Os projetos são animais complicados (Gremlins®) e complexos porque
possuem partes móveis s destacáveis que podem se encaixar, mas não funcionar
(Lego®) e vem com prazos apertados, escassez de competências e com um tabuleiro
das partes interessadas cujos movimentos necessitam ser muito bem calculados
(War®).
Com tanta coisa acontecendo, é fácil para a equipe de projetos ignorarem
detalhes importantes, ou serem pegas de surpresa pela mudança ou desvio no
plano e premissas do projeto.
É por isso que as revisões são tão importantes, ela vai te fornecer uma
perspectiva externa quanto ao projeto como, por exemplo:
- O que está
acontecendo dentro da equipe,
- Como as coisas estão
realmente sendo executadas comparadas ao plano original e sua especificação,
- Se as premissas
fundamentais ainda se aplicam etc.
Comentários importantíssimos que ajudarão os gerentes de projeto a obter
uma visão mais clara da realidade do seu projeto.
Mais do que isto, quando você olha para o ecossistema de projetos controlados
pela empresa, percebe-se também que o gerente de programas/portfólio também terá
sua carteira de projetos beneficiada em caso de trade-offs, alocação mais eficaz de recursos, intervenções no
quadro para manter o projeto no caminho certo e, assim por diante.
Isto é muito bom, mas um comentário em particular:
Como é que
encontramos pessoas que são capazes de realizar revisões eficazes?
Muitas vezes é um talento diferente do que o que utilizamos para
executar um projeto.
Afinal de contas, gerenciar projetos é sobre planejamento, execução, controle,
monitoramento e encerramento. Revisar é sobre entrar em um projeto, analisar, observar
os fatos, executar um rápido diagnóstico, criar recomendações e, em seguida,
sair do projeto. É uma mentalidade de trabalho muito diferente.
Um bom revisor de projetos deve possui qualidades as quais considero
essenciais, são elas:
- Possuir experiência de projetos semelhantes ao que está sendo analisado,
isto fará com que o revisor ganhe respeito da equipe de projeto na qual ele
esta trabalhando. Um histórico de trabalho em projetos semelhantes ajuda muito
nesse sentido. Também ajuda o revisor a diagnosticar os problemas do projeto e
dar dicas sobre o tipo de problema que pode estar ocorrendo (isto tem um lado
negativo também: ele pode influenciar o que eles procuram).
- Ter experiência em diferentes tipos de projeto. Equipes diferentes
executam seus projetos de diferentes maneiras. Um bom revisor aprecia a
variedade de abordagens que uma equipe pode considerar, e os trade- offs entre estas abordagens. Isto
torna mais fácil para o revisor dizer "Não vejo por que você está fazendo
dessa maneira, você já pensou que fazê-lo desta forma pode dar os seguintes
benefícios". Mas cuidado, esta
sugestão não pode ser socializada como uma única ideia fixa de como o projeto deve
ser executado porque vai afastar a equipe do projeto do revisor e, assim,
tornar mais difícil reunir informações sobre o projeto.
- Ser habilidoso em gerenciamento de projetos. Um colaborador tem
que saber quais são as opções - o que constitui uma boa prática de projetos em
circunstâncias diferentes, que normas se aplicam , quando buscar variações
desses padrões, etc. Entender estas opções profundamente e ter a capacidade de
analisar quais boas práticas estão sendo aplicadas pela equipe cujo projeto demonstrando
através de fatos a adoção superficial contra verdadeira prática aceita exige conhecimento
profundo das práticas de gerenciamento de projeto.
- Habilidades técnicas. Se o sucesso do
projeto depende de habilidades específicas ou tecnologias, então, a equipe de
revisão do projeto tem que ter conhecimento suficiente dessas áreas para
avaliar como eles estão sendo aplicados. Isso não significa que cada membro de
uma equipe de avaliação necessite de conhecimentos técnicos, mas a equipe deve
ter acesso a essa experiência de alguma maneira.
