domingo, 29 de setembro de 2013

Entregando benefícios de negócio para múltiplos clientes uma abordagem de projetos.


A quantidade de interessados em um projeto, na minha opinião é um dos fatores mais complexos de gerenciar e, fator crítico de sucesso para um projeto. Durante a fase de iniciação esta complexidade é ainda maior. Para aumentar as chances de sucesso a gestão correta dos interessados no projeto é tema fundamental. A "mágica" por detrás desta gestão é saber como entregar os benefícios do projeto para o cliente correto, esta abordagem irá proporcionar ao projeto comprometimento do cliente com o objetivo do projeto e suporte dele nos momentos mais importantes. Estes são os passos que recomendo:


  • Identifique os clientes
Entre todas as partes interessadas, os clientes são aqueles que esperam benefícios de negócio do projeto e, sabem expressá-los claramente.  Sua missão é certificar-se que os clientes do projeto entendem que eles também têm um trabalho a fazer.  Qualquer ferramenta, ou técnica pode ser utilizada nesta fase, mas o passo fundamental aqui é assegurar que a mensagem seja comunicada ao cliente:

"Você (cliente) é o principal beneficiado pelo projeto e, para isto preciso de seu comprometimento, autoridade e garantia de que você execute suas atividades do projeto com excelência"

  • Agrupe seus Clientes de acordo com benefícios esperados
Liste os benefícios (entre 5 a 10 benefícios) esperados pelo projeto e agrupe seus clientes para cada um dos benefícios com base no que é importante para eles, em seguida comunique para este grupo que estes benefícios irão gerar também atividades do lado deles. Sua missão aqui é clara, enquanto no item acima você buscou suporte de todos os clientes principais, aqui você esta atuando mais claramente em pequenos grupos de clientes e nos benefícios em comum que o grupo irá receber. Esta estratégia é muito importante na busca de consenso do grupo e durante a execução do projeto quando por exemplo uma gestão de mudança  for necessária.


A mensagem a ser passada é que você sabe qual é o benefício esperado e, que este grupo tem papel na contribuição ele precisa contribuir fazendo a parte dele no projeto para que este benefício se realize.

  • Defina as entregas de alto nível (do ponto de vista de negócio) associadas ao seu cliente
Você estará delimitando os benefícios além de otimizar número de clientes de cada produto. Estas entregas do ponto de vista de negócio associadas ao EAP (WBS), tem o objetivo de demonstrar claramente a abrangência do projeto e quais entregas do escopo pertencem a quais benefícios e, seus respectivos clientes (veja a figura abaixo). Até este momento você buscou engajamento e suporte do seu cliente, nesta figura você estará demonstrando algo mais, isto é, todos os benefícios do projeto associados aos seus clientes principais por isto se faz necessário que ele forneça os requisitos e aprove-os, adicione a isto ao fato de que este seu principal cliente possui clientes secundários e, o papel dele é atuar como um muro de contenção (ele só o fará se estiver engajado), suportando as entregas do projeto e, decidindo quando e, se deve envolver os clientes secundários.

  • Patrocinador
Acima destes clientes principais e secundários lembre-se, temos o patrocinador do projeto e portanto o principal interessado em cada entrega do negócio (ao menos é claro que ele delegue esta responsabilidade para alguém) . Em grandes organizações o patrocinador pode não ser o maior beneficiário ou mesmo não ter o papel de cliente, mas sim aquele que é dono do orçamento. 


Para entender melhor os benefícios desta abordagem,  veja a figura abaixo:



Esta é uma proposta e convite para que você mude sua visão de entregas do proje, acima da EAP devem ser agregadas as entregas de negócio que estão agrupadas por benefícios associados aos grupos de clientes primários (principais) e secundários, deste modo o gerente de projetos que estaria focado na gestão das entregas técnicas passará a atuar nas entregas do negócio e como consequência atuando fortemente junto aos clientes. Um outro produto secundário desta mudança de visão é que muitos dos gerentes de projetos cujo perfil seja muito técnico (inclusive a equipe) irã aprender sobre o ambiente de negócio e vivenciar o habitat dos clientes do projeto.

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domingo, 15 de setembro de 2013

Minimize ou perca o controle - A sobrecarga de trabalho durante a gestão do projeto



Todos nós passamos pela sensação que estamos perdendo o controle do projeto,  você esta com muito trabalho, seus colegas também até que alguém se demite ou como nós dizemos na área "travou" , o projeto não avança ..., e não consegue nem manter o que faz. 

Isto é excesso de trabalho ou, se preferir workoverload. 



É sobre isto que gostaria de elaborar hoje




Sobrecarga de trabalho ocorre quando sua função exige muito mais tempo e recursos do que os disponíveis: longos dias de trabalho, horas extras pagas ou não, inabilidade de atingir os objetivos com o tempo e recurso disponível, dificuldade em tirar férias, responder a problemas do trabalho fora do horário de trabalho, trabalhar como bombeiro apagando incêndios, tarefas adicionais que aparecem sobre a sua tarefa principal (gremlins), erros causados pelo cansaço, interrupções frequentes, emprestar recursos de outros projetos para ficar no lugar de seus recursos (porque não vieram trabalhar).

