A metodologia 5S

O 5S surgiu no Japão no início dos anos 1950. Na indústria, seus principais papéis são: liberar áreas, evitar desperdícios, melhorar relacionamentos, facilitar as atividades e localização de recursos disponíveis. Trata de uma sigla formada pelas iniciais de cinco palavras japonesas. A metodologia 5S tem sido desenvolvida de forma eficaz e participativa nas empresas através de fundamentos de fácil compreensão e capacidade de apresentar resultados expressivos. Isso responde a questão daqueles que se perguntam: “por que cada vez mais empresas investem na aplicação dos 5S?” A resposta é simples: porque é uma ferramenta baseada em idéias simples e que podem trazer grandes benefícios para as empresas.

1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO

CONCEITO: separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário.

Também pode ser interpretado com Senso de Utilização, Arrumação, Organização, Seleção.

Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em ordem, para que só se utilize o que for realmente necessário e aplicável. Por isso, é importante ter o necessário, na quantidade adequada e controlada para facilitar as operações.

É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis da seguinte forma:

• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.

• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.

• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local de trabalho.

• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local determinado.

• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espaço necessário e atrapalha o trabalho.

Vantagens:

• Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque, armazenamento, transporte e seguros.

• Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção.

• Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os danos a materiais ou produtos armazenados.

• Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas.

• Traz maior senso de humanização, organização, economia, menor cansaço físico e maior facilidade de operação.

• Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal.

Todos da equipe devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é realmente necessário e o que não é!

2.º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO

CONCEITO: IDENTIFICAR E ARRUMAR TUDO, PARA QUE QUALQUER PESSOA POSSA LOCALIZAR FACILMENTE

Também pode ser definido como Senso de Ordenação, Sistematização, Classificação,Limpeza.

O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualização seja facilitada.

Nesta fase é importante:

• padronizar as nomenclaturas.

• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.

• guardar objetos diferentes em locais diferentes.

• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.

• determinar o local de armazenamento de cada objeto

• onde for possível, eliminar as portas.

• não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção no local.

Vantagens:

• Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar etc.

• Menor necessidade de controles de estoque e produção.

• Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de facilitar a execução do trabalho no prazo.

• Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou danos a materiais ou produtos armazenados.

• Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente.

• Melhor disposição dos móveis e equipamentos

• Facilitação da limpeza do local de trabalho

A ordenação eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques etc e com a indicação correta do local de estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessário e todos devem seguir as regras. É importante fazer uma análise da situação atual da instituição, como as coisas estão organizadas e onde. Sempre que possível, deve-se trabalhar para reduzir os estoques e definir qual o melhor local para guardar cada coisa. A idéia principal nesta fase é:

“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.”

3.º S - SEISOU - SENSO DE LIMPEZA

CONCEITO: MANTER UM AMBIENTE SEMPRE LIMPO, ELIMINANDO AS CAUSAS DA SUJEIRA E APRENDENDO A NÃO SUJAR.

Também pode ser definido como Senso de Zelo.

Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo e dos benefícios de ambiente com a máxima limpeza possível. O ambiente limpo traduz qualidade e segurança.

O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:

• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.

• Evita perdas e danos de materiais e produtos.

Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a:

• Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar encontre-o limpo.

• aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira.

• definir responsáveis por cada área e sua respectiva função.

• manter os equipamentos, ferramentas etc, sempre na melhor condição de uso possível.

• após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário.

• cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira

• não jogar lixo ou papel no chão

• dar destino adequado ao lixo, quando houver

Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo, manter dados e informações atualizados, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom relacionamento com os colegas. Tudo isto é fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.

4.º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE

CONCEITO: MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORÁVEL A SAÚDE E HIGIENE.

Também pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade.

Higiene é manutenção de limpeza e ordem. Quem exige qualidade cuida também da aparência. Em um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de qualidade.

O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto de medidas, como:

• Ter os 3S's previamente implantados.

• Capacitar o pessoal para que avaliem se os conceitos estão sendo aplicados realmente e corretamente

• eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos

• humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica.

• difundir material educativo sobre a saúde e higiene.

• respeitar os colegas como pessoas e como profissionais,

• colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega.

• cumprir horários,

• entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil.

• não fumar em locais impróprios etc.

Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e material de limpeza. Requer manutenção da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cada membro da equipe deve ter consciência da importância de se trabalhar num local limpo e organizado.

As vantagens são:

• melhor segurança e desempenho do pessoal.

• prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente.

• melhor imagem da empresa internamente e externamente.

• elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho.

