quarta-feira, 15 de agosto de 2012

Recomendações para ser um gerente de projetos quando voce não é um Gerente de Projetos

Você é bom no que faz, conhece: marketing, finanças, é ótimo comunicador, contribui com equipe e, até mesmo no processo de vendas. Tem capacidade de manter a equipe motivada, conhece bem a área técnica em que atua, cria e distribui os relatórios de status com qualidade e no prazo, é bom ouvinte, e gerencia as atividades como ninguém! 

Seus colegas de mesmo nível hierárquico acham voce um ótimo gerente de projetos. Há um único problema, você não é gerente de projetos! Esta certo.. Não é o seu trabalho.  Você  apenas atendeu um chamado do CEO da empresa para ajuda-lo neste projeto devido ao seu conhecimento técnico.

Você não sabe nada de EAP, datas marco, entregáveis, pacotes de trabalho, software de controle de projetos, crash, etc...Mas você possuí aquela habilidade que poucos tem: manter as pessoas organizadas e ter o trabalho entregue na hora certa.


Se você gosta deste tipo de trabalho e não se importa em trabalhar um pouco mais e, já esta considerando em fazer uma transição para a posição de gerente de projetos mesmo não sendo um, segue 6 recomendações:


1. Receba feedback de todos

Uma das primeiras lições aprendidas pelos gerentes de projeto logo no começo é que eles não pedem feedback do projeto até que o projeto entre em tempos difíceis. 

Durante este período você irá ouvir dos interessados no projeto:

- "Eu sabia que havia um problema, mas nunca tive a oportunidade de dizer a ele"
- "Esta é a primeira vez que ouço isto", estas frases virão seguidas dos famosos ele não quer ajudar a resolver o problema..

Tenha certeza que todos tenham suas preocupações endereçadas, mesmo daqueles que dizem que não há problema, explore com mais profundidade, voce pode ficar surpreso.


2. Monitore utilizando uma planilha de cálculo 

Se voce não é especialista em MS Project, Primavera, etc...não se desespere, utilize uma planilha de cálculo  (provavelmente alguns de meus leitores nunca mais voltem ao blog por ter escrito isto...). Não estou dizendo para utilizar planilha perpetuamente. Embora a planilha é uma ótima ferramenta para que você rapidamente atualize as atividades, donos, datas de entrega e riscos associados. Ela pode ser utilizada como base para um relatório de status de projeto e, posteriormente como origem para carregar um sistema de gestão de projetos.

3. Crie e trabalhe na sua lista de to-dos  

Agora que você recebeu feedback de todos, tem tudinho gravado na sua planilha (ou similar), começe  a fazer sua diária de to-dos. Isto vai ajudar a manter a equipe e o projeto nos trilhos.


4. Utilize o clássico relatório em quatro blocos

É um relatório básico que te ajuda a ter a visão geral do passado, "what´s next” , o que pode dar errado e uma visão geral do projeto, veja um exemplo:





5. Documente mudanças 

Esta é uma área onde os gerentes de projetos menos experientes não percebem quão crítico é, até que ele sofra uma ou duas vezes... Documentar mudanças é imprescindível e não importa se é grande ou muito pequena, apenas registre o que é, quem, onde e quando esta mudança ocorrerá. 
Este registro vai te ajudar a eliminar mal entendidos que podem surgir dos interessados no projeto. 

6. Reconheça e celebre o sucesso 

Dê crédito a quem é de direito. Deixe que todos saibam em todos os níveis organizacionais e se possível premie seus colegas que obtiveram sucesso.

BOM USO !
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