Lista longa não ? Se seu projeto esta na lista e você se vê nela.....bem vindo ao clube, ou você resolve a sobrecarga de trabalho ou a sobrecarga de trabalho fara de você outra vítima, simples assim, questão de sobrevivência.


Provérbio russo: "Não sobrecarregue um cavalo vencedor"

A consequência desta sobrecarga é clara e muitos de nós nem percebemos, além do stress físico e mental na equipe e em suas famílias:


  • redução da satisfação da equipe e aumento da rotatividade,
  • aumento da quantidade de erros no projeto, reduzindo a produtividade e aumentando os custos,
  • reuniões desconfortáveis com os interessados no projeto e,
  • acidentes fora do trabalho


É nosso papel como gerente de projetos fazer o o que deve ser feito para corrigir a situação.

Posso listar várias causas do excesso de trabalho em projetos, mas preferi selecionar as que entendendo como os principais pesadelos do gerente de projetos:


Pesadelos do Gerente de Projetos



Minha sugestão aqui é deixar para você uma lista de perguntas que faço a você , convidando-o refletir sobre elas e, como resultado de sua reflexão e posteriormente com a equipe terem a oportunidade de resolvê-los. 

"Enfrente mais este desafio com criatividade"

Listo aqui uma série de perguntas que irá ajudá-lo:


  1. Recursos insuficientes:
    • Quais são as ações do projeto de curto e médio prazo para se obter recursos de modo a executar a carga de trabalho normal ?
    • Esta sendo acompanhado a alocação de recursos como estabelecido no nivelamento dos recursos de seu plano de projeto ?
    • Com que frequência você reduz a quantidade de recursos que são desperdiçados devidos a erros no processo, correções e atividades que não agregam valor ?
    • Quando você reduz o desperdício acima, como você poderia convencer  seu superior imediato para utilizar esta economia feita em benefício do excesso de trabalho de sua equipe ?
  2. Apagar incêndios:
    • Como você priorizaria as atividades para apagar incêndios ?
    • Você consegue reduzir este volume de incêndios em seu projeto ?
    • Quem deveria fazê-lo ?
    • Como você decidiria pelo método de trabalho correto ?
  3. Fraco controle do processo e baixa capacidade do processo:
    • De que maneira você identifica a origem do esforço desperdiçado no processo ?
    • Como você pode determinar se o processo é capaz ?
    • Se o processo não é capaz, quais serão os recursos que irão redesenha-lo ?
    • De que maneira sua equipe participa no planejamento do método de trabalho ?
  4. Ausência ou indefinição de papéis e responsabilidades:
    • Quais parâmetros são utilizados para definir performance e objetivo da equipe ?
    • Você definiu um limite para excesso de trabalho ?
    • Você consegue traduzir objetivamente a palavra "responsabilidade" em ações específicas e acordá-las em quem deveria fazê-las  ?
  5. Seleção/Treinamento inadequados :
    • Como você seleciona o profissional correto para o skill correto do projeto ?
    • Qual o método de aproximação especial que você se utiliza para recrutar novos funcionários, especialmente aqueles de baixo salário ?
    • Você verifica a qualidade do treinamento antes e depois de aplicá-lo?
    • Quando a posição não é preenchida quais ações você toma para evitar que o restante da equipe não fique sobrecarregada ?
  6. Excesso de informação:
    • Como você prioriza e responde à solicitação de informações que chegam a seu local de trabalho, isto inclui, emails, telefones,memos, etc...
    • Como você se utiliza das informações coletadas na web, mídias em benefício do projeto ?
    • Como é priorizado a gerenciado os emails do projeto ? Quem enviou o email , assunto, ou outros critérios
  7. Problemas nos computadores:
    • Como você identifica e resolve os problemas crônicos de hardware e, de que maneira eles são apresentados  aos gestores de TI ?
    • Como você identifica e resolve os problemas crônicos de software e, de que maneira eles são apresentados  aos gestores de TI ?
    • De que maneira o tempo em que máquinas e equipamentos "fora do ar" afetam o projeto ?
Os desafios do mercado global, ciclo de venda de produtos cada vez mais curtos, prazo e entrega dos projetos cada vez mais reduzidos com qualidade e dentro dos custos previstos pressionam cada vez mais as equipes de projetos. Não é necessário dizer que algo necessita ser feito. 

As questões acima precisam ser respondidas, caso contrário a perda de controle do projeto será inevitável e o projeto sofrerá como a sobrecarga de trabalho e suas consequências



Espero que esta lista de perguntas contribua para sua reflexão e te ajude a retomar o controle do projeto.


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