- Habilidades de revisor. O membro da equipe
de revisão conseguirá adquirir conhecimento mais rápido da natureza do projeto se
ele já conhecer os processos de revisão, ferramentas de verificação e a localização
dos ativos de revisão. Com esta proficiência nessas áreas torna-se mais fácil e
rápido conduzir a revisão. O benefício é imediato, pois demonstra à equipe do
projeto que o revisor sabe o que esta fazendo de modo que ele acaba ganhando respeito
da equipe do projeto.
- Ouvir ativamente. Revisores precisam construir
confiança e relacionamento com os membros da equipe do projeto. Sem essa
confiança, a equipe não vai se abrir sobre questões que o projeto está enfrentando.
Lembre-se que os projetos raramente são surpreendidos por questões (issues), normalmente sabe-se que há um
problema, mas a equipe não sabe como comunicá-lo, um bom revisor ajuda a trazer
todo esse conhecimento do problema e comunica-lo de forma mais clara e
assertiva.
Para construir um ambiente de confiança, os revisores precisam de boas
habilidades de comunicação. Eles precisam ser capazes de ganhar o respeito das pessoas,
o que demonstra o seu profissionalismo e competência, sem parecer indiferente ou
arrogante e, devem ser capazes de investigar cuidadosamente se eles sentem que
eles não ouviram a história completa.
Ao mesmo tempo em que o revisor necessita de habilidades é necessário
também assegurar que a história é completa e verídica, tema muito delicado uma
vez que o revisor deve se posicionar de maneira gentil e provando que ele ainda
não ouviu a história completa, para isto é importante que ele sempre leve em
consideração estas dicas de comportamento ou ação esperada:
- Observação. Os revisores precisam ser sensíveis aos
sinais do ecossistema do projeto (o que está acontecendo) - as pistas sobre a dinâmica
do projeto e da equipe, seus padrões de interação, método de trabalho,
linguagem corporal, entregas, e assim por diante. Estas evidências são suficientes
para lhe dizer quais problemas o projeto está passando e, são sinais importantes
de que você precisa olhar mais profundamente em determinadas áreas.
- Análise e coleta de provas. Revisores muitas
vezes têm uma perspectiva mais ampla, olham rapidamente para o projeto e
focando a imagem grande (big picture). Uma vez que eles têm uma noção
de onde os problemas se encontram, eles precisam ser capazes de aprofundar e
reunir e analisar provas detalhadas. Sem uma base sólida de evidência, pode ser
muito difícil convencer uma equipe de projeto, que pode se sentir cética quanto
ao processo de revisão e, dos resultados da equipe de revisão. Uma vez que o
revisor recolheu esta evidência detalhada, ele precisa ser capaz de construí-lo
de volta para uma imagem clara, para que ele possa comunicar estes resultados
de forma eficaz para a equipe de projetos.
- Coragem. As equipes de projeto e executivos
raramente querem ouvir más notícias. Os revisores precisam de coragem para dar
tal notícia quando necessário, em face da descrença e até mesmo hostilidade da plateia.
Eles precisam ser capazes de manter sua posição e defender seu ponto de vista,
sem se tornar excessivamente agressivo ou defensivo.
Se a organização deseja executar revisões de projetos, é preciso pensar
em como isto será feito, porque como escrevi são diferentes habilidades que
precisam ser construídas. Elas podem ser feitas por meio de treinamento ou pela
combinação de treinamento e experiência em projetos. Um bom exemplo para o PMO é
a criação do treinamento e plano de carreira necessário para construir um grupo
de recursos (nem todas as pessoas de uma equipe de revisão precisam de todas essas
habilidades) de revisão dentro da organização; criando equipes de avaliação,
com um bom equilíbrio global de competências. Outra sugestão é envolver os
gerentes de projetos Juniores na
participação da equipe de revisão com isto ele terá sua experiência ampliada
rapidamente.
Muitos colegas meus normalmente comentam que algumas organizações
possuem forte controle para garantir que os gerentes de projetos estão fazendo
o que supostamente deveriam fazer, eu prefiro enquadrar em outro nome:
Mecanismo de aprendizagem: um caminho para aprender
sobre o que não está sendo trabalhado nos projetos.
Isto alinhado a criação de feedback no âmbito de projeto e da carteira
de projetos, as revisões são uma poderosa contribuição para a aprendizagem e
eficácia organizacional.