Algumas medidas importantes e úteis nesta fase também podem ser: colocar avisos ou instruções para evitar erros nas operações de trabalho, bem como designações, avisos e identificação dos equipamentos (recursos visuais). Quando importantes, os avisos devem ser vistos à distância, bem destacados e acessíveis a todos do setor. É importante nesta fase conferir se o programa está sendo realmente implantado, verificando cada etapa, se o pessoal está preparado e motivado a cumprir o programa.

5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

CONCEITO: Fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5s num modo de vida.

Atitudes importantes:

• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.

• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.

• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.

• Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para a importância dos 5s's .

• De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os avanços.

É importante cumprir os procedimentos operacionais e os padrões éticos da instituição, sempre buscando a melhoria.

A auto-disciplina requer a consciência e um constante aperfeiçoamento de todos no ambiente de trabalho. A consciência da qualidade é essencial.

Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios como:

• Reduz a necessidade constante de controle.

• Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação.

• Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios etc.

• Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.

• Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de

controles, pressões etc.

Roteiro Sugestivo para implantar o 5S:

1ª etapa: equipe de implantação

Formada por 3 pessoas, no mínimo, de diferentes setores da instituição e 1 pessoa da alta administração. A equipe tem que ter disponibilidade para conduzir o processo, orientar, esclarecer dúvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento.

2ª etapa: Planejamento

Equipe de implantação pode elaborar um cronograma, um plano de orientação, determinar as ferramentas que serão utilizadas e dividir as atividades. As tarefas e as responsabilidades devem ser distribuídas e todos devem se comprometer com os prazos de cumprimento.

3ª etapa: Fotos e registros

É importante registrar a situação atual da organização, em todas as áreas, especialmente onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, a equipe deve se reunir e discutir as falhas, as ações corretivas, dar sugestões de melhoria baseadas nas fotos. É importante a opinião de cada um, principalmente por que pertencem a áreas diferentes na empresa.

4ª etapa: Reunião

A equipe pode convidar o pessoal da instituição para uma reunião, compartilhar os dados e mostrar o compromisso e a disposição para implantar o método. Nesta reunião, a equipe pode iniciar o trabalho de conscientização do pessoal, da importância do programa 5S para a melhoria do trabalho. A equipe também pode explicar os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefícios.

5ª Etapa: Implantação

Após esta reunião de sensibilização do pessoal com a equipe responsável, o programa começa a ser efetivamente implantado. As responsabilidades são divididas de acordo com as áreas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do trabalho. Em casa fase, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades, esclarecer as dúvidas, citar exemplos, etc. A interação da equipe com o pessoal envolvido é importante, para que não fiquem dúvidas a respeito do programa e para que tudo corra bem na fase seguinte.

6ª Etapa: Acompanhamento

A equipe organizadora planeja e se organiza para fazer visitas nas áreas de implantação com pelo menos um membro da equipe organizadora supervisionando a visita. Nas visitas, os quesitos necessários para a implantação do programa devem ser acordados, conforme a orientação do colaborador. Os pontos positivos, como os negativos devem ser apontados, pois o pessoal deve ser motivado a seguir as orientações. O ideal é que a equipe faça um mapa de acompanhamento mensal para verificar os benefícios, os resultados , as mudanças. É essencial que todos sigam o programa, desde os gerentes e diretores aos técnicos de apoio. Com o tempo, cada integrante vai diagnosticar a importância dos conceitos e de sua aplicação, tornando a metodologia um hábito no trabalho. Dessa forma, o sistema vai se consolidando, junto com o Sistema da Qualidade.

Os técnicos e funcionários novos, que forem se incorporando à empresa, também se habituarão a aplicar os conceitos, uma vez que entrarem num sistema já implantado. A gerência, setor ou empresa deve também se responsabilizar por planejar reuniões periódicas com os membros da equipe para verificar como está sendo seguida cada fase do programa e as melhorias que podem ser feitas. Isso garante a motivação em sempre manter o hábito da metodologia e a manutenção do programa sempre implantado. Os treinamentos dos membros da equipe, técnicos e funcionários, devem ser periódicos e o acompanhamento deve ser constante. Com os novos treinamentos, a equipe pode verificar os resultados, avaliações do pessoal, as melhoras e o que ainda pode ser feito. Também é uma oportunidade de reciclagem dos conhecimentos de cada um e harmonização da equipe.

Pondo em prática o método 5S:

1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO

Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. Só o que tem utilidade certa deve estar disponível. Dê atenção a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (máquinas, ferramentas, estoques, móveis, papéis, etc.) e defina o que é necessário através de instruções claras para que todos possam separar o útil do inútil.

