voce esta perdido, tenha coragem e atitude.
Por outro lado, se você dar uma olhada no cronograma de planejamento do projeto e se convencer de que pode colocar as coisas no lugar, então eles vão seguir seu caminho !

3.  Recupere o compromisso da equipe com o projeto – É importante que a equipe seja tão comprometida como voce é. Não há nada de errado em voce ter uma conversa branda  e expressar suas preocupações, chateações e frustações. Todos nós passamos por isso e temos que enfrentar. A maioria das pessoas querem que o projeto tenha sucesso. Não desista  ! Se você ouvir atentamente os membros da equipe, você poderá colher um grande insight sobre o que pode ser feito para transformar o projeto e manter o compromisso da equipe. E ai meu amigo, o compromisso passa a ser do grupo novamente e o projeto ganha o dia !

4.  Pontos de Controle – Outra forma de se certificar de que o cronograma de planejamento do projeto continua no foco da equipe e viável é fazer o que chamo de  momentos de "verificação da realidade". Pode ser todo dia, toda semana ou todo mês (fica a seu critério mas faça-o) , este é o check-in com a equipe onde voce gerente irá  garantir que as coisas estão no caminho.  Use o calendário de planejamento de projeto como base para essas conversas, ele te diz onde devemos estar e compara para onde as atividades realmente irão. Você tem que ser objetivo e colocar as pessoas onde deveriam estar nas suas atividades com o objetivo de  descobrir potenciais áreas onde o foco pode estar escorregando e ter certeza que não fique muito fora de controle. Esta atitude sua vai  educar a equipe de projeto a manter o foco e saber que voce sempre estará por perto para ajudar.

5.  Esteja Disponível – Não há nada mais desanimador  quando um membro da equipe precisa de sua ajuda para resolver um problema e você não tem tempo para eles...As razões podem ser legítimas,  mas é importante você deixar de lado o que você esta fazendo, e passar algum tempo com este membro da equipe e ajuda-lo. Caso contrário, você verá que eles irão deixar a questão ferver e perderão o foco.

Se você acha que o seu projeto já dura há algum tempo e agora a equipe está começando a perder o foco ... não se preocupe, isso acontece com o melhor de nós, entenda os motivos e aplique as sugestões acima, o foco retornará em pouco tempo.

Bom uso !

Twitter: nelsonrosamilha
http://br.linkedin.com/in/rosamilha
http://www.facebook.com/nelsonrosamilha