Ouro em Gestão de Riscos em Projetos
Saber gerir as incertezas proativamente em projetos é fundamental e, o benefício é claro: obtenção de resultados rápidos, menor impacto indesejado no projeto, realização de oportunidades, entrega no prazo, no orçamento e com os resultados de qualidade exigidos pelo patrocinador do projeto, além disto, os membros da equipe ficarão mais felizes se eles não tiverem que entrar no modo “apagar incêndio” para corrigir falhas que podiam ter sido prevenidas. Um gerente de projetos tem por obrigação saber gerir os riscos do projeto, para ajudá-los, listei neste blog algumas dicas que considero pré-requisitos de boas práticas de gestão:
1.
Faça da Gestão de Risco parte de seu projeto
Algumas
pessoas confiam cegamente no gerente de projetos, especialmente se ele for um
veterano de guerra que ficou nas trincheiras nas duas ultimas décadas. Empresas
profissionais fazem da gestão de riscos parte de seu dia a dia nas reuniões
operacionais e no treinamento da equipe.
2.
Identifique o mais cedo possível os riscos em
seu projeto
- Identifique os riscos que estão presentes em seu projeto; isto requer mente aberta focada em cenários futuros que podem ocorrer. As duas principais origens existentes para identificar riscos são pessoas e papéis.
- Pessoas são os membros da equipe que trazem consigo expertise e experiência e que contribuem com seu projeto na identificação e tratamento dos riscos. Entrevistas e sessões com equipe (risk brainstorming) são métodos comuns para descoberta de riscos.
- Papel é uma história diferente. Projetos tendem a gerar um número significativo de documentos eletrônicos que contém riscos do projeto, eles podem nem sempre ter este nome, mas se você ler cuidadosamente entre as linhas você encontrará riscos no plano de projeto, business case e alocação de recursos, outra categoria são históricos de projetos.
3.
Comunique os riscos
Inclua nas suas atividades a comunicação dos riscos dos projetos,
se você tiver reunião de projetos com a equipe, monte a agenda e coloque os
riscos do projeto em primeiro (e não no item final da lista!!!). Isto
demonstrará a importância dos riscos que o gerente de projeto da aos membros da
equipe. Outro ponto importante é o
esforço investido nos grandes riscos que você tem que assegurar que não pegue
se surpresa seu chefe ou o cliente!
Cuide para que o patrocinador decida sobre a ação a ser tomada relativa
ao risco principal, porque normalmente estes riscos extrapolam o nível de
decisão do gerente de projetos.
4.
Considere ambas as ameaças e oportunidades
Riscos em projetos tem conotação negativa, embora o tratamento
dado aos riscos também foca nos riscos positivos, isto é, oportunidade (eventos
que beneficiam o projeto) e que podem tornar o projeto ainda mais lucrativo.
Infelizmente muitos gerentes de projetos ficam tão preocupados em chegar à
linha de chegada, em entregar o trabalho rapidamente que acaba gerando uma
dinâmica no projeto onde somente o risco negativo importa. Reserve tempo para
tratar as oportunidades no projeto (mesmo que meia hora por dia) .
5.
Defina o dono do risco
Alguns gerentes de Projetos pensam que uma vez os riscos
identificados o trabalho esta feito, embora isto seja apenas o ponto de
partida. O próximo passo é definir claramente quem é o responsável pelo risco !
Alguém deve ser responsabilizado se o risco não for tratado de maneira correta.
A dica é: assinale um dono para cada risco encontrado
no projeto. O dono do risco é a pessoa de seu time que tem a responsabilidade de
minimizar o impacto do risco para o projeto. Os efeitos são realmente
positives, quando isto acontece em um primeiro momento eles se sentem
desconfortáveis como se eles realmente fossem responsáveis por certos riscos,
mas com o passar do tempo eles irão agir para que suas atividades tratem e
reduzam o nível do risco. Outro efeito positivo
é que os gerentes começam a prestar atenção ao projeto, principalmente quando
há muito dinheiro envolvido no risco.
6.
Priorize os riscos
Alguns riscos possuem mais impacto que outros, portanto melhor é investir
seu tempo nos riscos que causa as maiores perdas e ganhos para o projeto,
qualquer seja o critério de priorização a ser usado, use-o de forma consistente
e focando nos grandes riscos.
7.
Analise os riscos
Entender a natureza do risco é pré-condição para uma boa resposta
ao risco. Portanto reserve seu tempo para analisar o risco individualmente para
não tirar conclusões precipitadas.
Análise de riscos ocorre em diferentes níveis, se você quer
entender individualmente um risco é mais frutífero pensar sobre os efeitos e as
causas do risco e os efeitos que podem ocorrer se o risco acontecer. Relacione
as diferentes causas e circunstâncias que podem diminuir ou aumentar o nível do
risco. Outro nível de risco é investigar o projeto como um todo e utilizando-se
de variáveis como orçamento necessário ou data de término do projeto, você pode
executar uma simulação e demonstrar ao patrocinador do projeto o que acontecerá
ao projeto em determinada data e certas condições.
8.
Planeje e programe respostas aos riscos
Esta é uma atividade que agrega valor ao seu projeto. Você pode
prevenir uma ameaça que pode ocorrer ou minimizar os efeitos dela. Execução é
chave deste processo. Isto lhe trará grandes ganhos (assumindo que você
executou bem o passo anterior).
9.
Registrar os riscos do projeto
Manter de forma constante o histórico dos riscos permite que você
visualize o progresso do mesmo e garante que você não se esqueça de nada, além
de ser a ferramenta perfeita de comunicação para informar a equipe e
patrocinador sobre o andamento destas
atividades. A maioria dos gerentes de projetos realmente não gosta de “tarefas
administrativas”, mas esta atividade se paga principalmente quando há grande
quantidade de riscos para se administrar. Não esqueçam executar projetos é
assumir riscos.
10.
Monitore os riscos
Monitorar os riscos com frequência
faz parte do trabalho de um gerente de Projetos, isto irá te ajudar a
prestar atenção nos riscos que tem mais probabilidade de ocorrer e dar a
importância correta com isto agregando valor ao projeto
E por ultimo utilize Kaizen: meça os esforços para gerir o risco e, continuamente busque
melhorias, nada como visualizar o
resultado de um trabalho bem feito.
Bom uso !
Twitter: nelsonrosamilha (siga-me , todo dia tem algo novo de gestão de projetos que pode ajudá-lo, inclusive, vagas de empregos)
Linkedin: http://br.linkedin.com/in/rosamilha
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