Algumas perguntas podem ser elaboradas para direcionar este processo:

1. O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado?

2. O que pode ser útil para outro setor ?

3. O que pode ser consertado ?

4. É possível trabalhar de forma mais econômica, racionalizando o tempo?

Após colocar em um local determinado aquilo que será descartado, convide as pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponíveis, o que de fato lhes interessar.

2.º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO

Analisar como as coisas estão guardadas, onde e por quê. Arrumação é importante para agilizar o acesso aos documentos e outras coisas em seus devidos lugares. Administrar bem o patrimônio da instituição é essencial, principalmente no que se refere a organização e identificação de:

• Laudos,

• Relatórios,

• Atas,

• Documentos em geral,

• Pareceres,

• Dados estatísticos,

• Arquivos e pastas de documentos.

Sempre que possível, eliminar ou diminuir o processo burocrático de ações ou documentos, procurando aproveitar o tempo e economizar trabalho desnecessário. Cada um deve ficar responsável pelo seu espaço, sem prejudicar o espaço do outro. Sempre deve-se questionar se algo está bom o suficiente ou se é possível ser melhorado.

Para haver corretas armazenagem organização e identificação de estoques e utensílios de trabalho, devem ser feitas algumas perguntas:

1. É possível reduzir os estoques ?

2. O que está à mão precisa mesmo estar ali ?

3. Os nomes das coisas estão padronizados ?

4. Qual o melhor local para cada coisa e por que?

5. O que é necessário está à mão?

3.º S - SEISOU - SENSO DE LIMPEZA

Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque, se possível, o dia da limpeza definido, para que todos se organizem. É importante que todos participem, fazendo a limpeza básica em conjunto, jogando papéis fora, fazendo pequenos consertos etc. Compartilhe idéias com os colegas, discuta as alternativas propostas e valorize o trabalho de cada um.

O que deve ser verificado e avaliado para elaboração de um ambiente organizado e propício, com a metodologia 5S implantada:

1. Apresentação dos funcionários - devem se apresentar com boa aparência usando trajes limpos, não rasgados.

2. Piso e área externa ao setor (corredores) devem estar limpos, secos e organizados, sem acúmulo de materiais e sucatas, devem possuir linhas demarcando as áreas de circulação.

3. Higiene - o ambiente deve estar limpo, sem acúmulo de materiais orgânicos ou inorgânicos. Deve estar livre também de materiais/ equipamentos que provoquem contaminação química. O pessoal deve cuidar da higiene pessoal e usar os devidos equipamentos de segurança (onde aplicáveis), para garantir a integridade física. É importante também o cuidado com as máquinas, aparelhos, equipamentos e utensílios.

5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

As dicas de prática do método 5S devem tornar-se hábitos na instituição, entre os funcionários, em todos os setores para que o programa seja mantido e o controle fique mais fácil. Em cada etapa, é essencial que o método seja verificado, a implantação tem que estar em constante verificação; isto também e importante para a próxima fase, pois são todas interligadas.

A última etapa de uma série é o ponto de partida para a primeira etapa da próxima. A fase de auto-disciplina, principalmente é uma das mais importantes e cruciais do programa, pois é a fase em cada um dos envolvidos terá que desenvolver seu próprio senso de ordenação e assumir o compromisso com a metodologia.e com suas atividades. Cada um fazendo a sua parte contribui para o desenvolvimento de todo o programa e a manutenção da qualidade. Cada um deve estar ciente de suas responsabilidades, ter suas funções definidas e ser treinados para que haja eficiência na prestação dos serviços, segurança no local de trabalho e incentivo à capacidade criativa.

Custo de Implantação do Método 5S:

O custo para a implantação do programa não é alto e os recursos podem ser alocados do orçamento da empresa ou do setor. De acordo depoimentos de instituições em que com o método já foi implantado ou está em implantação, não houve dificuldades para o custeio ou necessidades de compra excessiva de itens. Algumas fases podem ter o custo mais elevado que outras, o que dependerá também do número de pessoas envolvidas no processo, do nível de compromisso da equipe,da estrutura física e da situação atual da empresa. Quanto mais rápido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se dedicar, menores serão tempo e gastos para implantar.

Idéias principais do Método 5S:

• ‘Se você sabe e não faz, é como se você não soubesse.”
• “Os três primeiros S, ou seja, as 3 primeiras fases, são a base para o sucesso daimplantação do programa.”
• “Ordenar é identificar.”
• “O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja.”
• “Organização do pessoal reflete organização do ambiente.”
• “Todo o trabalho tem de ser feito em equipe.”
• “ A tolerância também é uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida certa.”

Bom Uso !

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